Protocollare lettera: cosa significa?

Registro di protocollo: cos’è e a cosa serve? Qual è il valore probatorio di un atto protocollato? Quando c’è il reato di falso?

Quando si deve fare una comunicazione formale si ricorre sempre a un atto scritto, come ad esempio a una raccomandata con avviso di ricevimento oppure a una pec. In alternativa, è possibile consegnare a mani la lettera e farsi firmare l’atto come attestato di ricezione. Quando la richiesta è rivolta a un ente pubblico, alla propria missiva viene attribuito un numero di protocollo. In cosa consiste? Cosa significa protocollare una lettera?

Se hai avuto a che fare con enti pubblici (Comune, provincia, ecc.), sicuramente ti sarai reso conto che ogni comunicazione inviata o ricevuta reca un numero, il quale poi è utilizzato per individuare l’atto o la pratica anche in futuro. Ma a cosa serve il protocollo? Cosa vuol dire protocollare una lettera? Scopriamolo insieme.

Protocollo: cos’è?

Il protocollo è il registro sul quale vengono annotati, in maniera cronologica, tutti i documenti ricevuti o inviati da un determinato ente. Si tratta di un’operazione di estrema importanza in quanto, come vedremo, la protocollazione ha un vero e proprio valore di prova.

Protocollazione: cos’è?

Come suggerisce il nome, la protocollazione è l’atto di registrazione di un documento in un protocollo.

Con la protocollazione vengono riportati nel registro tutti i più importanti dati identificativi relativi ai documenti inviati o ricevuti. Una volta annotato, il documento entra, a pieno titolo, a far parte di un archivio. Soprattutto, l’annotazione in un protocollo attesta la veridicità del documento annotato, in ogni sua parte.

In genere, le informazioni fondamentali riportate sono:

• il numero di protocollo, che è l’identificativo univoco del documento annotato;
• la data di ricezione;
• il mittente, cioè l’autore dell’atto.

L’avvenuta protocollazione viene generalmente attestata con l’apposizione di un timbro sul documento.

Quali atti vanno protocollati?

Il protocollo è in genere riferito alla Pubblica Amministrazione. Nulla vieta, però, che anche un ente privato si avvalga di un sistema di protocollazione, che altro non è che l’archiviazione e la gestione dei documenti ricevuti e inviati. Ciò accade soprattutto nel caso delle grandi società e compagnie assicurative.

Di norma, ogni atto, in entrata o in uscita, è protocollato. Per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione, è la legge stessa [1] ad affermare che «Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici».

Cosa significa protocollare una lettera?

Protocollare una lettera significa annotarla nel registro definito, appunto, protocollo.

Ad esempio, chi deposita in Comune una richiesta o un atto dovrà necessariamente protocollarlo, cioè affidare il documento al funzionario addetto affinché l’atto sia registrato negli archivi, assegnando allo stesso un preciso numero che, abbinato alla data, lo renderà riconoscibile in maniera univoca. Facciamo ad esempio.

In data 22 dicembre 2021, Tizio deposita in Comune una richiesta di rilascio di un permesso di costruire. L’atto viene protocollato con il numero 1234/2021. Questo identificativo verrà conservata per sempre, nel senso che, anche in futuro, quando bisognerà fare riferimento a quella richiesta, si potrà indicare il numero di protocollo.

Caio invia al Comune una raccomandata a/r per chiedere il risarcimento dei danni causati da una caduta in una buca stradale. La raccomandata è protocollata in modo da poter essere successivamente identificata senza errori.

Protocollazione: a cosa serve?

La protocollazione ha diverse funzioni:

• serve a identificare in maniera univoca un atto in entrata o in uscita;
• attesta la ricezione o l’invio di un atto;
• consente di registrare ogni documento, così da poterlo conservare in maniera ordinata in archivio.

Protocollazione: ha valore probatorio?

Più di ogni altra cosa, la protocollazione serve a provare l’invio e il ricevimento di un documento o di una lettera. Ciò vale soprattutto con riferimento alla Pubblica Amministrazione la quale, come visto in precedenza, è obbligata per legge a protocollare tutti i documenti ricevuti e spediti.

Il funzionario pubblico che effettua la protocollazione sottoscrive la registrazione sotto la propria responsabilità. Se dovesse mentire, commetterebbe il reato di falso, con il rischio di finire in prigione.

Dunque, il protocollo degli enti pubblici fa piena prova di tutti i documenti ricevuti e inviati dall’ente. Ecco perché è importantissimo che ogni lettera inviata alla Pubblica Amministrazione ottenga il numero di protocollo: l’identificativo attesta la corretta ricezione e fa piena prova in un’eventuale controversia.

Ad esempio, il Comune non potrà dire di non aver ricevuto la diffida del privato che si lamenta del manto stradale dissestato se la lettera è stata protocollata.

Secondo la giurisprudenza [2], il registro di protocollo nel quale l’impiegato comunale annota in ordine cronologico la ricezione o la spedizione degli atti (provenienti dai privati o altre pubbliche amministrazioni) è atto di fede privilegiata, in quanto attesta l’operazione compiuta dal pubblico ufficiale ed è destinato a provare la data dell’annotazione e la successione nel tempo delle ricezioni e delle spedizioni stesse.

Di conseguenza, commette falso in atto pubblico il funzionario che altera la data del registro di protocollo, ad esempio per far figurare come tempestive alcune domande, presentate oltre il termine di legge, di concessione di contributi statali.

Per la precisione, la protocollazione fa fede fino a querela di falso. Chi intende sconfessare la veridicità del registro di protocollo dovrà attivare un procedimento civile che serve a far accertare e dichiarare la falsità di un atto che, altrimenti, costituirebbe piena prova legale.

La protocollazione privata, cioè effettuata da un ente non pubblico (una società di capitali, ad esempio), non costituisce invece piena prova della ricezione o dell’invio dell’atto, in quanto l’attestazione è effettuata da un dipendente privato e non da persona che riveste la qualità di pubblico ufficiale.

Come avere prova della protocollazione?

Per ottenere l’attestazione dell’avvenuto protocollo occorre portare con sé copia del documento che si consegna all’ente. Il funzionario prenderà il documento originale per protocollarlo e poi apporrà il proprio timbro e la propria firma sulla copia che il privato potrà tenere con sé come prova dell’avvenuta registrazione.