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Pec: vantaggi per professionisti e imprese

5 Novembre 2021 | Autore:
Pec: vantaggi per professionisti e imprese

Posta elettronica certificata: cos’è, a cosa serve e quali sono i benefici.

Un tempo, per assicurarsi che il messaggio arrivasse a destinazione si utilizzavano i piccioni viaggiatori. Circa 3.000 anni fa, erano il più veloce mezzo di comunicazione disponibile. Successivamente, la raccomandata A/R ha preso il posto del messaggero alato ed è stata utilizzata per inviare comunicazioni formali e dimostrarne l’avvenuta spedizione e il recapito attraverso il rilascio della ricevuta firmata dal destinatario al momento della consegna.

L’innovazione tecnologica ha portato al cambiamento del modo di comunicare e di spedire messaggi attraverso un semplice clic. Come? Grazie all’istituzione della Posta elettronica certificata (Pec). Ma cos’è la Pec e a cosa serve? Chi sono i soggetti obbligati ad averla? Quali sono i vantaggi per professionisti e imprese?

In pratica, la posta elettronica certificata è il corrispondente digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno, ma a differenza di quest’ultima presenta numerosi benefici che approfondiremo nel corso dell’articolo. Qualche esempio? Celerità e valore legale delle comunicazioni, abbattimento dei costi di spedizione, nessuna fila alle poste, eco-sostenibilità.

Le aziende sono sempre più orientate all’utilizzo del digitale per supportare progetti di trasformazione e di crescita. Secondo la nuova indagine di Aruba e IDC, che ha coinvolto un campione di 300 piccole e medie imprese (nei settori dell’industria, del commercio, della finanza, dei servizi professionali, dei servizi alle persone e della Pubblica Amministrazione locale), c’è una particolare attenzione nei confronti dell’innovazione, soprattutto nelle PMI più strutturate (tra 6 e 20 addetti) che nel 71.6% dei casi si dicono molto attente sul tema, percentuale che scende leggermente (al 60,5%) nelle aziende con un numero tra 1 e 5 dipendenti.

Ma procediamo con ordine e scopriamo come si accelera il business con la pec e quali sono i vantaggi per professionisti e imprese.

Pec: cos’è e a cosa serve?

Nata per sostituire virtualmente la raccomandata a/r con ricevuta di ritorno, la Pec è una casella di posta elettronica attraverso la quale è possibile inviare e ricevere e-mail aventi pieno valore legale. In pratica, al mittente viene inoltrata una ricevuta che attesta la consegna della comunicazione al destinatario. Una vera e propria prova legale dell’invio, della consegna e dell’integrità dell’e-mail nonché di eventuali allegati.

Pertanto, al pari della tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno, la pec è un documento opponibile a terzi [1]. Che significa? Vuol dire che se invii una pec e il destinatario sostiene di non averla mai ricevuta, puoi far valere le tue ragioni davanti al giudice in quanto hai come prova la ricevuta della Pec, prova che ti consente di dimostrare sia la data dell’invio della comunicazione sia la ricezione del messaggio da parte del destinatario.

Attenzione, è necessario che sia il mittente sia il destinatario siano muniti di una casella di posta elettronica certificata presso uno dei gestori autorizzati iscritti all’elenco pubblico tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Inoltrando un messaggio da una pec ad un indirizzo e-mail tradizionale, la comunicazione viene equiparata ad una raccomandata semplice, quindi non ha pieno valore legale in quanto non c’è la certezza dell’avvenuto recapito o dell’integrità del contenuto.

I vantaggi di avere un indirizzo Pec

Oltre al pieno valore legale riconosciuto alla comunicazione inoltrata tramite Pec e alla certezza dell’avvenuto recapito dell’e-mail alla casella di posta certificata del destinatario, bisogna citare altri vantaggi:

  • chi utilizza la Pec non deve sostenere alcun pagamento per il singolo invio, ma soltanto il costo annuale di abbonamento;
  • si risparmiano i costi della carta;
  • si evitano lunghi tempi di attesa alle poste per la spedizione;
  • non occorre attendere il postino per la ricevuta di consegna;
  • è possibile rintracciare il destinatario facilmente. Per trovare un indirizzo di posta elettronica certificata basta consultare uno dei registri pubblici e inserire il codice fiscale o la partita Iva del soggetto a cui si intende inviare una Pec.

Pec: per chi è obbligatoria?

Dal 2009, gli iscritti ad un albo professionale sono obbligati ad avere un indirizzo di posta elettronica certificata e sono tenuti a comunicarlo al relativo ordine. A partire dal 2011, le nuove società hanno l’obbligo di munirsi di una Pec al momento dell’iscrizione nel Registro delle imprese.

Quindi, non solo liberi professionisti, società e partite Iva, ma anche le imprese (comprese quelle individuali) e le pubbliche amministrazioni sono obbligate ad avere la posta elettronica certificata come stabilito dalla legge [2].

Dal 1° ottobre 2020, il domicilio digitale/Pec è prerequisito necessario per svolgere l’attività di impresa ed essere regolarmente iscritti nel Registro delle imprese delle Camere di commercio. Pena una sanzione amministrativa che, per le società, oscilla tra 206 e 2.064 euro e per le imprese individuali va da un minimo di 30 a un massimo di 1.548 euro.

Come rileva la nuova indagine condotta da Aruba (il più grande cloud provider italiano leader nei servizi di data center, web hosting, e-mail, Pec e registrazione domini) e IDC (la prima società mondiale specializzata in market intelligence, servizi di advisory e organizzazione di eventi nell’ambito digitale e ICT), i dati indicano che quasi la totalità delle PMI è dotata di una Pec ed è in grado di utilizzarla: il 98,5% la usa in modo continuativo, il 47% la utilizza ogni giorno ed il 35% almeno una volta a settimana.

I settori in cui è stato registrato un uso più massiccio della posta elettronica certificata sono Finanza, PAL e Commercio; però, c’è da dire che la Pec sta diventando uno strumento d’uso comune anche nei flussi di lavoro tradizionali.

Perché usare la Pec?

Nel mondo delle PMI, la pec viene utilizzata principalmente per:

  • comunicazioni dei rapporti previdenziali Inail, Inps e Fondi di previdenza (38%);
  • comunicazioni con l’Agenzia delle Entrate (30%);
  • contratti, accordi, negoziazioni tra partner commerciali, stakeholders, investitori (23%);
  • fatture e ricevute di pagamento (21%);
  • compilazione di questionari e indagini Istat (14%).

Inoltre, per quanto riguarda Finanza e PAL, la Pec viene utilizzata rispettivamente per le comunicazioni con l’albo professionale nei casi previsti dalle leggi e dagli statuti; per la comunicazione di circolari e direttive tra le sedi operative delle organizzazioni multi-sede nonché per la trasmissione di documenti relativi a gare d’appalto e bandi di gara privati e pubblici.

Pec: vantaggi per professionisti e imprese

Immediatezza della comunicazione e servizi più veloci: sono questi i principali vantaggi percepiti dai professionisti e dalle aziende di tutti i settori. La posta elettronica certificata è considerata uno strumento necessario per la digitalizzazione dell’attività anche dalle imprese refrattarie all’uso della Pec semplicemente per una sorta di inimicizia con il mondo tecnologico. Si tratta del 60% delle PMI. A dimostrarlo è l’indagine approfondita di Aruba e IDC che, lo ricordiamo, prende in considerazione un panel di 300 intervistati, rappresentanti della totalità del mondo delle PMI e della Pubblica Amministrazione Locale.

La posta elettronica certificata strizza l’occhio anche alla sostenibilità ambientale e all’abbattimento dei costi di carta e archivi documentali consentendo così un’efficace transizione dal cartaceo al digitale. Beneficio percepito non solo dalle aziende dei servizi professionali, ma anche da quelle del comparto industriale e della distribuzione.

Infine, la Pec è molto utile per l’automazione dei processi, in caso di integrazione nei sistemi gestionali aziendali.

La nuova indagine di Aruba e IDC ha fornito una fotografia del livello di digitalizzazione raggiunto dalle piccole e medie imprese italiane e ha rilevato che la Pec è stata ritenuta importante nel processo di innovazione digitale da oltre l’80% degli intervistati.

Il Direttore Marketing di Aruba, Gabriele Sposato ha dichiarato che: «Il cambiamento non fa più paura come prima: quasi l’85% del mercato preso in esame nella survey esprime una sostanziale apertura rispetto al tema dell’innovazione. La repentina necessità di digitalizzazione dovuta all’emergenza sanitaria ha fatto crescere tra le PMI la consapevolezza legata all’importanza di strumenti innovativi per affrontare il proprio lavoro ed è solo il 15% ad esprimere qualche riserva al cambiamento, ancora prima che all’innovazione».


note

[1] D.P.R. n.68 dell’11.02.2005.

[2] D. L. 179/2012.


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