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Convocazione assemblea condominiale con e-mail: è valida? 

3 Agosto 2021 | Autore:
Convocazione assemblea condominiale con e-mail: è valida? 

L’avviso non è valido e la delibera è annullabile perché la posta elettronica non dimostra l’effettivo recapito al destinatario. 

 Molti amministratori di condominio, per motivi di praticità, ricorrono alla convocazione dell’assemblea condominiale con e-mail. È valida questa forma di comunicazione oppure no? 

In effetti, a ben vedere, la legge non prevede il normale messaggio di posta elettronica (non certificata) tra gli strumenti idonei per informare i condòmini della data fissata per la riunione e degli argomenti posti all’ordine del giorno. Del resto, fino al 2012, la normativa non imponeva forme specifiche per l’invio dell’avviso; c’era solo la necessità, in caso di contestazioni al riguardo, di dimostrare, da parte dell’amministratore, che l’informazione fosse pervenuta, qualsiasi fosse stato il mezzo adottato per trasmetterla. 

Per stabilire se la convocazione dell’assemblea condominiale con e-mail è valida occorre tener presente un principio tecnico di fondo, spesso dimenticato: l’e-mail semplice, a differenza della Pec, cioè della posta elettronica certificata, non garantisce la certezza del ricevimento da parte dell’interessato, a meno che egli stesso non si premuri di inviare un messaggio di conferma al mittente. Ecco perché, se manca questa prova di ricezione, la delibera adottata nell’assemblea convocata via e-mail può essere impugnata da chi sostiene di non aver mai ricevuto l’avviso di convocazione, in modo da ottenerne l’annullamento. Vediamo quando ciò accade e come è possibile premunirsi da questa pesante conseguenza.

Avviso di convocazione assemblea condominiale

Tra i vari motivi di annullamento delle delibere condominiali [1] c’è anche quello relativo alla irregolare, o tardiva, convocazione dell’assemblea. Per questo è indispensabile far precedere l’adunanza da un avviso di convocazione che, per legge [2], deve contenere questi elementi essenziali: 

  • la «specifica indicazione dell’ordine del giorno», cioè l’elenco degli argomenti da trattare nella discussione e nella votazione; 
  • l’indicazione del giorno e dell’ora della riunione (o, se l’assemblea è prevista in videoconferenza, della piattaforma elettronica utilizzata per il collegamento). 

L’avviso di convocazione deve specificare la data e l’orario sia della prima convocazione (che di solito va deserta, perché richiede maggioranze elevate per l’approvazione delle delibere) sia della seconda convocazione, che deve tenersi in una data compresa tra il giorno successivo e un massimo di 10 giorni dalla prima. 

Quando e come va inviato l’avviso di convocazione?

L’avviso di convocazione deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’assemblea in prima convocazione. Si tratta di un termine minimo e tassativo e viene calcolato a ritroso, cioè partendo dal giorno della riunione fissata, che non viene conteggiato, e andando all’indietro, comprendendo anche i giorni festivi e prefestivi (per ulteriori informazioni su questo punto leggi “Termini convocazione assemblea condominiale“). 

L’avviso di convocazione può essere utilmente comunicato ai destinatari nei seguenti modi: 

  • a mezzo di lettera raccomandata; 
  • con la posta elettronica certificata (Pec); 
  • mediante fax; 
  • tramite consegna a mano all’interessato. 

Avviso di convocazione inviato via e-mail: è valido?

Come vedi, in questa elencazione, non è compresa la normale posta elettronica, cioè l’e-mail semplice. Questo però non significa che l’e-mail sia vietata: può essere utilizzata, purché l’amministratore si premunisca chiedendo al destinatario un messaggio di conferma dell’avvenuta ricezione. Se esso, però, non perviene in tempo utile, dovrà essere utilizzato uno dei metodi che abbiamo indicato, ovviamente sempre nel rispetto del termine minimo di cinque giorni dalla data della riunione fissata. 

Inoltre, il regolamento condominiale contrattuale, approvato all’unanimità da tutti i condomini, potrebbe prevedere anche l’utilizzo dei messaggi e-mail per l’invio degli avvisi di convocazione delle assemblee. In tal caso, la comunicazione in questa forma sarebbe valida.

Una recente sentenza del tribunale di Roma [3] ha confermato i principi che ti abbiamo esposto. Un gruppo di condòmini aveva impugnato una delibera di approvazione del rendiconto condominiale, sostenendo di non aver mai ricevuto l’avviso di convocazione. Il condominio ha tentato di dimostrarne l’invio mediante e-mail, ma ha perso la causa perché non è riuscito a provare che il messaggio fosse pervenuto ai destinatari, o che essi avessero chiesto di ricevere le convocazioni in tale forma, o che esistesse un regolamento condominiale dispositivo in tal senso.

Il giudice ha ricordato che, nel processo civile, la posta elettronica ordinaria (a differenza della Pec, che genera una ricevuta di consegna con valore legale pari all’avviso di ricevimento della raccomandata) può formare piena prova dei fatti solo se essi non vengono disconosciuti dal destinatario [4], come appunto era avvenuto in quel caso. Perciò, la delibera condominiale è stata annullata. Così, in sostanza, è sconsigliabile usare l’e-mail per inviare gli avvisi di convocazione, a meno che non si richieda ai destinatari di riscontrare che il messaggio di posta elettronica è stato ricevuto; altrimenti, si rischia l’annullamento delle decisioni assunte in quell’assemblea.


note

[1] Art. 1137 Cod. civ.

[2] Art. 66 disp. att. Cod. civ.

[3] Trib. Roma, sent. n. 12727/21 del 23.07.2021.

[4] Art. 2712 Cod. civ.


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