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Email a più destinatari: l’indirizzo va nascosto?

2 Giugno 2021
Email a più destinatari: l’indirizzo va nascosto?

Privacy: bisogna nascondere l’indirizzo e-mail a tutti i destinatari del messaggio anche se si tratta di comunicazioni condominiali.

Non capita di rado di ricevere un’e-mail perché si è stati inseriti in una mailing list. Al di là del fatto che già questo comportamento, di per sé, se non autorizzato dal destinatario, è illegittimo nella misura in cui il trattamento dell’e-mail venga effettuato per finalità diverse da quelle per le quali lo stesso è stato reso pubblico, c’è anche da considerare un ulteriore risvolto. La legge sulla privacy, infatti, esige che ogni dato personale altrui venga tenuto riservato da chi lo detiene. 

Di qui il punto centrale: in caso di e-mail a più destinatari, l’indirizzo va nascosto? Nell’ipotesi in cui una persona invii un messaggio di posta elettronica a svariate persone, cosa succede se ogni singolo indirizzo e-mail, o uno solo di questi, dovesse essere visibile a tutti i vari destinatari? 

Di tanto si è occupato il Garante della Privacy che, con un recente provvedimento [1], ha giudicato l’operato di un amministratore di condominio che aveva trasmesso comunicazioni e-mail a molteplici destinatari, ossia a tutti i condomini, lasciando però visibile uno di questi. Ecco qual è stata la risposta a tale quesito.

L’indirizzo e-mail è un dato personale coperto da privacy?

Secondo il Garante, l’indirizzo e-mail va considerato al pari nel numero di telefono: si tratta di un dato riservato, la cui divulgazione non solo non è necessaria ma è vietata. Pertanto, esso deve essere tenuto nascosto; non può cioè essere divulgato se non c’è il consenso del titolare.

L’indirizzo e-mail di una persona fisica, anche ove non riporti per esteso il nome dell’interessato, costituisce un dato personale in base all’articolo 4 del Gdpr, il famoso regolamento europeo sulla privacy che ne vieta la comunicazione a terzi.

Che succede se si divulga un indirizzo e-mail senza consenso?

La diffusione di un indirizzo e-mail senza il consenso dell’interessato integra un illecito civile che può dar luogo a una richiesta di risarcimento. Inoltre, il comportamento costituisce anche un reato. La Cassazione penale [2] ha infatti sottolineato che il numero dell’utenza telefonica è un dato sensibile. Pertanto, in caso di indebita diffusione dello stesso, ricorre il reato di cui all’art. 167 D.lgs. n. 196/2003. L’indirizzo email è assimilabile al numero di telefono: è anch’esso un dato personale e, pertanto, anche la sua diffusione integra un illecito penale passibile di querela.

Regole privacy in condominio

Secondo il Garante, anche laddove la mail possa avere un contenuto che «attiene a temi concernenti la gestione e l’amministrazione del condominio», che pertanto sono stati oggetto di condivisione in quanto di interesse per la compagine condominiale, deve riprendersi quanto già espresso con riferimento alle utenze telefoniche [3] ossia: «gli estremi identificativi delle utenze telefoniche intestate ai singoli condòmini o ai loro familiari, non possono essere annoverati tra quelli oggetto di necessaria e obbligatoria comunicazione all’interno del condominio, in quanto gli stessi non rappresentano elementi utili a determinare i diritti e gli oneri della cosa comune, né è rinvenibile alcun obbligo di legge in tal senso», ma resta comunque ferma la possibilità per l’amministratore di trattare e «di comunicare i numeri di telefono ai condòmini richiedenti con il consenso degli interessati (…) salve le eventuali disposizioni del regolamento di condominio».

Anche in condominio dunque funziona la privacy. Una privacy tuttavia attenuata perché sono coinvolti interessi collettivi, facenti capo a più soggetti che ne sono gli stessi titolari. Così ogni condomino può sapere chi non paga le quote mensili anche al fine di agire contro di questi; tuttavia, l’amministratore non può rendere noti i nomi sulla bacheca condominiale, consentendo così anche a terzi estranei di venire in possesso di tali informazioni riservate.

Allo stesso modo, è diritto di ogni condomino accedere all’anagrafe condominiale e controllare i nomi e gli estremi di ogni condomino, i relativi millesimi e lo stato dei pagamenti. È invece vietato registrare l’assemblea condominiale se non c’è il consenso di tutti i partecipanti.

Come nascondere i destinatari dell’e-mail 

Torniamo alla questione dell’invio dell’e-mail a molteplici destinatari e all’obbligo di oscurare i vari indirizzi dei partecipanti alla mailing list. Questa operazione è molto semplice. In caso di invii a molteplici destinatari della medesima comunicazione, si dovrebbe utilizzare la «funzione cosiddetta copia conoscenza nascosta», presente in ogni sistema di invio di posta elettronica. Ecco come si fa.

Si sarà notato che, sui campi da compilare nel momento in cui si invia un’email, è prevista una prima stringa, di solito contrassegnata dalla lettera “A”, ove viene indicato l’indirizzo del destinatario. Ebbene, tale indirizzo risulta in chiaro per ciascun destinatario dell’e-mail stessa. 

È previsto un secondo campo, contrassegnato con le lettere “Cc”, ossia copia conoscenza. Vi si riporta di solito l’indirizzo e-mail non già del destinatario principale dell’email ma di chi, comunque, ne deve prendere visione e, pertanto, ne deve conoscere il contenuto. Anche in questo caso, l’indirizzo e-mail presente su tale campo è in chiaro e visibile a tutti.

È infine previsto un terzo campo, contrassegnato con le lettere “Ccn ossia copia conoscenza nascosta. In questo caso, gli indirizzi riportati su tale stringa restano nascosti e non visibili sia al destinatario principale che al/ai destinatario/i in copia conoscenza. Chi invece è in Ccn, può vedere l’indirizzo riportato sul campo “A” e sul campo “Cc”.

Pec in condominio

Come funziona la Pec in condominio (ossia la posta elettronica certificata)? Sia il condominio – inteso nella sua unitarietà – che il singolo condomino non sono obbligati ad averne una. Ma chi ne è munito può chiedere che le comunicazioni gli vengano inviate a tale indirizzo.

L’amministratore si ritiene esonerato dall’obbligo di Pec, tranne: 

  • se è un professionista iscritto agli Ordini o Collegi; 
  • oppure quando esercita la propria attività sotto forma di impresa (società di persone o di capitali).

Si ritiene che il dato personale della Pec, laddove ricorrano i requisiti di legge, debba considerarsi come dato il cui trattamento da parte dell’amministratore è da intendersi legittimo, anche senza esplicito consenso in tal senso da parte del condòmino, magari premunendosi di effettuare una valutazione sull’interesse legittimo.


note

[1] Garante DREP/SK162838-1.

[2] Cass. pen. sen. n. 21839 del 2011.

[3] Vedi anche pronuncia 19 maggio 2000 (documento web 42268) e Vademecum «Il Condominio e la privacy» del 10 ottobre 2013 (documento web 2680240, pagina 6).


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2 Commenti

  1. Ogni volta che invio e-mail faccio sempre molta attenzione a non divulgare i contatti altrui e ricorro all’uso della copia conoscenza nascosta. Specialmente quando devo inoltrare informazioni di servizio o per ragioni lavorative. Poi, è chiaro che quando per le stesse ragioni devo mettere in contatto altri soggetti coinvolti l’email inoltrata sarà in copia conoscenza o, in alternativa, ma poco cambia, inserisco tra i destinatari i soggetti coinvolti nella discussione

  2. L’unica seccatura è quando ti aggiungono nella mailing list e ti riempiono la casella di posta elettronica con comunicati irrilevanti e iniziano ad arrivarti le risposte di tutti i contatti inseriti tra i destinatari e pur cancellando l’e-mail non puoi sfuggire da quella catena di Sant’Antonio perché ti arriveranno le altre risposte.

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