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Accesso agli atti della PA: come funziona?

19 Giugno 2021
Accesso agli atti della PA: come funziona?

Il mio avvocato ha inoltrato al Comune una richiesta di documenti di approfondimento circa la situazione legale di una coppia in cui, a mio avviso, la donna subisce gli abusi del marito, il quale si approfitta anche della pensione d’invalidità. Dopo due settimane, l’avvocato non ha ancora ricevuto risposta. Quali sono i tempi?

Innanzitutto, va premesso che chiunque può chiedere al Comune un certificato di residenza o uno stato di famiglia riguardante terze persone.

Chiunque, quindi, può presentarsi all’ufficio anagrafe e chiedere un’attestazione relativa ai dati di un’altra persona, non essendo necessario nemmeno fornire motivazioni relative all’uso che si intende fare del certificato, né è indispensabile che la richiesta sia inoltrata da un avvocato, ben potendo essere presentata da un privato. È la legge che prevede la possibilità che certificato di residenza e stato di famiglia siano rilasciati anche ad estranei.

Il Dpr n. 223/89 che regola il regolamento anagrafico della popolazione residente stabilisce che «L’ufficiale di anagrafe rilascia a chiunque ne faccia richiesta, fatte salve le limitazioni di legge, i certificati concernenti la residenza e lo stato di famiglia».

Nel caso esposto all’interno del quesito, sembra di capire che un avvocato, munito di regolare procura del proprio assistito, abbia inoltrato istanza al Comune per ottenere informazioni inerenti alla situazione familiare del detto assistito. Si tratta, in pratica, di un accesso agli atti.

La legge italiana prevede tre tipi diversi di accesso a documenti detenuti dalla Pubblica amministrazione:

  • accesso documentale (artt. 22 ss. della legge n. 241/90);
  • accesso civico (d.lgs. n. 33/2013);
  • accesso generalizzato (cosiddetto Foia; decreto legislativo n. 97/2016).

L’accesso documentale riguarda solamente i documenti amministrativi, per tali dovendosi intendere ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse.

L’amministrazione deve rispondere entro 30 giorni, decorsi i quali l’accesso si intende respinto. Il richiedente può presentare ricorso al tribunale amministrativo regionale ovvero chiedere, nei confronti degli atti delle amministrazioni comunali, provinciali e regionali, al difensore civico competente per ambito territoriale, ove costituito, che sia riesaminata la suddetta determinazione. Qualora tale organo non sia stato istituito, la competenza è attribuita al difensore civico competente per l’ambito territoriale immediatamente superiore. Nei confronti degli atti delle amministrazioni centrali e periferiche dello Stato tale richiesta è inoltrata presso la Commissione per l’accesso nonché presso l’amministrazione resistente. Il difensore civico o la Commissione per l’accesso si pronunciano entro trenta giorni dalla presentazione dell’istanza. Scaduto infruttuosamente tale termine, il ricorso si intende respinto.

L’accesso civico consente a chiunque ne abbia interesse di poter prendere visione, senza onere di motivare l’istanza, di quei documenti che devono essere pubblicati, per legge, dalle Pubbliche amministrazioni all’interno dell’apposita sezione “Amministrazione trasparente” presente sui siti istituzionali di ciascuna di esse. Trattasi, dunque, dell’accesso a quegli atti e a quei documenti di per sé pubblici ed in quanto tali conoscibili e fruibili gratuitamente da parte di ogni cittadino.

Ad esempio, in capo alle Pubbliche amministrazioni grava l’obbligo di pubblicare sui propri siti istituzionali il Curriculum Vitae dei propri dirigenti. Ebbene, qualora ciò non avvenga, di fronte all’inadempienza della Pubblica amministrazione qualsiasi cittadino è legittimato ad effettuare l’accesso civico al fine di richiedere che quel Curriculum Vitae sia definitivamente reso pubblico.

La differenza tra accesso civico e accesso documentale è che, mentre nel primo caso può agre chiunque anche senza motivazione precisa, nel secondo possono agire solo gli “interessati“, cioè tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso.

L’accesso generalizzato (cosiddetto Foia) è un’estensione dell’accesso civico. L’accesso generalizzato, nello specifico, risulta disciplinato al comma 2 dell’art. 5 del d.lgs. 33/2013, come  modificato dal d.lgs. n. 97/2016, che così recita: “Allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico, chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del presente decreto, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall’articolo 5-bis”.

Il menzionato accesso è stato esteso anche ai dati per i quali non sussiste uno specifico obbligo di pubblicazione, con il riconoscimento a chiunque del diritto di presentare una specifica istanza di accesso ai dati e ai documenti anche diversi da quelli oggetto di pubblicazione, che l’amministrazione detiene, senza necessità di indicare le specifiche motivazioni.

Vediamo ora le conseguenze nel caso di inadempimento della Pubblica amministrazione alla richiesta di accesso civico (e generalizzato). Nei casi di diniego parziale o totale all’accesso o in caso di mancata risposta allo scadere del termine per provvedere (trenta giorni), contrariamente a quanto dispone la legge 241/1990, non si forma silenzio rigetto, ma il cittadino può presentare un’istanza di riesame al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, il quale decide con provvedimento motivato entro il termine di venti giorni dalla data di presentazione della domanda di riesame.

Sia nel caso di accesso documentale che di accesso civico generalizzato, dunque, l’amministrazione deve rispondere entro trenta giorni.

Nel caso illustrato nel quesito, mentre si ha sicuramente diritto a ottenere i certificati tipici dell’Ufficio anagrafe (residenza, stato di famiglia, ecc.) per i motivi detti in apertura, la richiesta di accesso ad altri atti (ad esempio, di natura economica/reddituale) potrebbe necessitare del consenso delle altre persone coinvolte, le quali hanno diritto a tutelare la propria privacy.

Per la precisione, la richiesta di accedere a documenti che attestino la regolarità di fruizione degli emolumenti d’invalidità sembra essere impropria, in quanto non si tratta di atto necessariamente nella disponibilità del Comune. Lo stesso dicasi per quelli che sono stati definiti “documenti di approfondimento circa la situazione legale della coppia”.

Pertanto, se la richiesta fuoriesce dagli schemi sopra indicati, l’ente potrebbe anche non rispondere affatto, non sussistendo un obbligo in tal senso poiché non si tratta di un accesso motivato da interessi pubblici (tipico dell’accesso civico generalizzato) o da interessi concreti riguardanti una questione amministrativa (tipico, invece, dell’accesso documentale).

In chiusura, si specifica che, contro il rifiuto di rilasciare un certificato anagrafico, è possibile fare ricorso al Prefetto territorialmente competente entro trenta giorni.

Articolo tratto dalla consulenza resa dall’avv. Mariano Acquaviva



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