Quale piattaforma per assemblee condominiali?

Come connettersi in modo conveniente ed efficace per tenere una riunione di condominio a distanza nel rispetto delle normative.

La pandemia di Covid-19 e la conseguente emergenza sanitaria ha posto in condominio la necessità di trovare un’alternativa alle assemblee in presenza. La soluzione adottata – la più logica, forse l’unica possibile – è stata quella di tenere le riunioni a distanza attraverso una piattaforma che consentisse il collegamento audio e video di tutti i partecipanti. Un metodo che, volendo, può essere portato avanti nel tempo, anche ad emergenza finita. In tal caso, quale piattaforma per assemblee condominiali? Quali sono le più utilizzate e le più efficaci?

Non bisogna dimenticare che, così come per quelle tradizionali in presenza, anche per le assemblee a distanza ci sono delle regole da osservare, dalla convocazione allo svolgimento della riunione fino al relativo verbale. A tale scopo, la legge fissa una serie di norme che vedremo tra poco per garantire la regolarità delle delibere che vengono adottate.

Si pone anche la questione dell’impossibilità oggettiva di qualche condomino di partecipare all’assemblea perché potrebbe non avere a disposizione i mezzi necessari per farlo . Non è detto, infatti, che tutti abbiano un computer o uno smartphone adeguato, magari perché sono in difficoltà dal punto di vista economico. Fondamentale, a questo punto, sapere quale piattaforma per le assemblee condominiali può essere la più accessibile a tutti.

Assemblee condominiali a distanza: cosa dice la legge?

Partiamo dalle regole per poter svolgere un’assemblea condominiale a distanza nel rispetto della legge. La legge approvata dopo quasi un anno dall’inizio della pandemia [1] stabilisce alcune norme sulla convocazione della riunione. Dice, nello specifico, che l’avviso «contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell’ora della stessa. In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell’articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati».

In altre parole, per quel che riguarda l’assemblea in videoconferenza: la convocazione deve essere fatta cinque giorni prima della riunione segnalando su quale piattaforma si svolgerà (Skype, WhatsApp, Zoom o le altre che vedremo in seguito), altrimenti ogni delibera sarà dichiarata nulla.

Aggiunge, però, la legge: «Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione».

Le piattaforme più comuni

L’emergenza sanitaria, con lo sviluppo dello smart working, le riunioni di lavoro in videoconferenza o la didattica a distanza ha portato allo sviluppo di due piattaforme molto meno utilizzate fino a quel momento ma diventate i punti di incontro per eccellenza ai tempi del Covid. Anche per le assemblee di condominio.

Parliamo, naturalmente di Zoom e di Microsoft Teams, due dei principali concorrenti del settore. Il primo è leader nella comunicazione video, il secondo è il servizio integrato dalla società di Redmond con Microsoft 365.

Tra tutte e due, Teams viene utilizzata maggiormente per le riunioni aziendali, mentre Zoom è la preferita anche dai privati (oltre che per la didattica a distanza, per comunicare tra amici, per i webinar di formazione o per le assemblee condominiali). Quest’ultima, infatti, è molto più semplice ed intuitiva, anche se nella versione gratuita presenta dei limiti di tempo: non oltre i 40 minuti di collegamento. Dopodiché, tocca riconnettersi di nuovo e ricominciare per altri 40 minuti. La versione a pagamento, però, offre una durata illimitata dell’assemblea.

Facendo un veloce excursus sulle principali caratteristiche delle due piattaforme, Zoom offre:

• supporto fino a 1.000 partecipanti in video;
• fino a 49 schermate visibili in contemporanea;
• crittografia avanzata per la chat;
• registrazione e trascrizione dei collegamenti;
• condivisione di file;
• condivisione della visualizzazione del proprio pc.

Dal canto suo, Teams offre:

• totale integrazione con il pacchetto Microsoft 365;
• possibilità di sfocare lo sfondo durante la videoconferenza;
• condivisione di file e di schermo;
• messaggistica istantanea;
• sicurezza end-to-end per migliorare il grado di privacy;
• registrazione video;
• schede per aiutare nella ricerca di informazioni.

Poi, ci sono le altre due piattaforme più note da tempo, che possono essere utilizzate per l’assemblea del condominio a distanza, ovvero WhatsApp e Skype. Sicuramente, la prima è quella vincente sulla seconda in quanto è abituale per chiunque abbia uno smartphone fare spesso una videochiamata di gruppo.

La piattaforma Tuin

Tra le piattaforme per le assemblee condominiali meno conosciute ma altrettanto efficaci e create appositamente per questo tipo di riunioni, c’è Tuin. Le caratteristiche sono simili a quelle di Zoom, cioè:

• accesso alla piattaforma con le credenziali ricevute via e-mail;
• possibilità di creare un’assemblea parziale convocando per scala, o per unità immobiliare o per singoli condòmini;
• registro presenza aggiornato in tempo reale;
• gestione dei comproprietari;
• possibilità di delegare altri condòmini o altre persone esterne e di invitare professionisti esterni;
• nomina del presidente e del segretario e loro firme in tempo reale sul verbale redatto;
• apertura e chiusura delle votazioni dei punti all’ordine del giorno effettuate con i millesimi di proprietà o i millesimi di tutte le altre tabelle esistenti;
• calcolo di ripartizione dei preventivi in tempo reale in base ai millesimi di riferimento;
• possibilità di silenziare tutti i partecipanti in caso di sovrapposizione di voci.

La piattaforma, però, è a pagamento. Di norma, viene acquistata dall’amministratore che invita i condòmini a partecipare via Internet all’assemblea.

La piattaforma Bein

Più sofisticata in termini di sicurezza la piattaforma Bein. Per accedere e partecipare all’assemblea condominiale è necessario lo Spid o la Cie (la Carta d’identità elettronica).

Consente, quindi, di avere l’identificazione certa dei partecipanti all’assemblea e la conseguente validità del voto espresso durante la riunione. Non ci sono limiti sul numero delle persone che possono prendere parte all’assemblea e dà la possibilità di avere un report completo dei login e logout di tutti i partecipanti con i relativi millesimi e il resoconto delle votazioni, da stampare ed allegare al verbale.

Gli amministratori, grazie a questa piattaforma, possono:

• inviare comunicazioni a tutti i condòmini con lo stesso valore di una raccomandata;
• avere la certezza della consegna e della lettura dell’avviso di convocazione in tempo reale;
• avere la conferma della partecipazione dei condòmini all’assemblea.

L’accesso alla piattaforma è gratuito, senza canone di abbonamento o costi di attivazione. Si pagano solo le comunicazioni inviate.

La piattaforma Google Hangouts Meet

La piattaforma Google Hangouts Meet offre vari servizi a seconda dell’abbonamento sottoscritto.

Il servizio basic di Google Hangouts Meet permette di effettuare conferenze video e voce fino a 100 partecipanti ciascuna, mentre il servizio Business arriva a 150 contatti e l’Enterprise a 250 collegamenti in contemporanea.

Non è necessario un account e l’assemblea condominiale si svolge nel massimo rispetto delle normative sulla privacy.

La piattaforma GoToMeeting

I servizi di GoToMeeting variano a seconda dell’abbonamento sottoscritto. In ogni caso, offre per le assemblee condominiali la massima garanzia sulla privacy.

Per partecipare alla riunione con GoToMeeting, bisogna accettare l’invito che l’amministratore manda via e-mail. In alternativa, basterà visitare la pagina «Partecipa a riunione» che si trova sul sito della piattaforma ed inserire il codice identificativo di nove cifre indicato nel messaggio inviato dall’amministratore.

L’assemblea può essere registrata, in modo da avere prova tangibile di quel che è stato deliberato.

Le piattaforme gratuite

Diverse le piattaforme per le assemblee condominiali fornite in modo gratuito (oltre a WhatsApp e alle versioni free di quelle già citate). Le più diffuse sono:

• UberConference, per chi ha bisogno di non più di 10 collegamenti. Ha una durata limitata di 45 minuti;
• FreeConference, per riunioni con non più di cinque partecipanti;
• Slack, che consente la partecipazione di non più di 15 condòmini;
• Facebook Live;
• YouTube Live.