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Pec o raccomandata: quale conviene?

12 Dicembre 2021
Pec o raccomandata: quale conviene?

Ai fini legali e pratici è meglio utilizzare una email di posta elettronica certificata o una raccomandata a.r.?

Spesso, si sente dire che la Pec, ossia la posta elettronica certificata, ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Tant’è che le comunicazioni ufficiali possono essere fatte indifferentemente con l’uno o l’altro mezzo. In verità, non c’è una perfetta identità tra questi due strumenti. La tecnologia, come vedremo a breve, consente ciò che la vecchia carta non può garantire. 

Ecco che allora, dinanzi alla domanda se conviene più la Pec o la raccomandata, dobbiamo rispondere sicuramente la prima. Le ragioni sono innanzitutto di carattere pratico, economico, tecnico, ma anche e soprattutto legale. Le vedremo a breve.

Certo, se non si ha alcuna necessità di procurarsi la piena prova dell’invio e del ricevimento del messaggio, si potrà utilizzare anche un’email ordinaria, tanto più che oggi i giudici le riconoscono anche un certo valore legale, nei limiti in cui non venga contestata dall’avversario. E lo stesso dicasi per gli sms e le chat su WhatsApp. 

Ma se non si vogliono correre rischi, non c’è dubbio che si debba sterzare sulla posta elettronica certificata o sulla raccomandata a.r. Ed allora, delle due, quale conviene di più: la Pec o la raccomandata? Ecco la risposta.

Perché usare la Pec o la raccomandata a.r.?

Nel momento in cui si deve inviare una comunicazione che abbia valore legale e possa pertanto essere utilizzata anche in un eventuale giudizio, è necessario avvalersi di un mezzo che garantisca la prova sia dell’invio che del ricevimento da parte del destinatario. Questo perché, secondo il Codice civile, ogni dichiarazione diretta a una determinata persona ha effetto solo nel momento in cui giunge all’indirizzo del destinatario. E chiaramente, a fornire la prova di ciò, deve essere il mittente. A lui spetta quindi dimostrare non solo l’invio ma anche la consegna (o, nel caso di assenza, la tentata consegna).

Questa prova può essere fornita solo con la Pec, la raccomandata a.r. e il fax. 

Come dimostrare l’invio della comunicazione?

Per dimostrare il ricevimento della comunicazione, il mittente deve conservare:

  • nel caso della Pec, le tre email di conferma che il gestore dell’account invia al mittente: la prima di presa in carico del messaggio, la seconda dell’avvenuto invio, la terza dell’apertura e ricezione del messaggio stesso;
  • nel caso della raccomandata, l’avviso di ricevimento che dimostra la consegna della busta. Nel caso però in cui il destinatario non dovesse ritirare la raccomandata, la stessa tornerà al mittente con la dicitura compiuta giacenza; bisognerà quindi conservarla perché la raccomandata avrà comunque prodotto i suoi effetti;
  • nel caso del fax, la ricevuta di invio e consegna dell’apparecchio.

Pec o raccomandata: quale conviene di più?

Abbiamo detto che la Pec è più conveniente della raccomandata per una serie di motivi. Eccoli qui di seguito elencati.

Ricerca dell’indirizzo

Se non si è a conoscenza del luogo di residenza del destinatario, la raccomandata richiede prima un accertamento presso il Comune ove si dovrà chiedere un certificato anagrafico. Ciò non è necessario per la Pec: pubbliche amministrazioni, professionisti, imprenditori e società devono obbligatoriamente dotarsi di una posta elettronica certifica. La stessa è rintracciabile dal Registro pubblico Ini-Pec consultabile online gratuitamente da chiunque.

La certezza dell’indirizzo di posta elettronica certificata esclude qualsiasi rischio che il messaggio non giunga a destinazione, cosa che invece succede talvolta con le raccomandate, le quali costringono a lunghe e laboriose ricerche sulla residenza del destinatario.  

Costi

Ogni raccomandata si paga; il costo varia in base al peso. Tanto più si scrive, tanto più il prezzo è alto. 

Invece, una volta acquistato un servizio di posta elettronica certificata (il cui prezzo è comunque decisamente basso rispetto al vantaggio che offre), ogni singola Pec è gratuita. Se ne possono inviare quindi quante se ne vuole.

I tempi

Se il destinatario non intende ricevere la raccomandata, la stessa viene tenuta in giacenza presso l’ufficio postale e dopo oltre un mese torna al mittente con la scritta «compiuta giacenza». Ciò fa sì che la raccomandata produca i suoi effetti legali, perché si assume per come ricevuta; tuttavia, il mittente, per dimostrare di aver adempiuto al proprio obbligo, potrebbe aspettare molto tempo.

Non è così con la Pec per la quale basta solo la mail, inviata dal gestore del servizio, con cui questi certifica l’avvenuta consegna della “busta elettronica” al destinatario a prescindere poi dal fatto che lo stesso venga aperto o meno. Questo messaggio viene recapitato al mittente quasi istantaneamente.

Peraltro, se il destinatario dovesse avere la casella di posta piena, la Pec avrebbe ugualmente valore legale. 

La prova della consegna

Come la raccomandata anche la Pec dà la prova legale dell’invio e del ricevimento. Ma se l’avviso di ricevimento della raccomandata indica solo il giorno in cui la stessa è stata ricevuta, la Pec prova anche l’ora e il minuto del ricevimento stesso. 

Il contenuto

L’aspetto che distingue maggiormente la Pec dalla raccomandata è che quest’ultima non è in grado di dimostrare il contenuto del messaggio. L’avviso di ricevimento di una raccomandata consente solo di dimostrare che è stata spedita la lettera senza però rivelare cosa c’era scritto in essa. La Pec invece lo fa: difatti, la ricevuta di consegna che il gestore del servizio invia al mittente contiene il testo del messaggio. In questo modo, è possibile evitare eventuali contestazioni di chi, magari, in caso di ricevimento di una raccomandata, potrebbe sostenere che nella busta c’erano solo gli auguri di Natale. 

Gli allegati

L’avviso di ricevimento di una raccomandata non dice quanti fossero i fogli contenuti nella busta. La conferma di consegna della Pec invece attesta anche la presenza di eventuali allegati. Tuttavia, è bene sapere che non è possibile certificare anche il contenuto degli allegati. Sicché, non è mai bene inviare una Pec con il testo allegato in un file .docs o .pdf come fanno alcuni: per avere la prova del suo contenuto è meglio copiarlo e incollarlo nel corpo del messaggio.



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