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L’azienda può pagare le trasferte in contanti?

16 Dicembre 2021
L’azienda può pagare le trasferte in contanti?

Come funziona il rimborso spese dei dipendenti: è necessario il bonifico?

Con l’introduzione dell’obbligo di pagamento dello stipendio attraverso bonifico bancario o postale, oppure con altre modalità tracciabili, è sorto da più parti il dubbio se l’azienda può pagare le trasferte in contanti. Il tema può essere esteso al più ampio capitolo dei rimborsi spese fatti nei confronti dei dipendenti. La questione merita di essere analizzata più nel dettaglio, anche alla luce del divieto di pagamenti in contanti superiori alla soglia della tracciabilità.

Pagamento dipendenti in contanti: quando è vietato?

Prima di vedere se l’azienda può pagare le trasferte in contanti, ricordiamo cosa prevede l’attuale normativa sull’obbligo di versamento dello stipendio ai lavori dipendenti e assimilati.

L’articolo 1, comma 910, della legge di Bilancio 2018 (205/2017), prevede che, dal 1° luglio 2018, i datori di lavoro o committenti corrispondono ai lavoratori la retribuzione, nonché ogni suo anticipo, attraverso una banca o un ufficio postale con uno dei seguenti mezzi:

  • bonifico sul conto identificato dal codice Iban indicato dal lavoratore;
  • strumenti di pagamento elettronico;
  • pagamento in contanti presso lo sportello bancario o postale dove il datore di lavoro abbia aperto un conto corrente di tesoreria con mandato di pagamento;
  • emissione di assegno consegnato direttamente al lavoratore o, in caso di suo comprovato impedimento, a un suo delegato.

Ciò vale sia per chi ha un contratto di lavoro a tempo indeterminato che determinato, full-time o part-time, apprendistato, co.co.co. (collaborazioni coordinate e continuative), lavoro intermittente.

La violazione di tale regola comporta una sanzione compresa tra i 1000 euro e i 5000 euro.

Pagamento dipendenti in contanti: quando è lecito?

Si può pagare in contanti i seguenti lavoratori:

  • stagisti;
  • tirocinanti;
  • collaboratori occasionali;
  • colf;
  • badanti.

L’Ispettorato nazionale del lavoro, con la recente nota 16 luglio 2018, n. 6201, ha inoltre precisato che «tali mezzi di pagamento [quelli cioè tracciabili] riguardano esclusivamente gli elementi della retribuzione; pertanto il loro utilizzo non è obbligatorio per la corresponsione di somme erogate a diverso titolo quali anticipi di cassa effettuati per spese che i lavoratori devono sostenere nell’interesse dell’azienda e nell’esecuzione della prestazione». Il riferimento è ai rimborsi spese che pertanto possono essere pagati in contanti.

L’azienda può pagare le trasferte in contanti?

Se è vero, come chiarito dall’Ispettorato del lavoro, che i rimborsi spese possono essere pagati in contanti dall’azienda, ciò vale anche per i rimborsi spese di viaggio, trasferta, vitto e alloggio. La somma percepita a titolo di fondo spese non rappresenta ancora un compenso professionale; pertanto, è corretto ritenere che non sussiste alcun obbligo in materia di tracciabilità. Nessuna sanzione è quindi applicabile al datore di lavoro che rimborsa il dipendente non tramite il bonifico bancario.

Attenzione però: poiché i dipendenti di un’azienda devono ritenersi soggetti terzi rispetto al datore di lavoro e alla compagine sociale, ogni versamento effettuato in contanti dalla società agli stessi, anche a titolo di anticipo per le spese di trasferta, dovrà essere di importo inferiore a 1.000 euro per evitare di incorrere nelle sanzioni previste dalla legge sulla tracciabilità dei pagamenti (soglia quest’ultima introdotta a partire dal 1° gennaio 2022, che si sostituisce a quella precedente che invece era di 2.000 euro, valevole sino al 31.12.2021).

L’erogazione di anticipi sulle spese di trasferta per importi pari o superiori a 1.000 euro deve pertanto essere effettuata mediante l’utilizzo di assegni bancari non trasferibili recanti l’espressa indicazione del beneficiario oppure mediante bonifici bancari. La violazione di tale obbligo comporta una sanzione che va da 1.000 a 50.000 euro.

Rimborsi trasferta: come vengono trattati?

Nel caso di trasferta nel Comune di lavoro, le somme percepite dal lavoratore concorrono alla formazione del reddito con esclusione di quelle relative alle spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore (ad esempio, taxi, treno, autobus). Non assume alcuna rilevanza l’ampiezza del Comune in cui il lavoratore ha la sede di lavoro, neppure nell’ipotesi in cui esista una legge che preveda la corresponsione di una indennità per coloro che si recano in missione fuori dalla sede di servizio in località distanti almeno un determinato numero di chilometri. Non assume rilievo anche l’eventuale ripartizione del territorio in entità sub-comunali, come le frazioni, dovendosi comunque aver riguardo al territorio comunale.

I rimborsi chilometrici richiesti per l’utilizzo dell’auto propria nel Comune concorrono interamente a formare il reddito del lavoratore.

Per le trasferte effettuate fuori del territorio comunale in cui è presente la sede di lavoro del dipendente, sono previste due diverse metodologie di rimborso spese in applicazione di quanto stabilito dal contratto collettivo applicato, ovvero in base a quanto concordato dalle parti. La scelta per uno dei criteri di rimborso va fatta con riferimento all’intera trasferta poiché non è consentito nell’ambito di una stessa trasferta adottare criteri diversi per le singole giornate.

Non concorrono a formare il reddito, indipendentemente dall’ammontare, le spese di vitto, di alloggio, di viaggio e di trasporto analiticamente documentate e rimborsate sostenute in occasione di trasferte fuori dal Comune di lavoro. Nell’ipotesi in cui le parti adottino il criterio di rimborso analitico, senza corresponsione di alcuna indennità in denaro, non concorrono a formare il reddito eventuali altre spese anche non documentate (ulteriori rispetto a quelle di viaggio, vitto e alloggio, ad esempio, la lavanderia, il telefono, il parcheggio, le mance, ecc.), purché siano analiticamente attestate, nella misura massima giornaliera di:

  • 15,49 euro per le trasferte in Italia;
  • 25,82 euro per le trasferte all’estero.

Sono esenti i rimborsi spese chilometrici richiesti dal lavoratore per l’utilizzo dell’auto propria fuori dal Comune di lavoro a condizione che, in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità sia determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura sulla base delle tariffe ACI. Le tabelle ACI configurano un limite di 17 cv fiscali per le autovetture a benzina e 20 cv per quelle diesel. Qualora il collaboratore/dipendente possieda un’auto di potenza superiore, il costo per l’azienda potrà essere comunque deducibile, entro il limite prefigurato da dette tabelle, mentre l’eccedenza del rimborso non è deducibile.



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