La fatturazione elettronica in Italia

Quali sono i vantaggi del sistema digitale e perché ai contribuenti forfettari conviene passare alla e-fattura anche se non è ancora obbligatoria.

C’è un settore in cui la tecnologia digitale aiuta e risolve una quantità di problemi: è la fatturazione elettronica. In Italia, è obbligatoria dal 2019 e presto verrà estesa anche alle partite Iva con flat tax, che già ora possono utilizzarla per facilitare e velocizzare i propri adempimenti fiscali.

La scelta della fatturazione elettronica in Italia conviene e lo dimostra il fatto che moltissime aziende non obbligate hanno deciso di adottarla per semplificare le procedure e migliorare l’efficienza rispetto al tradizionale sistema di compilazione manuale su supporto cartaceo.

Scendiamo subito nel concreto e vediamo quali vantaggi offre la fatturazione elettronica, come si fa e chi può adottarla.

Fatturazione elettronica: quali benefici?

La fattura elettronica comporta una serie di benefici, alcuni immediati ed evidenti, altri meno visibili ma comunque importanti. Secondo gli operatori che la stanno utilizzando, i principali vantaggi dell’impiego della fattura elettronica consistono:

• nella possibilità di condividere in automatico le fatture con i propri clienti e fornitori, migliorando anche l’organizzazione dei processi (contabilizzazione, riscossione dei pagamenti, scadenzario);
• nella conservazione digitale dei documenti, che elimina tutti gli inconvenienti legati ai supporti cartacei ed ha pieno valore legale; a ciò si aggiunge il notevole risparmio di carta e stampanti;
• nella semplificazione degli adempimenti fiscali, con il calcolo automatico dell’Iva a credito o a debito e dei ricavi o corrispettivi fatturati;
• nell’incremento della sicurezza aziendale o dello studio professionale, evitando, grazie alla conservazione digitale degli archivi in cloud, il pericolo di danneggiamenti (anche fortuiti, come in caso di allagamenti o incendi), sottrazioni o smarrimenti delle fatture e degli altri documenti fiscali e contabili collegati;
• nella riduzione dei rischi di errore legati alla compilazione manuale: il software previene ed evita la maggior parte di essi;
• nell’eco-sostenibilità, con un valore aggiunto che preserva l’ambiente e qualifica l’impresa come green. Niente più carta da utilizzare, posta da spedire e toner d’inchiostro da smaltire.

Fattura elettronica: quale software scegliere?

Imprenditori e professionisti possono scegliere tra la piattaforma web messa a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate o uno dei vari software presenti sul mercato. I vantaggi che abbiamo descritto sono potenziati dall’utilizzo di un software appropriato per la creazione, conservazione e gestione delle fatture elettroniche.

Alcuni programmi, come quello di Aruba, mettono a disposizione strumenti e moduli per la gestione integrata dei pagamenti, ad esempio con la possibilità di consultare lo scadenzario aggiornato per ogni cliente, facendo risparmiare tempo prezioso, evitando la fatica di ricerche manuali e garantendo una maggiore efficienza all’azienda o al professionista. La soluzione di Aruba offre un modulo dedicato ai contribuenti forfettari, dotato di un’interfaccia smart che opera in modo intuitivo e di numerose utility, per facilitare il loro passaggio alla fatturazione elettronica.

Fattura elettronica: come si compila?

Compilare una fattura elettronica è davvero semplice e veloce. Chi è abituato alle fatture cartacee può toccare con mano la differenza: ci sono pochi campi da inserire, con un’assistenza guidata, e la generazione del documento avviene subito. Confermando i dati, parte l’invio immediato al destinatario grazie al sistema di interscambio Sdi e il documento viene automaticamente archiviato per la conservazione e la successiva consultazione. Per ulteriori informazioni leggi la nostra guida completa “Come fare la fattura elettronica”.

Fatturazione elettronica per contribuenti forfettari: quando?

Ad oggi, i contribuenti in regime forfettario, con volume d’affari non superiore a 65mila euro annui e flat tax al 5% o al 15%, non sono obbligati ad emettere la fattura elettronica. L’Unione Europea, però, spinge per l’estensione della e-fattura a tutte le partite Iva forfettarie entro il 2024. In Italia, sono più di 1,5 milioni di imprese e professionisti, prevalentemente giovani e favorevoli all’uso delle tecnologie digitali. Questi soggetti puntano all’efficienza e vogliono evitare il più possibile ostacoli e complicazioni burocratiche. Per loro è inutile aspettare che il sistema diventi obbligatorio: l’adozione della fattura elettronica è possibile già adesso, migliora l’organizzazione e semplifica notevolmente gli adempimenti amministrativi e fiscali. L’impresa diventa in grado di operare in maniera più economica e agile.

Passare alla fattura elettronica conviene e consente, in aggiunta a tutti i vantaggi che abbiamo visto, di beneficiare del regime premiale sui controlli fiscali: i termini di decadenza dell’Agenzia delle Entrate sono ridotti di un anno, scendendo a soli 4 anni – anziché gli ordinari 5 – per chi adotta la fattura elettronica [1]. E il periodo utile per svolgere gli accertamenti fiscali a ritroso scende a soli 3 anni per chi utilizza esclusivamente metodi di pagamento tracciabili (bonifici bancari, carte di credito o di debito) per le operazioni di importo superiore a 500 euro [2].