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Il commercialista può trattenere i documenti?

16 Novembre 2021 | Autore:
Il commercialista può trattenere i documenti?

Divieto di ritenzione del professionista intellettuale: cos’è e come funziona? Quali documenti deve restituire il commercialista?

Quando ci si reca dal proprio commercialista occorre portargli tutta la documentazione necessaria affinché possa portare a termine il suo lavoro. Ad esempio, per fare la dichiarazione dei redditi servono tutte le fatture emesse e le spese sostenute durante l’anno di imposta. Spesso, questa documentazione deve poi essere conservata dal professionista stesso, poiché potrebbe tornare utile successivamente, ad esempio in caso di controlli dell’Agenzia delle Entrate. Il commercialista può trattenere i documenti?

La risposta al quesito dipende dalle circostanze. Come appena detto, è indispensabile per il professionista avere con sé tutti i documenti che gli servono per adempiere alla propria prestazione. D’altro canto, si tratta pur sempre di cose che appartengono al suo cliente e che, pertanto, deve restituire qualora gli venga richiesto. Quali sono allora i limiti imposti al professionista? Cosa dice la legge a riguardo? Il commercialista può trattenere i documenti? Scopriamolo insieme.

Divieto di ritenzione: cos’è?

Il Codice civile prevede uno specifico divieto di ritenzione a carico del professionista intellettuale, cioè di colui che esegue una prestazione lavorativa di natura non manuale. Si pensi all’avvocato, all’architetto, al notaio e, appunto, al commercialista.

Ebbene, secondo la legge [1], il professionista intellettuale non può ritenere le cose e i documenti ricevuti, se non per il periodo strettamente necessario alla tutela dei propri diritti secondo le leggi professionali.

Commercialista: quando può trattenere i documenti?

Il commercialista può trattenere i documenti del proprio cliente nelle seguenti ipotesi:

  • quando ha ricevuto incarico dal proprio assistito. In questo caso, avere con sé la documentazione è fondamentale per il professionista, in quanto diversamente non potrebbe lavorare (ad esempio, come farebbe un commercialista a preparare la dichiarazione dei redditi senza la necessaria documentazione fiscale?);
  • quando, pur essendogli stato revocato il mandato, la documentazione ricevuta dal cliente gli serve per dimostrare l’opera svolta, cioè per difendere i suoi diritti (ad esempio, il diritto a ricevere il compenso per la prestazione eseguita) [2].

Ricapitolando, il commercialista può trattenere la documentazione fiscale tutte le volte in cui gli sia necessaria per espletare il proprio mandato. Se questo gli è stato revocato, può trattenerla per il tempo strettamente necessario a difendere le proprie ragioni.

Commercialista: quando non può trattenere i documenti?

Al di fuori delle ipotesi viste nel precedente paragrafo, il commercialista non può trattenere la documentazione del suo assistito. Ciò significa che, se il cliente gliela chiede, è tenuto a restituirla subito.

Ciò vale soprattutto quando il commercialista subisce la revoca dell’incarico a favore di un altro professionista. In questa ipotesi, il commercialista non può rifiutare la restituzione, nemmeno nel caso in cui non sia stato pagato.

Il Codice deontologico è chiaro: il professionista non può ritenere i documenti e gli atti ricevuti dal cliente a causa del mancato pagamento degli onorari o per il mancato rimborso delle spese anticipate [3].

In poche parole, il commercialista revocato non ha alcun diritto di ritenzione della documentazione di cui ha avuto la disponibilità al fine di adempiere al proprio mandato, nemmeno nel caso in cui non sia stato pagato.

Non è possibile dunque subordinare la restituzione della documentazione al pagamento dell’onorario o delle spese anticipate dal professionista.

Inoltre, sempre il Codice deontologico afferma che, in caso di subentro ad un collega, il professionista sostituito è tenuto a prestare al subentrante piena collaborazione, trasmettendogli senza indugio, e previo consenso del cliente, tutta la documentazione in suo possesso [4].

Commercialista: cosa succede se rinuncia all’incarico?

Ovviamente, quanto detto sinora vale non solo nell’ipotesi di revoca del mandato, ma anche in quella opposta di rinuncia allo stesso da parte del commercialista.

Secondo il Codice deontologico [5], in caso di rinuncia all’incarico, il professionista è tenuto a restituire senza ritardo al cliente, previo rilascio di una ricevuta, la documentazione che fu consegnata per l’espletamento dell’incarico.

Una copia di tale documentazione può essere trattenuta soltanto ai fini della riscossione del compenso spettante.

Commercialista: quali documenti deve restituire?

Illustrati i casi in cui il commercialista può trattenere la documentazione e quelli in cui vige il divieto di ritenzione, vediamo ora quali sono, concretamente, gli atti che devono essere resi al cliente.

Secondo il Consiglio nazionale dei commercialisti [6], sono oggetto dell’obbligo di restituzione:

  1. i documenti consegnati al professionista dal cliente (le fatture, ad esempio);
  2. i documenti predisposti dal professionista in nome e per conto del cliente in virtù dell’incarico professionale (dichiarazioni fiscali, libri contabili, ecc.);
  3. i documenti ricevuti da terzi per conto del cliente (ad esempio, dalla Pubblica Amministrazione, dalla controparte nell’ambito di un contenzioso tributario).

Sono invece esclusi dall’obbligo di restituzione i documenti creati dal professionista (come gli appunti di lavoro, i fogli di calcolo, le bozze di pareri o di atti giuridici) e oggetto di proprietà intellettuale del medesimo, i quali costituiscono vere e proprie carte interne di lavoro predisposte da questi al solo fine di adempiere alle incombenze connesse all’espletamento dell’incarico professionale.


note

[1] Art. 2235 cod. civ.

[2] Cass., sent. n. 13617 del 31 luglio 2012.

[3] Art. 25, comma 6, Cod. deont.

[4] Art. 16, comma 3, Cod. deont.

[5] Art. 23, comma 5, Cod. deont.

[6] Consiglio nazionale dei commercialisti, Pronto Ordini n. 125 del 29 agosto 2019.

Autore immagine: canva.com/


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