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Quanto tempo prima devono essere comunicate le ferie?

23 Maggio 2022
Quanto tempo prima devono essere comunicate le ferie?

Periodo di preavviso per il lavoratore per richiedere le ferie e per la comunicazione, da parte del datore di lavoro, dell’eventuale concessione e per l’indicazione del periodo. 

Con l’avvicinarsi dell’estate si pianificano, in azienda, i turni per la concessione delle ferie. Di solito, la richiesta parte dal dipendente che indica i giorni in cui vuol andare in vacanza, ma è il datore ad avere l’ultima parola dovendo gestire e pianificare la prosecuzione dell’attività anche nel periodo estivo. Questi tuttavia non può opporsi alle indicazioni fornitegli dal lavoratore se non ha una valida ragione per farlo. Mai come in questi casi vale il detto popolare “chi prima arriva meglio alloggia”, per cui sarà meglio presentare la richiesta di ferie con largo anticipo in modo da non prestare la giustificazione a un eventuale diniego con la concessione delle stesse a un collega dello stesso reparto e con l’assenza di organico. Ma quanto tempo prima devono essere comunicate le ferie? Con quanti giorni di anticipo il dipendente deve chiedere al datore di lavoro le ferie? Cerchiamo di fare il punto della situazione in questa breve e schematica guida.

Ferie: quante settimane all’anno?

Il dipendente ha diritto ad un periodo annuale di ferie retribuite non inferiore a quattro settimane (il contratto collettivo può aumentarlo ma mai diminuirlo). Non si può rinunciare a questo periodo minimo, neanche dietro remunerazione; per legge, infatti, il godimento effettivo delle ferie non può mai essere sostituito dal pagamento della cosiddetta indennità sostitutiva per ferie non godute.

Ferie: quando?

Al di là di quanto tempo prima devono essere comunicate le ferie, è bene sapere che il periodo feriale, salvo diversa previsione nel contratto collettivo, va goduto per almeno due settimane, consecutive in caso di richiesta del lavoratore, nel corso dell’anno di maturazione e, per le restanti due settimane, nei 18 mesi successivi al termine dell’anno di maturazione.

La durata e la collocazione temporale delle ferie sono di prassi stabilite mediante predisposizione di un piano ferie approvato dal datore di lavoro. Se, nonostante la programmazione, il lavoratore non gode del periodo minimo previsto entro l’anno di maturazione, il datore di lavoro può obbligarlo a consumarle, anche per evitare di incorrere in conseguenze sanzionatorie e/o risarcitorie.

Chi sceglie il periodo di ferie

Di regola il periodo di godimento è stabilito dal datore di lavoro, che deve tenere conto delle esigenze aziendali e degli interessi dei lavoratori. Ma, come anticipato, egli deve comportarsi secondo buona fede e correttezza; ragion per cui, se non vi sono valide ragioni per opporsi alle indicazioni fornitegli dal dipendente, il datore non può opporvisi. 

Il lavoratore non può in ogni caso assentarsi contro l’espresso diniego dell’imprenditore in un periodo, da lui scelto arbitrariamente, che non coincide con quello fissato.

Preavviso per le ferie

Vediamo ora quanto tempo prima vanno chieste le ferie. La richiesta di ferie va fatta per iscritto, ma la legge non indica il periodo di preavviso specifico entro cui tale richiesta deve essere comunicata al datore di lavoro, anche perché, come anticipato, è il datore di lavoro a scegliere quando il dipendente può fruire del riposo annuale. 

Di solito sono i contratti collettivi o il contratto individuale con l’azienda a indicare tempi e modi per la prestazione della domanda di ferie, ivi compreso l’eventuale preavviso (se previsto). Secondo la Cassazione [1], se la richiesta delle ferie è tardiva rispetto al preavviso, il datore di lavoro può rifiutare la richiesta senza dover fornire motivazioni giustificate da speciali esigenze di carattere organizzativo, come nel caso di diniego a fronte di una richiesta tempestiva: l’azienda potrà concedere le ore di ferie richieste compatibilmente con le esigenze aziendali. Quindi, non è il rifiuto che deve essere motivato da speciali esigenze di carattere organizzativo ma è la concessione delle ore che sarà effettuata compatibilmente con le esigenze aziendali. Peraltro, la richiesta tardiva non fa perdere al lavoratore il diritto di fruire in futuro delle ferie rifiutate: tale estinzione è ravvisabile solo nella mancata richiesta di ferie.

Dopo avere fissato e comunicato il periodo di godimento delle ferie ai dipendenti, il datore di lavoro può modificarlo, anche in assenza di fatti sopravvenuti, solo sulla base di una riconsiderazione delle esigenze aziendali. Tali modifiche devono essere comunicate con congruo preavviso e in ogni caso prima dell’inizio del periodo di ferie, non essendo tenuto il lavoratore a garantire la reperibilità durante tale periodo.

Entro quanto tempo il datore di lavoro deve rispondere alla richiesta di ferie del dipendente?

Vediamo ora quanto tempo ha il datore di lavoro per confermare le ferie. La legge stabilisce solo che il datore di lavoro debba comunicare preventivamente al dipendente il periodo di ferie, dovendo quindi dargli la possibilità di organizzare le proprie vacanze (sarebbe pertanto illegittimo il comportamento del datore che assegni le ferie il giorno prima). Tuttavia, non esiste – salvo diversa previsione nel contratto individuale o collettivo – un termine che il datore debba rispettare per comunicare l’eventuale accoglimento del periodo di ferie indicato dal dipendente. Resta pur sempre l’obbligo di rispettare i doveri di correttezza e buona fede che devono sempre informare l’esecuzione del rapporto di lavoro; pertanto il datore di lavoro deve cercare di fornire un riscontro nel più breve tempo possibile, per consentire al lavoratore un adeguato tempo di organizzazione e di programmazione del proprio periodo di riposo.

Maturazione delle ferie

Il diritto alle ferie matura giorno per giorno, a partire dall’instaurazione del rapporto di lavoro, in misura proporzionale alla durata della prestazione di lavoro, che si concretizza nella pratica che ogni mese di lavoro dà diritto ad un dodicesimo del totale delle ferie spettanti in un anno.

In generale i contratti collettivi considerano il mese per intero se la prestazione lavorativa si è svolta almeno per un numero di giorni pari o superiore a 15. Al di sotto di questo limite non matura il dodicesimo di ferie.

Nel caso di contratti part time orizzontali, ossia con prestazione a orario ridotto per tutti i giorni della settimana spettano al lavoratore le ferie previste dal contratto collettivo per gli altri lavoratori.

Nel caso di contratti part time verticali, con alternanza di periodi lavorati a periodi di inattività e trasformazione del rapporto di lavoro nel corso dell’anno (da part-time a tempo pieno o viceversa), si avrà il riproporzionamento della durata delle ferie alla durata della prestazione lavorativa.

Agli effetti del godimento, la spettanza ferie così determinata dovrà essere riferita alla durata delle prestazioni in atto in tale epoca. Il calcolo del numero di ferie contrattuali spettante a un lavoratore part time verticale deve essere effettuato nel rispetto della seguente formula:

(n. ferie dovute contrattualmente) × (numero delle giornate di lavoro al lavoratore a tempo pieno previste annualmente per il lavoratore part-time) : (n. giornate annue lavorative previste per il lavoratore a tempo pieno) = n. gg. ferie spettanti al part-time.

Per i lavoratori con contratto a tempo determinato si applicano le stesse regole in atto per gli altri lavoratori. La spettanza va riproporzionata all’eventuale minor durata annua della prestazione.

Ferie durante il preavviso

Le ferie prolungano il periodo di preavviso precedente al licenziamento per un periodo pari a quello delle ferie o determinano il pagamento dell’indennità sostitutiva del preavviso da parte del lavoratore. Il lavoratore può recedere per giusta causa se, avendo scelto di prestare la propria attività durante il periodo di preavviso conseguente alle proprie dimissioni, viene posto dal datore in ferie per il godimento di quelle non ancora fruite, con sovrapposizione delle stesse al periodo di preavviso.

Ferie collettive durante la sospensione dell’attività aziendale

Spesso i contratti collettivi prevedono una sorta di esame congiunto con le rappresentanze sindacali sulla fissazione del piano ferie, la chiusura estiva e le modalità di fruizione delle ferie stesse a seconda dei reparti o degli uffici. 

In tali casi è illegittima la determinazione delle ferie da parte del datore senza aver prima consultato i sindacati, così come è illegittima l’autodeterminazione del periodo di ferie da parte del lavoratore.

In caso di ferie collettive, comportanti la sospensione dell’attività aziendale, può accadere che il lavoratore abbia diritto ad un periodo di ferie inferiore a quello di chiusura dell’unità produttiva.

In tal caso avrà diritto alla retribuzione per le sole giornate di ferie maturate, agli assegni familiari limitatamente alle giornate retribuite, salvo il diritto all’intero assegno per il periodo di paga di riferimento, qualora nel periodo stesso abbia raggiunto il numero minimo di ore lavorate.


note

[1] Cass. ord. n. 6411/18 del 15.03.2018

Autore immagine: depositphotos.com


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