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Cos’è l’apostille

10 Dicembre 2021
Cos’è l’apostille

Come funziona la procedura di legalizzazione degli atti pubblici di autorità straniere in Italia.

Com’è facile intuire, gli atti pubblici, cioè i documenti formati dalle autorità, hanno valore solo nello Stato in cui sono emessi, salvo che vi siano particolari convenzioni internazionali volte al riconoscimento di tale valore anche all’estero. Se così dovesse essere, sarebbe necessario una sorta di “timbro”, di attestazione, che garantisca la validità dell’atto anche oltre i propri confini territoriali (si parla, più propriamente di una «procedura di legalizzazione»). Questa funzione è svolta dalla cosiddetta apostille. 

Più precisamente, cos’è l’apostille? Per comprenderlo dobbiamo fare alcune precisazioni e spiegare che valore hanno gli atti pubblici stranieri in Italia. 

Cosa sono gli atti pubblici?

Gli atti pubblici sono quei documenti emessi da pubblici ufficiali come notai o altre autorità riconosciute tali dalla legge del proprio Stato. Ad esempio, è il caso dei verbali dei carabinieri, dei poliziotti, del referto medico del pronto soccorso, della pagella di un professore della scuola pubblica, di un timbro messo dal postino di Poste Italiane, dalla contravvenzione fatta da un agente della municipale e così via.

Tutti gli atti pubblici hanno, nel nostro ordinamento, valore di piena prova (la cosiddetta «prova legale») relativamente a ciò che in esso è affermato perché percepito direttamente dal pubblico ufficiale con i propri sensi (vista, udito). Ad esempio, un notaio può dichiarare – dando a ciò valore di piena prova – che una persona, presentatasi dinanzi a lui, ha voluto vendere la propria casa, ma non può anche certificare che tale volontà sia spontanea, ossia non dettata da incapacità o dal timore di una ritorsione; un vigile può dire di aver visto un’auto passare col rosso ma, se non era presente nel luogo dell’incidente, non può certificare che questa stesse correndo troppo.  

Il valore di prova degli atti pubblici è chiaramente limitato ai confini territoriali dello Stato in cui esso viene emesso. E ciò perché l’autorità ha potere solo all’interno del Paese che le riconosce tali poteri. Un atto pubblico emesso da un’autorità italiana, ad esempio, non avrebbe lo stesso valore in un altro Paese a meno che le due nazioni non abbiano firmato un’apposita convenzione. Ciò vale chiaramente anche al contrario.

Che validità hanno in Italia gli atti pubblici stranieri?

Un atto pubblico straniero, cioè un documento formato all’estero da un’autorità straniera, può essere usato anche in Italia, e quindi avere un valore legale nel nostro territorio, solo se ha alcune caratteristiche specifiche.

Tutti i consolati italiani all’estero possono ricevere degli atti scritti in lingua italiana che devono essere usati in Italia, anche se tutti i partecipanti sono stranieri.

Se invece l’atto è scritto in lingua straniera devono essere verificate le seguenti condizioni relative all’atto:

  • deve avere una traduzione in italiano, che può essere fatta da un interprete all’estero e certificata e corretta da un consolato italiano, oppure dal notaio italiano che conosca la lingua straniera o da un traduttore ufficiale in Italia;
  • deve essere legalizzato o avere la cosiddetta apostille. In alcuni casi, quest’ultima però non è necessaria (ne parleremo a breve);
  • deve essere depositato presso un notaio (o presso l’archivio notarile della città). Tale deposito non è necessario quando il documento straniero viene allegato all’atto di un notaio italiano, come ad esempio una procura.

Cos’è l’apostille?

Da quanto appena visto, l’apostille è una procedura di legalizzazione di un atto pubblico emesso da un’autorità straniera affinché esso abbia valore anche in Italia. Si tratta quindi di un’attestazione ufficiale che può emettere solo l’autorità consolare o diplomatica italiana all’estero. 

L’apostille specifica e attesta la qualifica legale del pubblico ufficiale (o funzionario) che ha firmato l’atto e l’autenticità del suo sigillo o timbro. Non riguarda la validità o l’efficacia dell’atto nello Stato di provenienza. Ogni Stato aderente indica quali sono le autorità competenti a rilasciare l’apostille. 

Se l’atto è rilasciato da una autorità estera in Italia, deve essere legalizzato dal prefetto nella cui circoscrizione si trova l’autorità estera stessa. Se manca la legalizzazione l’atto, pur essendo valido ed efficace nel Paese di provenienza, non può produrre effetti legali in Italia e ha solo valore di una scrittura privata non autenticata.

Quando l’apostille non è necessaria?

La procedura di legalizzazione non è necessaria se lo Stato da cui proviene l’atto straniero ha aderito alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, che ha previsto una forma semplificata di legalizzazione. 

Inoltre, l’apostille non è richiesta quando lo Stato da cui proviene l’atto straniero ha aderito ad una convenzione internazionale con l’Italia che la escluda. Ciò è successo ad esempio, in forza della Convenzione di Bruxelles del 1987 con Belgio, Francia, Irlanda, Danimarca e Lettonia.



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