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Società: come si convoca l’assemblea dei soci

30 Novembre 2015
Società: come si convoca l’assemblea dei soci

Società di capitali ed Srl: come si fa l’avviso di convocazione dell’assemblea dei soci.

A convocare l’assemblea dei soci della società sono gli amministratori della società stessa (se ci sono più amministratori la scelta deve essere del consiglio di amministrazione). La convocazione dell’assemblea è obbligatoria in due circostante:

– in occasione dell’approvazione del bilancio

– in caso di perdite di capitale.

L’atto costitutivo della società può contenere disposizioni particolari relative ai soggetti legittimati a convocare l’assemblea. Può ad esempio attribuire tale potere al presidente del consiglio di amministrazione, ad uno o più amministratori oppure a singoli soci.

Nel silenzio dell’atto costitutivo, la giurisprudenza ammette la possibilità di convocazione dell’assemblea anche da parte di tanti soci che rappresentino almeno 1/3 del capitale. Secondo la prassi notarile lo statuto può derogare, sia in diminuzione che in aumento, alla quota di 1/3 del capitale.

In caso di inerzia o di diniego di convocazione dell’assemblea da parte degli amministratori, parte della giurisprudenza ammette che i soci titolari di almeno 1/10 del capitale sociale possano ricorrere al giudice perché questo disponga la convocazione dell’assemblea; un’altra tesi invece ne esclude l’ammissibilità perché la norma non è più espressamente richiamata dalla disciplina della s.r.l.

In caso di ritardo ingiustificato o di mancata convocazione gli amministratori sono responsabili verso la società nonché soggetti a sanzione amministrativa pecuniaria da 1.032 a 6.197 euro (la sanzione è aumentata di 1/3 in caso di convocazione a seguito di perdite o per effetto di espressa legittima richiesta da parte dei soci). Se la legge o lo statuto non prescrivono un termine entro cui effettuare la convocazione, questa si considera omessa una volta trascorsi 30 giorni dal momento in cui amministratori e sindaci sono venuti a conoscenza del presupposto che obbliga alla convocazione.

Chi bisogna convocare?

Deve essere convocato ogni socio iscritto al registro delle imprese.

Fermo restando quanto eventualmente previsto dall’atto costitutivo, si ritiene che la convocazione debba riguardare anche i seguenti soggetti:

– il sindaco unico o, se esiste il collegio sindacale, ogni sindaco;

– i rappresentanti legali dei soci, se questi sono società, enti o associazioni o se i soci sono minori d’età;

– in caso di intestazione fiduciaria della partecipazione: i fiduciari;

– se uno dei soci è fallito: il curatore fallimentare del socio;

– quando l’assemblea è convocata dall’organo sindacale: ciascuno degli amministratori in carica (a meno che non ne siano già destinatari come soci), presso il domicilio personale e non presso la sede sociale (Rivolta);

– in caso di comproprietà o di comunione legale di quote: il rappresentante comune o, se questi non è stato nominato, uno dei comproprietari o il coniuge iscritto nel libro dei soci;

– in caso di diritti sulle quote: l’usufruttuario, il creditore pignoratizio o il sequestratario di quote, ma solo se ad essi è riconosciuto il voto in assemblea.

In caso di mancata convocazione di uno o più soci (o di altri soggetti legittimati), la delibera può essere impugnata per farne valere la invalidità.

Come si effettua la convocazione

Se l’atto costitutivo non dispone diversamente, gli amministratori convocano ciascun socio mediante una raccomandata a.r. spedita al domicilio risultante dal registro delle imprese almeno 8 giorni prima del giorno dell’adunanza. L’atto costitutivo può allungare o abbreviare questo termine nonché prevedere, accanto ai termini ordinari, termini abbreviati per le convocazioni di urgenza.

L’avviso deve indicare:

– il luogo in cui l’adunanza dovrà svolgersi (che in mancanza di indicazioni contrarie, è la sede sociale);

– il giorno e l’ora di svolgimento della stessa e l’ordine del giorno, ossia l’elenco delle materie da trattare.

In caso di riunione con mezzi di telecomunicazione, ove i luoghi collegati, dai quali i soci potranno contestualmente intervenire, appartengano a fusi orari diversi, è necessario che l’avviso di convocazione precisi per ciascun luogo della riunione il giorno e l’ora locale di convocazione (massima Comitato Notarile Triveneto 2006 I.B.15).

Si presume regolare la costituzione dell’assemblea se l’avviso di convocazione è stato spedito almeno 8 giorni prima dell’assemblea o nel termine diverso previsto dallo statuto, anche se il destinatario l’ha ricevuto il giorno stesso dell’assemblea. Al socio però è data la possibilità di dimostrare che, per causa a lui non imputabile, non ha ricevuto l’avviso di convocazione (pur tempestivamente spedito) oppure lo ha ricevuto in tempo non più utile per partecipare all’assemblea ed essere informato sugli argomenti all’ordine del giorno: in tal caso, infatti, risultano lesi i diritti di intervento e di voto del socio all’assemblea.

Ai fini della valida costituzione è sufficiente la prova della spedizione dell’avviso nei termini e nel domicilio indicato nel registro delle imprese. La prova del ricevimento e la prova della conoscenza degli argomenti trattati in assemblea è presunta dalla legge per il fatto dell’avvenuta spedizione.

L’atto costitutivo può prevedere altre modalità di comunicazione alternative alla lettera raccomandata o anche aggiuntive ad essa, purché idonee ad assicurare una tempestiva informazione sugli argomenti da trattare (per es. fax, e-mail, Pec, sms, consegna a mano o anche mediante la pubblicazione su un quotidiano).



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