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La firma elettronica in Italia

23 Dicembre 2021 | Autore:
La firma elettronica in Italia

Firma elettronica: cos’è, quali sono le diverse tipologie e in quali casi viene utilizzata?

Sono sempre più numerose le aziende orientate all’uso del digitale per supportare i propri progetti di trasformazione e di crescita. Le imprese vedono nel digitale un’opportunità per favorire il miglioramento del proprio modo di lavorare, di incrementare la produttività ed essere sempre più competitive in un mercato in continua espansione. Tuttavia, ci sono alcune realtà che percepiscono l’innovazione tecnologica come una minaccia anziché come uno strumento a proprio vantaggio che, nel tempo, può trasformarsi in un vero e proprio trampolino di lancio.

In questi anni, il mondo imprenditoriale e professionale ha fatto i conti con visioni contrastanti tra chi si affaccia con interesse e curiosità all’innovazione tecnologica e chi resta indietro, e immobile, per via di una dilagante inerzia culturale. Ed è così che si apre un netto divario tra chi viaggia ancora su un treno a vapore e chi è salito da tempo su un treno ad alta velocità. È in questo contesto, spesso ricco di confusione e disinformazione, che cercheremo di far luce sulla firma elettronica in Italia, attualmente utilizzata da molte aziende alla ricerca di soluzioni innovative per migliorare il proprio lavoro quotidiano.

Cos’è, quali sono le diverse tipologie e in quali casi viene utilizzata la firma elettronica? Croce e delizia di molti cittadini e professionisti, la firma elettronica è uno strumento utile per comunicare quotidianamente con tutte le realtà e per supportare la trasformazione digitale. Si è affermata con forza negli ultimi tempi nelle aziende di tutte le dimensioni.

I dati parlano chiaro. Secondo la nuova indagine di Aruba e IDC, che ha coinvolto un campione di 300 rispondenti (circa 80% utenti, 20% decisori; circa 70% responsabili LOB, 25% proprietà, 5% responsabili IT/ acquisti), il 74% delle imprese ha ormai adottato questo tipo di soluzione contro un 26% di aziende che non sono affatto orientate in questa direzione, cioè non utilizzano e non prevedono di utilizzare alcun tipo di firma elettronica.

Ma quali sono le tipologie di firma elettronica esistenti? Perché usare la firma elettronica? Scopriamolo insieme.

Firma elettronica: le tipologie

In Italia, sono tre le tipologie di firme elettroniche conosciute:

  • firma elettronica semplice (fes);
  • firma elettronica avanzata (fea);
  • firma elettronica qualificata (feq), identificata anche come firma digitale (fd).

Ma qual è la differenza? A disciplinare le tre tipologie di firme elettroniche è il Regolamento eIDAS.

Firma elettronica semplice

Partiamo dalla firma elettronica semplice. Si tratta della tipologia di firma più utilizzata, riconosciuta anche come la più “debole” dal momento che è descritta dal Regolamento eIDAS come «dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare».

Gli esempi di firma elettronica semplice sono: l’associazione nome utente e password per l’accesso ai social network, ai forum, alle caselle di posta elettronica.

Firma elettronica avanzata

La firma elettronica avanzata, per essere riconosciuta come tale, deve soddisfare una serie di requisiti:

  • la connessione univoca della firma al firmatario;
  • l’identificazione del firmatario;
  • il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma;
  • la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma.

Un esempio di firma elettronica avanzata è la firma grafometrica su tablet che viene usata in banca o all’ufficio postale. È possibile utilizzare questo tipo di firma in qualsiasi contesto, ad eccezione dei contratti in cui sono richieste maggiori tutele e per cui è necessario usare una firma qualificata (ad esempio, per le transazioni immobiliari).

Firma elettronica qualificata

La firma elettronica qualificata è definita dal Regolamento eIDAS come «una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato».

Le principali caratteristiche della firma elettronica qualificata sono le seguenti:

  • è creata su un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica;
  • è basata su un certificato elettronico qualificato;
  • ha effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa.

La firma elettronica qualificata (o firma elettronica “forte”) consente una stretta connessione tra l’oggetto sottoscritto e la firma.

Quale è il tipo di firma maggiormente usato in azienda?

Secondo il sondaggio commissionato da Aruba (principale provider italiano nei servizi e nello sviluppo di soluzioni IT per privati, professionisti, imprese e Pubblica Amministrazione in ambito cloud, hosting, data-center e trust-service) e condotto da IDC (la prima società mondiale specializzata in market intelligence, servizi di advisory e organizzazione di eventi nell’ambito digitale e ICT):

  • il 41% delle aziende utilizza la firma elettronica qualificata (con l’utilizzo di Smart Card/Token). Questa versione è diffusa tra le aziende di piccola dimensione, tra i 6 ed i 20 addetti, in ogni settore, tranne quello dei servizi professionali;
  • il 39% delle aziende utilizza la firma elettronica semplice (user/password): si tratta principalmente di aziende dei servizi alla persona (51%) e dei servizi professionali (47%);
  • il 29% delle aziende utilizza la firma digitale remota (con codice OTP su mobile, display o usb): questo tipo di firma è maggiormente utilizzata dalle aziende dei servizi professionali nei comparti bancario, assicurativo e industriale;
  • l’1% delle aziende che ha scelto la firma elettronica avanzata sono quelle che contano dai 6 ai 20 addetti nella PAL (Pubblica Amministrazione Locale).

Nel 61% dei casi, l’interlocutore principale delle aziende è la Pubblica Amministrazione, mentre nel 3% dei casi le interlocuzioni avvengono con i privati cittadini (si tratta soprattutto dei settori bancari e assicurativi).

Perché si utilizza la firma elettronica?

I principali vantaggi della firma elettronica sono:

  • il valore legale;
  • la sicurezza garantita dalla crittografia;
  • l’autenticità, l’integrità e l’inalterabilità del documento sottoscritto.

Firma elettronica: i principali casi di utilizzo

La firma elettronica viene utilizzata principalmente per:

  • la documentazione relativa alla contabilità: è il caso delle aziende dei servizi alla persona;
  • la gestione dei contratti con i clienti e gli utenti di servizi: è il caso delle aziende del comparto bancario e assicurativo;
  • la gestione degli ordinativi e delle fatture: è il caso delle istituzioni della PAL.

Inoltre, la firma elettronica viene adottata:

  • dalla gestione delle risorse umane per moduli fiscali: la percentuale è del 24%;
  • per firmare altri contratti, referti, moduli, fatture, atti, convenzioni: la percentuale è del 19%;
  • nel marketing e nelle vendite per i contratti con i clienti e gli utenti di servizi: la percentuale è del 16%;
  • nei rapporti con le banche per l’apertura e la gestione del conto; la percentuale è del 12%;
  • nel campo della finanza per la documentazione relativa alla contabilità: la percentuale è del 12%.


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