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Posta elettronica certificata: requisiti. Ricevute della PEC e avviso di mancata consegna

22 Dic 2014


Posta elettronica certificata: requisiti. Ricevute della PEC e avviso di mancata consegna

> Diritto e Fisco Pubblicato il 22 Dic 2014



Processo civile telematico: guida pratica all’uso della posta certificata.

Con l’introduzione del Processo civile telematico sono state introdotte numerose norme [1] che prevedono, per l’avvocato, la facoltà o l’obbligo di avvalersi della posta elettronica certificata. Si pensi alla possibilità di citare i testimoni, all’interno del processo civile, con PEC. Perciò val la pena esaminare gli aspetti essenziali della più recente normativa, anche alla luce dei dati “tecnici” che caratterizzano tale innovativo sistema di comunicazione.

Cos’è la Posta elettronica certificata?

È quel sistema che fornisce al mittente la documentazione (in formato elettronico) attestante l’invio e la consegna di documenti informatici. Insomma, si tratta di sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi”.

Che effetto ha l’invio di una PEC?

Gli effetti della PEC sono per legge equiparati a quelli di una raccomandata a.r. con il servizio postale e, addirittura, alla notificazione.

La legge dispone infatti che “la trasmissione del documento informatico per via telematica, equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta”.

Esiste un elenco pubblico delle PEC?

Avvocati, commercialisti e ogni altro libero professionista è obbligato a comunicare all’Ordine di appartenenza il proprio indirizzo di PEC che confluisce, successivamente, nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE).

Anche le società e le ditte individuali devono avere per legge un indirizzo PEC. Chiunque può conoscere l’indirizzo PEC di tali soggetti accedendo al registro Ini-Pec.

Ci si può domiciliare presso un indirizzo PEC?

Si. L’indicazione dell’indirizzo di PEC assume primaria importanza quale “domicilio legale” ai fini di tutte le comunicazioni.

C’è un limite di dimensione della PEC e dei relativi allegati?

La casella di PEC, ai fini del Processo civile telematico, “deve disporre di uno spazio disco minimo pari a 1 Gigabyte” e la busta telematica ha una dimensione massima di 30 Megabyte. Ciò vuol dire che il messaggio di PEC non può contenere documenti (allegati) che superino i 30 Megabyte.

Come ci si difende in caso di SPAM?

La legge impone l’adozione di misure di sicurezza tanto in capo al gestore di PEC, quanto all’utente. In particolare, il gestore “è tenuto ad adottare software antispam”.

Quali sono gli obblighi dell’avvocato in relazione alla sua PEC?

1) Egli è tenuto a dotare il terminale informatico utilizzato di software idoneo a verificare l’assenza di virus informatici per ogni messaggio in arrivo e in partenza e di software antispam idoneo a prevenire la trasmissione di messaggi di posta elettronica indesiderati;

2) è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia;

3) è tenuto a dotarsi di servizio automatico di avviso dell’imminente saturazione della propria casella di posta elettronica certificata e a verificare la effettiva disponibilità dello spazio disco a disposizione.

Si può cambiare la propria PEC?

Si. Anche se la PEC è stata comunicata all’Ordine, e quindi al RegIndE, può essere cambiata in qualsiasi momento, ma agli effetti di legge rileva unicamente quella che è presente nel registro degli indirizzi elettronici.

Come funziona l’invio di una PEC?

a) il messaggio di posta elettronica certificata creato dall’utente viene inviato al server del gestore del mittente (GM);

b) il gestore mittente (GM) verifica l’identità del mittente mediante la corrispondenza delle credenziali di accesso (login e password) e predispone la ricevuta di accettazione che viene inviata al mittente;

c) lo stesso gestore mittente (GM) provvede ad imbustare il messaggio nella ‘‘busta di trasporto” e lo firma digitalmente;

d) la busta di trasporto viene inviata al gestore del destinatario (GD) che esegue i controlli sulla validità sia della firma apposta alla busta di trasporto sia del messaggio inviato;

e) il messaggio viene reso disponibile al destinatario e viene inviata dal gestore del destinatario (GD) una ricevuta di consegna al mittente. Il messaggio di PEC è contenuto nella “busta di trasporto” che è sostanzialmente è un file.

 

Quando si può ritenere notificata una Pec?

Vale il principio della trasmissione: in pratica, la ricezione da parte del mittente della seconda ricevuta (quella di consegna) attribuisce effetti legali all’invio del messaggio indipendentemente dalla effettiva lettura dello stesso da parte del destinatario (la ricevuta di consegna del gestore di PEC del destinatario attesta la corretta ricezione del messaggio).

Questo significa che se il destinatario non ha aperto la propria casella di posta elettronica certificata per qualsiasi motivo (sia anche dipeso da un difetto di funzionamento del proprio computer, dall’assenza di energia elettrica, dall’essere fuori sede, ecc.), il messaggio si considera comunque consegnato e, soprattutto, conosciuto.

Le ricevute della PEC

Ad ogni invio di Pec, il gestore genera una ricevuta di accettazione e una ricevuta di consegna. Esse sono la prova della validità della trasmissione e ricezione del messaggio, per cui è necessario conservarle all’interno del proprio hard disk. Si consiglia un archivio ordinato, magari in base alla pratica, alla data o all’oggetto della comunicazione.

Le ricevute rilasciate dai gestori garantiscono la provenienza, l’integrità e l’autenticità del messaggio di posta elettronica certificata.

In ogni caso, i gestori di PEC sono obbligati a tenere traccia delle trasmissioni dei messaggi conservando in un registro i dati (log) per trenta mesi. Tale registro deve contenere le seguenti informazioni:

– il codice identificativo univoco assegnato al messaggio originale (Message-ID)

– la data e l’ora dell’evento

– il mittente del messaggio originale

– i destinatari del messaggio originale

– l’oggetto del messaggio originale

– il tipo di evento (accettazione, ricezione, consegna, emissione ricevute, errore, ecc.)

– il codice identificativo (Message-ID) dei messaggi correlati generati (ricevute, errori, ecc.)

– il gestore mittente

– il gestore di PEC è obbligato a conservare i log dei messaggi ad intervalli temporali non superiore alle 24 ore, apponendo la marca temporale.

Che succede se la Pec non viene consegnata al destinatario?

In questi casi il gestore invia al mittente (entro le ventiquattro ore successive all’invio) un avviso di mancata consegna per superamento dei tempi massimi previsti oppure per rilevazione di virus informatici.

Il processo è il seguente: una volta inviato il messaggio, se nelle 12 ore successive il gestore del mittente non riceve dal gestore del destinatario la ricevuta di consegna o di presa in carico, comunica al mittente che “il gestore del destinatario potrebbe non essere in grado di realizzare la consegna del messaggio”.

E’ sufficiente che il gestore, nelle prime 12 ore, abbia ricevuto almeno una delle due ricevute per non emettere l’avviso di mancata consegna relativo alle prime 12 ore.

In presenza di anomalie viene generata la busta di anomalia che contiene il messaggio errato o non di posta elettronica certificata (si pensi all’invio di un messaggio di PEC ad una casella non di PEC).

Sono previsti sistemi di alert in caso di altre anomalie quali, ad esempio, virus.

note

[1] Tra le principali norme che sono state modificate e tra queste vanno annoverate le seguenti:

a) art. 125 c.p.c.: viene introdotto l’obbligo di indicare negli atti l’indirizzo di posta elettronica certificata comunicato al proprio Ordine. L’indirizzo di PEC deve essere lo stesso di quello che risulta al RegIndE in quanto comunicato all’Ordine e non può essere indicato altro indirizzo di PEC, posto che comunicazioni e notifiche sono effettuate utilizzando l’account del RegIndE.

b) art. 136 c.p.c.: per le comunicazioni è valida questa norma solo in via residuale;

c) art. 137 c.p.c.: per le comunicazioni è valida questa norma solo in via residuale;

d) art. 45 d.a.c.p.c.d.t.: il messaggio di PEC deve contenere copia del provvedimento integrale;

e) art. 250 c.p.c.: l’intimazione ai testimoni si può effettuare anche a mezzo PEC;

f) art. 149-bis c.p.c.: se non è fatto espresso divieto dalla legge, la notificazione può eseguirsi a mezzo posta elettronica certificata, anche previa estrazione di copia informatica del documento cartaceo;

g) art. 366 c.p.c.: il ricorso per cassazione e il controricorso devono contenere l’indicazione dell’indirizzo di PEC del difensore;

h) art. 518 c.p.c.: l’ufficiale giudiziario trasmette copia del processo verbale al creditore e al debitore che lo richiedono a mezzo posta elettronica certificata;

i) art. 173-bis d.a.c.p.c.d.t.: l’esperto invia copia della relazione a mezzo posta elettronica certificata ai creditori procedenti o intervenuti e al debitore, anche se non costituito, almeno quarantacinque giorni prima dell’udienza fissata ai sensi dell’articolo 569 del codice di procedura civile;

j) art. art. 173-quinquies d.a.c.p.c.d.t.: Il giudice, con l’ordinanza di vendita di cui all’articolo 569, terzo comma, del codice, può disporre che la presentazione dell’offerta d’acquisto e la prestazione della cauzione ai sensi degli articoli 571, 579, 580 e 584 del medesimo codice possano avvenire con sistemi telematici di pagamento ovvero con carte di debito, di credito o prepagate o con altri mezzi di pagamento con moneta elettronica disponibili nei circuiti bancario e postale e mediante la comunicazione, a mezzo posta elettronica certificata.

Autore immagine: 123rf com


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2 Commenti

  1. Ancora non ho capito se un professionista, munito di PEC regolarmente iscritta al ReGinDe e al proprio ordine professionale, possa avere un’altra PEC personale

  2. Non sono un legale e rispondo in base a ciò che conosco. Ognuno, come semplice cittadino, può avere una PEC per altri usi. Può richiederla a tanti enti o gestori di mail ordinarie, ma è a pagamento annuale.

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