Diritto e Fisco | Articoli

Quali sono i documenti che l’avvocato deve restituire al cliente?

27 Giugno 2022
Quali sono i documenti che l’avvocato deve restituire al cliente?

Che fare se l’avvocato non consente il diritto di accesso al fascicolo: il rispetto della privacy e la restituzione del fascicolo.

Il diritto di accesso agli atti non sussiste solo nei confronti della Pubblica Amministrazione. Anche i professionisti sono tenuti a garantire al cliente l’accesso alla documentazione che li riguarda. Il tutto in ossequio alla normativa sulla privacy. La questione diventa particolarmente delicata nei confronti degli avvocati: nel fascicolo da questi custodito sono infatti contenute le carte consegnategli dallo stesso assistito nonché quelle necessarie alla sua difesa. Ma, più in particolare, quali sono i documenti che l’avvocato deve restituire al cliente? 

Vediamo meglio come si atteggia il diritto di accesso nei confronti dello studio legale, quali sono i tempi di risposta, quali atti è possibile ottenere in originale e quali in copia, cosa fare se il professionista si comporta male nei confronti del cliente e non rispetta il diritto di quest’ultimo ad ottenere la restituzione della documentazione. 

Quali documenti l’avvocato deve restituire al cliente?

L’articolo 33 del codice deontologico forense indica chiaramente quali sono i documenti che l’avvocato deve restituire al cliente. 

In prima linea, ci sono gli atti ed i documenti ricevuti dal cliente stesso e quindi di proprietà di quest’ultimo. Si pensi, ad esempio, alla documentazione medica, a un certificato anagrafico, a una serie di file con registrazioni audio/video, alle lettere ricevute dalla controparte e così via. In tali casi, l’avvocato – a richiesta del proprio assistito – dovrà restituire gli originali.

In secondo luogo, ci sono gli atti e i documenti, anche provenienti da terzi, concernenti l’oggetto del mandato e l’esecuzione dello stesso: sia quelli formati in processo (ad esempio atto di citazione della controparte, comparsa di difesa, note istruttorie, provvedimenti del giudice, copie dei verbali eventualmente in possesso dell’avvocato, sentenze, ecc.), sia quelli estranei al processo (ad esempio una raccomandata di diffida, il verbale della polizia in un incidente stradale, un accordo con l’avversario, ecc.). 

Di tali atti e documenti sono dovute solo le fotocopie e non, come nella categoria precedente, gli originali.

L’avvocato non può subordinare la restituzione di tale documentazione al pagamento del proprio onorario: i due obblighi infatti viaggiano su binari separati. E ciò perché l’interesse del cliente alla restituzione della documentazione ha un riconoscimento costituzionale, ed è quindi di rango superiore al mero interesse patrimoniale dell’adempimento del contratto: la documentazione è infatti strumentale alla prosecuzione del diritto alla difesa per come sancita dall’art. 24 della Costituzione. 

Tuttavia, l’avvocato può chiedere al cliente il pagamento delle spese necessarie alle fotocopie qualora si tratti di documentazione copiosa.

Quali documenti non deve restituire al cliente?

Resta esclusa dall’obbligo di restituzione al cliente la corrispondenza intercorsa tra l’avvocato e il collega di controparte, in quanto riservata tra i due.

L’avvocato non deve consegnare al cliente e alla parte assistita la corrispondenza riservata tra colleghi; può, qualora venga meno il mandato professionale, consegnarla al collega che gli succede, a sua volta tenuto ad osservare il medesimo dovere di riservatezza.

L’avvocato ha diritto a conservare copia della documentazione restituita al cliente?

In ogni caso, l’avvocato può conservare copia della documentazione relativa alla difesa del cliente, anche quella di proprietà di quest’ultimo e senza bisogno del suo consenso (ad esempio, qualora gli serva per recuperare il proprio compenso professionale che non gli è stato corrisposto). 

Come funziona il diritto di accesso agli atti nei confronti dell’avvocato?

Il cliente deve formulare espressa richiesta di restituzione o copia della documentazione direttamente all’avvocato e allo studio legale in cui questi eventualmente opera. La richiesta può essere formulata anche verbalmente ma, in caso di omesso adempimento, sarà bene rinnovare la stessa per iscritto, con raccomandata (anche consegnata a mani) o con Pec (posta elettronica certificata).

L’avvocato deve consegnare i documenti richiesti entro i 30 giorni successivi. L’eventuale ritardo deve essere motivato e non può essere superiore ad altri due mesi.

Se l’istanza di accesso agli atti arriva durante la chiusura estiva dello studio, è possibile prorogare la data di invio, ma occorre informare l’interessato delle ragioni del ritardo. Come anticipato, l’articolo 12 del Gdpr prevede che il termine possa essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste.

Se la richiesta di accesso agli atti avviene via mail o Pec, non si può imporre al cliente di recarsi in studio per ritirare gli atti. Difatti, in base all’articolo 12 del Gdpr le informazioni devono essere fornite, quando è possibile, con lo stesso mezzo elettronico, salvo diversa indicazione dell’interessato. Ma il professionista deve essere certo dell’identità del cliente e garantire la sicurezza dell’invio dei dati.

Quando ad esempio le istanze pervengano tramite mail ordinaria è onere del professionista identificare correttamente il cliente ed è dovere di quest’ultimo collaborare per evitare l’invio di dati riservati a soggetti non autorizzati. Lo prevede espressamente l’articolo 12 del Gdpr, che impone sempre come standard minimo l’identificazione del soggetto interessato. E la questione è particolarmente complessa quando il cliente invia la richiesta informalmente, ad esempio tramite una mail ordinaria non direttamente riconducibile a lui.

I dati richiesti nella maggior parte dei casi sono dati “particolari” (ex dati sensibili), e l’invio tramite posta ordinaria richiede l’adozione di precise cautele da parte del professionista.

Se la richiesta avviene tramite raccomandata, come può il professionista verificare l’identità del cliente?

Il professionista deve confrontare la firma con quella sulla carta di identità dell’interessato in suo possesso oppure chiederla al cliente prima di inviare i documenti richiesti.

Che fare se l’avvocato non restituisce la documentazione al cliente?

Come chiarito dal Garante della Privacy con provvedimento n. 17 del 27.01.2022, anche i professionisti hanno l’obbligo della trasparenza e devono perciò consentire al cliente un accesso celere alle informazioni raccolte.

A vigilare sul rispetto della scadenza c’è, anche per i professionisti, il Garante della privacy al quale si può fare ricorso, in alternativa al tribunale, per far valere i propri diritti. 

Per il Garante il regolamento Ue 679/2016 (Gdpr) è chiaro nel fissare tempi certi di risposta a fronte dell’istanza del soggetto interessato. La risposta deve avvenire senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. La scadenza può essere prorogata di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste, ma il titolare del trattamento deve informare l’interessato.

Il diritto di ricevere copia dei propri dati personali è oggi contenuto nell’articolo 15 del Gdpr, oltre che dai codici deontologici dei professionisti.

Secondo le Sezioni Unite della Cassazione [1], l’avvocato non deve ostacolare il diritto di accesso agli atti del cliente. Mettere a disposizione i documenti presso il proprio studio può non bastare se di fatto il professionista ne ostacola la ricezione da parte del cliente, ad esempio muovendosi nella direzione di evitare la consegna delle copie di una parte degli atti processuali o stragiudiziali.


note

[1] Cass. SU sent. n. 24080/22 del 17.11.2022

Autore immagine: depositphotos.com


Sostieni laleggepertutti.it

"La Legge per Tutti" è una testata giornalistica indipendente che da oltre 10 anni informa gratuitamente milioni di persone ogni mese senza il supporto di finanziamenti pubblici. Per salvare l'informazione libera e gratuita, ti chiediamo un sostegno, una piccola donazione che ci consenta di mantenere in vita il nostro giornale. Questo ci permetterà di offrirti un servizio sempre aggiornato e professionale.Diventa sostenitore clicca qui

Lascia un commento

Usa il form per discutere sul tema (max 1000 caratteri). Per richiedere una consulenza vai all’apposito modulo.

 


NEWSLETTER

Iscriviti per rimanere sempre informato e aggiornato.

CERCA CODICI ANNOTATI

CERCA SENTENZA

Canale video Questa è La Legge

Segui il nostro direttore su Youtube