Come dare data certa a un documento

Cos’è e a cosa serve la data certa: il timbro postale, la Pec e l’autentica.

Le scritture private sono valide anche senza bisogno che un pubblico ufficiale attesti l’autenticità delle firme. Tuttavia, in alcuni casi, potrebbe essere opportuno certificare la data, in modo che questa faccia piena prova nei confronti dei terzi e della pubblica amministrazione. È ciò che si chiama data certa: la data certa non è che un’attestazione volta ad escludere che il documento possa essere artificiosamente retrodatato, magari per superare qualche contestazione o problema legale. Ma come dare data certa a un documento? Vediamo, più nello specifico, cos’è la data certa e a cosa serve, per poi passare all’elenco delle modalità con cui si può ottenere questo servizio. 

Cos’è la data certa e a cosa serve?

La data certa è l’attestazione, di norma fatta da un pubblico ufficiale (ma, come vedremo a breve, oggi anche da soggetti privati), che serve a garantire che un documento è stato redatto, senza alcuna possibilità di smentita, in uno specifico giorno. 

Come noto infatti, è materialmente possibile redigere una scrittura e poi riportarvi una data ormai trascorsa. Si pensi al caso di due persone che, redigendo un contratto di comodato di un appartamento e del relativo arredo in data 1.01.2023 vi appongano invece la data del 1.01.2020, magari al fine di ledere eventuali diritti di terzi. Nessuno potrebbe accorgersi della falsificazione, non avendo partecipato alla formazione dell’atto. Proprio per escludere frodi, la legge, in alcuni casi, richiede che il documento abbia una data certa. 

Insomma, la data certa serve per stabilire la validità di un documento e l’ordine cronologico degli eventi.

Chi fa la data certa?

La data certa può essere apposta da un pubblico ufficiale come un notaio, un postino, un funzionario governativo, o da un’organizzazione privata che ha la capacità di attestare l’autenticità del documento. Inoltre la data certa può essere apposta anche mediante un sistema informatico che garantisca la sicurezza e l’immutabilità dei documenti digitali.  

Come dare a un documento data certa?

Ci sono diversi modi per dare una data certa a un documento, a seconda del tipo di documento e del contesto in cui deve essere utilizzato. Ecco alcune opzioni comuni:

• autentica delle firme: l’autentica del notaio non serve solo a dare certezza alle firme ma anche alla data del documento stesso;
• timbro e firma di un notaio o di un funzionario pubblico (ad esempio un funzionario del Comune) che può timbrare e firmare un documento per attestare che esso è stato creato in una data specifica;
• attestazione di altri pubblici ufficiali: qualsiasi documento redatto dalla polizia, i carabinieri, un giudice, ecc. hanno la data certa proprio perché provengono da un soggetto che, in virtù dei propri poteri, è in grado di conferire al documento stesso valore di “piena prova”;
• il timbro di un postino: il postino è un pubblico ufficiale. Sicché il timbro che questi appone sulle lettere – ed in particolare sulle raccomandate – conferisce valore di certezza alla data riportata sul timbro medesimo; 
• sistemi di Marca Temporale: sono sistemi informatici che garantiscono la sicurezza e l’immutabilità dei documenti digitali. La marca temporale è una forma di data certa per i documenti digitali, che garantisce l’autenticità e l’integrità del documento, così come l’ora e la data di creazione;
• certificato digitale: un certificato digitale è un documento elettronico che attesta l’identità di un individuo o di un documento. Ad esempio, inviando una PEC – ossia una posta elettronica certificata – la comunicazione assume in automatico una data certa che viene garantita dal gestore della posta;
• data certa fornita da un’organizzazione privata: alcune organizzazioni private, come le società di certificazione, possono fornire una data certa per i documenti, attraverso un processo di verifica e di attestazione dell’autenticità;

È importante sottolineare che per alcuni tipi di documenti, come ad esempio per documenti legali o fiscali, la data certa deve essere rilasciata da un’autorità pubblica o da un’organizzazione accreditata dalle autorità competenti.

Come si ottiene la data certa con il timbro postale?

Un tempo Poste Italiane forniva un apposito servizio chiamato appunto “data certa”: dietro pagamento, un postino inseriva un timbro sul documento da autenticare. Oggi questo servizio non esiste più. L’unico modo per poter dare data certa tramite il timbro postale è spedire una raccomandata. La raccomandata può essere spedita anche a sé stessi. Così, ad esempio, due persone che redigono un contratto e vogliono dare ad esso data certa non devono far altro che ripiegarlo su sé stesso e, nella forma della raccomandata senza busta, inviarlo tramite raccomandata a chiunque (anche a una delle medesime parti o ad entrambe).

La raccomandata senza busta è quella raccomandata che viene spedita non già all’interno della tradizionale busta, ma tramite piegatura dei fogli su sé stessi, con apposizione dell’indirizzo, del francobollo e del timbro postale sulla facciata bianca. Leggi come fare nella nostra guida sulla raccomandata senza busta.

Non ha quindi valore il timbro postale se apposto su un foglio diverso da quello a cui si vuol dare la data certa. Come chiarito dalla Cassazione [1], il timbro postale, ma a patto che il foglio su cui risulta apposto il sigillo formi un corpo unico con la carta che contiene le pattuizioni dei contraenti.