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Cosa sono i controlli difensivi

23 Settembre 2021
Cosa sono i controlli difensivi

Controlli sui dipendenti dentro e fuori l’azienda: quando è necessario il rispetto delle tutele previste dallo Statuto dei lavoratori e quando invece i controlli possono essere fatti senza avviso preventivo. 

Quando si parla di controlli difensivi ci si riferisce ai controlli che il datore di lavoro può fare, all’interno o al di fuori dell’azienda, per verificare l’eventuale commissione di illeciti da parte dei dipendenti. A seconda delle modalità e della pervasività di essi, la legge dispone un diverso regime e, quindi, una serie di condizioni e limiti. Ma procediamo con ordine e vediamo cosa sono i controlli difensivi partendo da quelli che avvengono sul luogo di lavoro.

Controlli difensivi all’interno dell’azienda

All’interno del luogo di lavoro è necessario distinguere tra i controlli difensivi che vengono svolti a difesa del patrimonio aziendale e che, pertanto, riguardano tutti i dipendenti, e i controlli relativi ai singoli lavoratori verso i quali sussiste il fondato sospetto della commissione di un illecito. 

La prima tipologia di controlli può essere attuata con diversi strumenti. Partiamo proprio da questi e vediamo dunque come funzionano i controlli difensivi nei confronti di tutti i dipendenti.

Videosorveglianza

La videosorveglianza tramite impianti audiovisivi è una forma di «controllo a distanza». Il datore di lavoro può posizionare, all’interno dell’azienda, le telecamere a patto che:

  • siano rivolte a soddisfare esigenze organizzative e produttive (si pensi alla telecamera puntata sulla porta del negozio per vedere se entrano clienti), per la sicurezza del lavoro (si pensi alla telecamera puntata in direzione di un macchinario pericoloso, per la verifica del suo corretto funzionamento) e per la tutela del patrimonio aziendale (si pensi alla telecamera puntata contro gli scaffali per evitare furti o a quella posta all’ingresso di una banca per disincentivare eventuali malviventi). Non è quindi lecito utilizzare le telecamere per verificare l’esecuzione della prestazione lavorativa (sarebbe illegale installare una videosorveglianza per controllare come i dipendenti svolgono le proprie mansioni);
  • la loro installazione sia stata concordata con le rappresentanze sindacali (RSU o RSA) o, in mancanza di accordo, sia stata autorizzata dall’Ispettorato territoriale del lavoro;
  • sia data preventiva informazione ai dipendenti con cartelli visibili. Sono vietati gli apparecchi di controllo installati a totale insaputa del lavoratore [1]. A tal fine, non rileva che gli apparecchi siano stati solo installati e non ancora utilizzati [2];
  • i dati acquisiti siano trattati nel rispetto della normativa in materia di privacy: non possono quindi essere archiviati o utilizzati per scopi diversi da quelli previsti.

Non possono essere utilizzati i risultati dell’indagine ottenuti senza rispettare tali condizioni. Ad esempio, non hanno valore probatorio i fotogrammi ottenuti con una telecamera a circuito chiuso – installata in violazione della disciplina sui controlli a distanza – che ritrae un lavoratore mentre sottrae denaro dalla cassa.

Le imprese che intendono procedere all’installazione di impianti di allarme o antifurto (evidentemente finalizzati alla tutela del patrimonio aziendale) dotati anche di videocamere o fotocamere che si attivano, automaticamente, in caso di intrusione da parte di terzi all’interno dei luoghi di lavoro devono preventivamente esperire la procedura di accordo con RSA o RSU o richiedere l’autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro.

Perquisizioni 

Il datore di lavoro non può sottoporre a perquisizioni i lavoratori salvo quelli a diretto contatto coi beni aziendali (si pensi a un cassiere o a un magazziniere). In tutti gli altri casi, sono vietate. In questa ipotesi, le perquisizioni possono essere effettuate soltanto alle seguenti condizioni:

  • all’uscita del luogo di lavoro e con l’ausilio di sistemi di selezione automatica casuale rispetto alla collettività dei lavoratori;
  • salvaguardando la dignità e la riservatezza del lavoratore;
  • concordando i casi e le modalità delle perquisizioni con le rappresentanze sindacali o, in mancanza di queste, con la commissione interna. In difetto di accordo, su istanza del datore di lavoro, provvede l’Ispettorato del lavoro.

Il controllo può essere effettuato anche da soggetti diversi dalle guardie giurate o dal personale di vigilanza.

Visite mediche

Il datore di lavoro non può accertare direttamente o mediante medico di propria fiducia sia l’idoneità al lavoro dei propri dipendenti, sia le condizioni di salute dei lavoratori in caso di malattia o infortunio. Tali visite possono essere effettuate solo utilizzando strutture sanitarie pubbliche.

Controllo degli strumenti aziendali

Il datore di lavoro può controllare le e-mail, la navigazione in Internet (cronologia), lo stesso contenuto del computer, così come anche lo smartphone, il tablet e tutti gli strumenti aziendali dati in uso ai dipendenti senza bisogno del previo accordo coi sindacati o dell’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro. Ciò però può avvenire solo a condizione che:

  • il lavoratore sia stato previamente informato di ciò. L’informativa può avvenire, ad esempio, con cartello visibile da tutti nei locali aziendali;
  • i dati eventualmente acquisiti siano trattati nel rispetto della privacy e comunque solo per le finalità difensive;
  • sia adottato un disciplinare interno, adeguatamente pubblicizzato, ove sia indicato quali comportamenti sono tollerati e quali invece no (ad esempio, il download di file protetti nella navigazione), su quali siti è consentita la navigazione e su quali è invece proibito accedere (ad esempio, social network o piattaforme video), in quale misura è consentito utilizzare anche per ragioni personali i servizi di posta elettronica o di rete, ecc.

Controllo degli accessi (badge)

Il datore di lavoro può predisporre degli strumenti di controllo delle presenze dei dipendenti tramite registrazione degli accessi e delle uscite, senza bisogno del previo accordo coi sindacati a patto che:

  • sia stata data al lavoratore adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti;
  • venga rispettata la normativa in tema di privacy;
  • lo strumento che “serve” al lavoratore per adempiere la prestazione non venga modificato (ad esempio, con l’aggiunta di appositi software di localizzazione o filtraggio) per controllare il lavoratore.   

Controlli difensivi sul singolo lavoratore all’interno dell’azienda

Finora, abbiamo visto come funzionano i controlli difensivi nei confronti di tutti i lavoratori. Ora, ci occuperemo invece di quelli nei confronti del singolo dipendente, ammessi solo nella misura in cui vi siano sospetti di gravi illeciti (ad esempio, la commissione di furti) ed effettuabili senza bisogno di rispettare le rigide procedure, sinora elencate, stabilite dallo Statuto dei lavoratori.

Questi controlli scaturiscono dalla necessità di sanzionare tali comportamenti e tutelare il patrimonio aziendale: ciò vuol dire che se un datore di lavoro sospetta che un dipendente stia commettendo un illecito, può effettuare controlli a distanza utilizzando strumenti tecnologici senza il preventivo accordo coi sindacati (o l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro) e senza darne preventiva informazione al diretto interessato.

Questa facoltà, secondo la Cassazione [3], incontra un limite importante: il controllo difensivo dovrebbe essere attuato ex post, ossia dopo che il datore di lavoro abbia avuto il fondato sospetto che sia stato compiuto un illecito da parte di uno o più lavoratori. Quindi, non è possibile fare né un controllo preventivo, né tantomeno “randomizzato” nei confronti di tutti i lavoratori, con finalità di difesa preventiva. 

Questo tipo di controllo può, inoltre, estendersi solo alla raccolta delle informazioni acquisite dal momento successivo alla nascita del sospetto, non potendo invece abbracciare le informazioni e i dati acquisiti senza il rispetto dello Statuto dei Lavoratori prima di quel momento: in tal modo, infatti, si finirebbe per estende a dismisura l’area del controllo difensivo.

Dunque, un dipendente può essere controllato con una telecamera nascosta, senza che questi ne sappia nulla, se su di lui pendono fondati indizi di gravi illeciti. Lo stesso dicasi per quanto riguarda la verifica della cronologia su Internet (si pensi a un lavoratore che navighi su siti proibiti causando gravi danni alla rete aziendale). 

Controlli difensivi fuori dall’azienda e dall’orario di lavoro

Il datore di lavoro può controllare i dipendenti anche dopo la cessazione delle mansioni da parte di questi, pertanto dopo che sono usciti dall’azienda. Il tutto senza le autorizzazioni richieste dallo Statuto dei lavoratori (rappresentanze sindacali o Ispettorato del Lavoro).

Un tipico controllo esterno è quello che viene attuato tramite gli investigatori privati che ben possono pedinare il dipendente dopo il lavoro per verificare se questi commetta illeciti (si pensi alla rivelazione di segreti aziendali, all’uso indebito dei permessi previsti dalla legge 104, ai falsi certificati di malattia, ecc.).

Anche in tale ipotesi non è prevista alcuna informativa preventiva al dipendente oggetto del controllo. 


note

[1] Cass. sent. n. 1236/1983.

[2] Cass. sent. n. 1490/1986.

[2] Cass. sent. n. 25732/21

Autore immagine: depositphotos.com


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