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Convocazione assemblea condominiale via mail

7 Aprile 2022
Convocazione assemblea condominiale via mail

Come effettuare validamente una riunione di condominio evitando le spese postali per le raccomandate: l’email ordinaria ha valore solo a determinate condizioni. 

Non risultano precedenti della Cassazione che si esprimano sulla validità della convocazione dell’assemblea condominiale via email. Tuttavia i tribunali di primo e secondo grado hanno già fornito numerosi chiarimenti in merito. Ciò dimostra quanto diffusa sia la prassi di alcuni condomini di far ricorso alla posta elettronica ordinaria nel comunicare la data delle riunioni onde, da un lato, contenere le spese postali e, dall’altro, accelerare i tempi delle convocazioni. Fatto sta che proprio questo ricorso alla tecnologia, che dovrebbe avvantaggiare l’operato dell’amministratore, finisce per ritorcersi contro lo stesso condominio dando luogo a numerose contestazioni giudiziali.

Per stabilire se, quando e a quali condizioni si possa effettuare la convocazione dell’assemblea condominiale via email è necessario partire dal dato letterale della legge. 

Avviso di convocazione assemblea: come va spedito?

Le disposizioni di attuazione al codice civile stabiliscono espressamente che l’avviso di convocazione per la riunione di condominio deve essere comunicato ai condomini solo nei seguenti modi: 

  • a mezzo di lettera raccomandata, anche spedito con poste private; 
  • con la posta elettronica certificata (Pec); 
  • mediante fax; 
  • tramite lettera consegnata a mani all’interessato e da questi controfirmata per accettazione.

Senonché non tutti i condomini sono dotati di Pec (la quale funziona solo se tanto il mittente quanto il destinatario sono dotati di un indirizzo di posta certificata), così spesso si ricorre all’email semplice.

Mezzi alternativi di comunicazione della riunione di condominio 

L’enunciazione di tali modalità di convocazione è tassativa: non ammette cioè applicazioni analogiche ad altre fattispecie non contemplate dalla legge. Tant’è vero che la giurisprudenza ritiene illegittima la convocazione avvenuta con telefonata, sms, chat, avviso immesso nella buca delle lettere o affisso sulla porta dell’androne dell’edificio. 

È altresì annullabile l’assemblea se il condomino non convocato vi partecipi ugualmente di propria spontanea iniziativa: egli infatti non è stato comunque posto nella condizione di conoscere, in anticipo, i punti di discussione all’ordine del giorno e di farsi un’idea degli stessi.

Non è sufficiente supplire all’omessa convocazione con la constatazione che il condomino abbia comunque appreso della riunione tramite una conversazione informale avuta con l’amministratore o con il vicino di casa.

Come deve essere la convocazione in assemblea 

L’avviso di convocazione deve contenere i punti all’ordine del giorno, nonché l’indicazione del giorno e dell’ora della riunione. O se l’assemblea è prevista in videoconferenza, va indicata la piattaforma elettronica utilizzata per il collegamento.

Tanto il luogo della riunione quanto l’orario, che devono essere scelti dall’amministratore, non devono implicare particolari disagi per i condomini (si pensi a un orario fissato nella mattina presto o la sera tardi o a un ufficio situato a numerosi chilometri dal condominio).

L’avviso deve arrivare all’indirizzo del destinatario almeno entro cinque giorni dalla data della prima convocazione. 

Se il destinatario non è presente a casa rileva la data in cui il postino ha immesso, nella cassetta delle lettere, l’avviso di giacenza.

Avviso di convocazione della riunione di condominio tramite email: è valido?

La legge non consente di inviare la convocazione dell’assemblea di condominio con email a meno che il destinatario:

  • abbia acconsentito a tale forma di convocazione;
  • fornisca una dichiarazione di ricevimento dell’email che possa servire a dimostrare la lettura del messaggio di posta elettronica. A tal fine, non è sufficiente il messaggio di conferma di apertura dell’email che alcuni software inviano in automatico al mittente.

A queste due condizioni soltanto l’avviso di convocazione per email è da ritenere valido e non vizia l’assemblea condominiale e tutte le votazioni in essa assunte. 

A questo punto, se il destinatario, che pure ha letto l’email, dovesse affermare di non aver mai ricevuto la convocazione e contestare la riunione, non ci sarebbe modo per difendere il condominio. In tal caso la delibera, per come vedremo a breve, è annullabile. 

La mail ordinaria non ha il riscontro di ricevimento mentre la posta elettronica certificata genera una ricevuta di consegna con valore legale pari all’avviso di ricevimento della raccomandata. Risultato? Nel processo civile, la mail ordinaria costituisce piena prova soltanto se i fatti non sono disconosciuti dal destinatario: quando viene contestata la ricezione, spetta al mittente dimostrare che il messaggio è stato ricevuto; prova assai difficile da fornire.

Il discorso cambia quando è lo stesso condomino a esprimere la volontà di ricevere le convocazioni all’assemblea per posta elettronica ordinaria: così facendo si sottopone volontariamente al rischio della mancata ricezione. Ma, a tal fine, non basta che questi abbia fornito all’amministratore il proprio indirizzo email «per future comunicazioni»: si tratta di una dichiarazione troppo generica, che non può essere considerata come autorizzazione a trasmettere via posta elettronica ordinaria le convocazioni all’assemblea; serve a tal fine una manifestazione di volontà esplicita, vista la rigidità della legge.

Conseguenze assemblea di condominio convocata con email

La convocazione avvenuta con email si considera come mai avvenuta. Pertanto, in questi casi, la delibera è annullabile (non già nulla). La conseguenza è importante: la delibera può essere impugnata entro 30 giorni affinché il giudice l’annulli. Ma se, entro tale termine, il condomino in questione non dovesse contestare alcunché, il vizio si sana e la delibera diventa definitiva, non più impugnabile, nonostante l’errore commesso nella convocazione.

Dinanzi a una contestazione, il condominio potrebbe difendersi annullando la riunione viziata e procedendo a nuove convocazioni, questa volta spedite correttamente, contenenti il medesimo ordine del giorno.

Come convocare l’assemblea di condominio per email

L’amministratore che voglia sfruttare l’email ordinaria e, nello stesso tempo, “fare le cose in regola” senza però onerare i condomini delle spese postali per le raccomandate, può operare nel seguente modo:

  • chiedere quali condomini sono disponibili a ricevere l’avviso di convocazione per email;
  • chiedere a questi, nello stesso corpo dell’email, di rispondere alla stessa specificando di averne preso visione e lettura (si potrà inserire una formula del seguente tenore: «Io sottoscritto…. dichiaro di aver ricevuto, aperto e letto il contenuto della sottostante email con cui mi si avvisa della convocazione condominiale per il giorno… alle ore…»).

note

[1] Trib. Tivoli, sent. n. 493/22.


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