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Costituzione di società: la predisposizione dei libri sociali

16 Dicembre 2015
Costituzione di società: la predisposizione dei libri sociali

Libri contabili e libri sociali, fiscali obbligatori, Libro unico del lavoro, registro infortuni.

Libri contabili e libri sociali

All’atto della costituzione della società è obbligo degli amministratori predisporre, in base al tipo di società e di regime contabile scelto, i libri contabili necessari e, quando si tratta di società di capitali (Spa, Sapa, Srl), anche i libri sociali. La vidimazione (o bollatura) dei libri prima della loro messa in uso è obbligatoria solo per i libri sociali, mentre è facoltativa per i libri contabili.

Libri fiscali obbligatori

In ottemperanza alla normativa fiscale, la società deve tenere determinati libri, alcuni dei quali, tuttavia, possono essere omessi qualora il soggetto adotti un regime di contabilità “semplificato”.

Le società che devono applicare il regime contabile ordinario (si tratta delle società di capitali e delle società di persone che superano determinate soglie di ricavi) o, comunque, decidono di optare per l’applicazione dello stesso, sono obbligate a tenere i seguenti registri:

– libro giornale;

– libro degli inventari;

– scritture ausiliarie (ad esempio, i cosiddetti conti di mastro);

– registro dei beni ammortizzabili, che può essere sostituito con annotazioni da effettuarsi sul libro inventari o sul libro giornale;

– scritture obbligatorie ai fini della legislazione del lavoro;

– le eventuali scritture ausiliarie di magazzino;

– registri IVA acquisti, vendite e/o corrispettivi, nonché ulteriori registri richiesti dalla legge IVA per casi particolari.

Alle società che possono adottare uno dei regimi “semplificati” ammessi dalla legge fiscale, è consentito tenere solamente i registri obbligatori ai fini IVA, purché opportunamente integrati.

Per ulteriori approfondimenti rinviamo alla trattazione contenuta nel Memento Fiscale.

Libri in presenza di rapporti di lavoro

La società che dopo la sua costituzione assume dei lavoratori deve istituire, conservare ed aggiornare i libri e i documenti connessi allo svolgimento del rapporto di lavoro. Tra questi, i principali sono il libro unico del lavoro e il registro degli infortuni.

In caso di particolari rischi per la salute dei lavoratori (ad esempio, registro delle visite mediche) scattano altri documenti obbligatori per la società. I lavoratori destinati ad attività che comportano contatti diretti e regolari con minori devono presentare certificato penale.

Libro unico del lavoro

Il libro unico del lavoro (LUL) è costruito sulla base di due elementi: le presenze del lavoratore e lo sviluppo del trattamento retributivo. Esso pertanto equivale al cedolino paga, con il dettaglio delle presenze del lavoratore; serve per documentare lo stato del proprio rapporto di lavoro ad ogni lavoratore nonché lo stato occupazionale dell’impresa agli organi di vigilanza.

L’azienda che assuma lavoratori dipendenti collaboratori coordinati e continuativi nonché associati in partecipazione deve istituire il LUL. In caso di omissione scatta la sanzione da 500 a 2.500 euro.

La tenuta e la conservazione del LUL può avvenire tramite uno dei seguenti sistemi:

– elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’INAIL o, in alternativa, dai soggetti appositamente autorizzati dall’INAIL;

– stampa laser, con autorizzazione preventiva INAIL, alla stampa e generazione della numerazione automatica;

– su supporti magnetici o a elaborazione automatica dei dati. In tal caso è escluso l’obbligo di vidimazione e autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta alla Direzione Provinciale del Lavoro competente.

La società deve conservare il LUL per 5 anni dalla data della ultima registrazione e deve custodirlo nel rispetto della normativa sulla privacy.

Registro infortuni

La società che ha assunto dei lavoratori dipendenti deve istituire un registro infortuni: in esso sono annotati cronologicamente tutti gli infortuni accaduti ai lavoratori che comportino un’assenza dal lavoro di almeno un giorno (escluso quello dell’evento), indipendentemente dal fatto che l’infortunio sia o meno soggetto all’assicurazione INAIL.

Prima di essere utilizzato il registro deve essere vidimato dall’ASL competente per territorio.

La tenuta del registro infortuni è obbligatoria per tutte le imprese che occupano lavoratori subordinati o soggetti ad essi equiparati. Sebbene tuttavia il Testo unico per la sicurezza sul lavoro ha abrogato le disposizioni che regolamentavano il registro infortuni, il ministero del lavoro e l’INAIL hanno precisato che fino all’istituzione del SINP (Sistema informativo nazionale per la prevenzione nei luoghi di lavoro), nulla è mutato in merito agli obblighi di annotazione degli infortuni sull’apposito registro.


note

Autore immagine: 123rf com


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