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Guida al VIES per gli operatori IVA

2 Aprile 2016 | Autore:
Guida al VIES per gli operatori IVA

Il sistema VIES: iscrizione, cancellazione, significato, scopo, origine del sistema obbligatorio che garantisce gli acquisti e gli scambi intracomunitari.

Il sistema VIES è un sistema organizzato di scambio di informazioni e di dati relativi agli operatori economici residenti o identificati o rappresentati fiscalmente nel territorio dell’intera Unione Europea.

Che cosa significa VIES

VIES significa “Vat Information Exchange System” la cui traduzione in italiano è “Sistema per lo Scambio di Informazioni Iva”.

Il VIES è particolarmente importante perché permette agli operatori economici dei Paesi Membri dell’Unione Europea di ottenere un identificativo fiscale europeo (numero identificativo intracomunitario ai fini IVA, rappresentato dal numero di iscrizione all’IVA preceduto da un suffisso diverso per ogni Stato Membro, per l’Italia “IT”).

Detto numero identificativo internazionale deve essere utilizzato negli scambi di beni e servizi fra operatori di tutti i Paesi membri dell’UE.

Esso serve altresì, come si vedrà in seguito, per verificare la corretta applicazione dell’IVA negli scambi di beni e/o servizi, fra imprese appartenenti a Stati Membri diversi.

Che scopo ha il VIES

Gli scopi del VIES sono diversi:

  • il primo, nonché più importante, è sicuramente quello di contrastare le frodi IVA internazionali, le cosiddette “frodi-carosello”, l’abuso del diritto e l’evasione dell’imposta in genere;
  • il secondo è quello di agevolare l’attività gestionale delle imprese, raccogliendo, in un unico data base accessibile a tutti gli operatori, le informazioni e gli identificativi relativi alle imprese stesse ai fini del controllo della esistenza dei clienti/fornitori che nei Paesi esteri, sono co-interessati dagli scambi di beni e servizi;
  • il terzo è quello di mettere a disposizione degli operatori di ogni Stato membro, uno strumento di verifica delle partite iva comunitarie, che consenta di evitare accertamenti fiscali e sanzioni qualora, negli scambi intrattenuti con imprese di altri Stati membri, si incontrino operatori poco affidabili o privi dei requisiti per essere considerati operatori intracomunitari ai fini della applicazione del tributo.

 

Qual è l’origine del VIES

Le ragioni della necessità del controllo sono state già spiegate in precedenza, ma l’origine della problematica è di natura transnazionale.

Infatti l’IVA è un tributo armonizzato, cioè un tributo che viene riscosso dallo Stato ma che viene attribuito all’Unione Europea, e che, insieme al sistema delle accise e dei dazi doganali per le importazioni da Paesi extra UE, costituisce l’ossatura delle entrate che permettono la sussistenza e lo sviluppo comunitari.

Dunque si tratta di un tributo che potremmo definire “europeo” ed infatti la normativa di riferimento in materia, pur essendo contenuta nel DPR 633/72, viene continuamente aggiornata e modificata da Direttive dell’UE che, di frequente, modificano ed integrano le norme nazionali.

Tuttavia l’armonizzazione del sistema IVA a livello internazionale non è ancora stata completata, dunque ogni Stato membro mantiene il diritto di stabilire le aliquote di imposta applicabili, le esclusioni, le esenzioni ed i regimi agevolati.

Questa parziale autonomia non consente dunque di poter stabilire a priori regole valide allo stesso modo per tutti gli operatori stabiliti nei Paesi membri dell’UE.

Dunque occorre sistematizzare le informazioni in modo tale che tutti gli operatori dei vari Paesi possano avere dei punti di riferimento certi per evitare di commettere, anche inconsapevolmente a volte, infrazioni e/o violazioni alle norme IVA, domestiche e comunitarie.

 

La storia del VIES

Da un punto di vista storico la strada per giungere al VIES è stata molto lunga ed i professionisti che operavano già prima degli anni 2000 ricorderanno le difficoltà enormi che sussistevano per ottenere le informazioni sulle partite IVA estere con le quali si poteva ritenere valido giuridicamente lo scambio intracomunitario ed evitare così, durante gli accertamenti degli uffici dogane sugli adempimenti Intrastat, la contestazione delle operazioni ritenute non intracomunitarie con applicazione dell’IVA nazionale alla cessione effettuata, e conseguente sovraccarico di sanzioni ed interessi, estesi anche al modello Intrastat presentato, che veniva considerato come dichiarazione infedele.

Spesso fra la banca dati messa a disposizione del contribuente sul sito dell’Agenzia delle Entrate e quella a disposizione degli uffici internamente, sussistevano differenze considerevoli e ancora più spesso era impossibile comprendere quando le partite IVA estere non rientravano in quelle considerate valide, perché magari nel Paese membro corrispondente il soggetto passivo di imposta godeva di agevolazioni o agiva in regime di esclusione dall’imposta, o ancora secondo la normativa estera, ad esempio nel caso di trasformazioni e fusioni, la partita IVA estera del soggetto veniva cambiata d’ufficio ma non comunicata all’operatore nazionale.

Finalmente con il VIES, adottato a livello intracomunitario da tutti i Paesi Membri dell’UE, oggi è più facile accedere al sistema informativo internazionale ed i risultati delle verifiche sono più attendibili di quelli che si potevano ottenere in passato.

Con il VIES permane l’obbligo di verifica della validità della Partita IVA

Tuttavia, la sola iscrizione al sistema VIES, (requisito formale), non solleva gli operatori nazionali dall’obbligo di verifica della validità, a livello intracomunitario, della partita IVA del cliente/fornitore residente in altro Stato Membro dell’UE con il quale avviene lo scambio di beni o servizi, che deve essere considerato soggetto passivo d’imposta ai sensi delle norme vigenti nel territorio in cui esso è stabilito (requisito sostanziale).

Chi è obbligato all’iscrizione al VIES?

Sono obbligati all’iscrizione al sistema VIES tutti i “soggetti IVA che esercitano attività impresa, arte o professione, nel territorio dello Stato, o vi istituiscono una stabile organizzazione” che vogliono o devono scambiare beni e/o servizi con operatori di altri Paesi membri dell’UE allo scopo di poter compiere operazioni intracomunitarie.

In dettaglio i soggetti di cui sopra sono:

  • gli esercenti arti o professioni (anche se contribuenti minimi);
  • le imprese residenti (anche se contribuenti minimi);
  • le stabili organizzazioni di imprese non residenti;
  • i soggetti non residenti che si avvalgono di un rappresentante fiscale nominato in Italia;
  • i soggetti non residenti che si identificano ai sensi dell’art.35-ter [1];
  • gli enti non commerciali non soggetti passivi, che chiedono la partita Iva per acquisti intracomunitari oltre il limite di 10mila euro, se superato anche in corso d’anno solare, o al fine di pagare l’IVA in Italia sugli acquisti intracomunitari;
  • agricoltori in regime di esonero, nel caso di acquisti intracomunitari di beni oltre il limite o per opzione di applicazione dell’IVA in reverse charge.

 

Le modalità di iscrizione al VIES

L’iscrizione al VIES è gratuita.

Si possono iscrivere al VIES sia soggetti IVA nuovi che soggetti già operativi e titolari di partita IVA.

I nuovi soggetti IVA possono effettuare la comunicazione di iscrizione al VIES attraverso la dichiarazione di inizio attività, compilando il campo “Operazioni Intracomunitarie” del quadro I dei modelli AA7 (soggetti diversi dalle persone fisiche) o AA9 (imprese individuali e lavoratori autonomi).

I soggetti già titolari di partita IVA, invece, possono iscriversi al VIES utilizzando i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate, direttamente (Entratel) o tramite intermediari incaricati, manifestando l’opzione nei modelli di cui sopra.

Un caso particolare è rappresentato dagli enti non commerciali non soggetti passivi IVA che effettuano acquisti dall’estero.

Questi soggetti non sono obbligati all’iscrizione VIES non esercitando attività d’impresa, tuttavia se superano il limite di 10mila euro di acquisti nell’anno solare, divengono sottoposti all’obbligo, devono richiedere un identificativo IVA internazionale a titolo anagrafico e devono iscriversi al sistema VIES, barrando la casella “C” del quadro A del modello AA7.

Altrettanto accade per gli agricoltori che operano in regime di esonero e che devono adottare la stessa procedura di cui sopra.

VIES: decorrenza dell’operatività intracomunitaria

Sino all’entrata in vigore del Decreto Semplificazioni [2], i soggetti che si iscrivevano al sistema VIES dovevano attendere 30 giorni dalla richiesta per poter effettuare operazoni intracomunitarie.

Tale periodo era ritenuto necessario per consentire all’Agenzia delle Entrate di effettuare i controlli necessari ad escludere che l’operatore che richiedeva l’iscrizione fosse un soggetto privo di effettiva attività economica, creato solo per porre in atto frodi, elusioni o evasioni d’imposta.

Tali controlli venivano effettuati automaticamente ma i verificatori si trovavano quasi sempre alle prese con attività neonate che, per definizione e strutturalmente non potevano essere valutate con oggettività sotto il profilo della presunta artificiosità del soggetto.

Inoltre la sospensione temporanea dell’operatività intracomunitaria allo scopo di consentire controlli amministrativi avrebbe esposto l’Italia probabilmente ad una procedura di infrazione da parte della autorità europee.

Dunque ora il controllo viene effettuato comunque, ma a posteriori.

Pertanto oggi è possibile effettuare operazioni intracomunitarie sin dal momento della richiesta di iscrizione al VIES o dall’esercizio dell’opzione in caso di soggetto già esistente.

Archivio VIES: l’archivio online delle partite IVA comunitarie

Uno degli scopi fondamentali del sistema VIES è quello di costituire un archivio online delle partite IVA comunitarie, ovvero di offrire la possibilità agli operatori intracomunitari di ogni Paese membro dell’UE di verificare l’esistenza e la validità formale e sostanziale dell’identificativo IVA comunitario di un operatore commerciale stabilito in un altro Paese membro, prima di instaurare rapporti commerciali con esso.

Sul sito dell’Agenzia delle Entrate è disponibile questo archivio per la verifica ed il controllo delle partite IVA comunitarie: è denominato, appunto, Archivio VIES.

Pertanto tutti gli operatori nazionali, prima di iniziare rapporti di scambio con controparti operative in altri Paesi membri dell’Ue devono verificare tramite l’archivio suddetto la sussistenza del soggetto estero come soggetto passivo Iva identificato regolarmente nel proprio Paese.

Detto controllo va effettuato non soltanto prima di iniziare un rapporto commerciale con nuovi operatori comunitari, ma anche, a distanza di tempo, periodicamente, per verificare che non vi siano stati mutamenti nella validità sostanziale e nella regolarità dell’identificativo IVA estero.

 

Come si eseguono le operazioni intracomunitarie: i necessari controlli

Le istruzioni per effettuare le operazioni intracomunitarie correttamente, sia sotto il profilo contabile che sotto il profilo fiscale, sono riepilogate in una risoluzione dell’Agenzia delle Entrate [3].

Archivio VIES cosa controllare?

I controlli effettuati tramite l’archivio VIES non sempre sono definitivi, infatti, a causa delle differenza fra regimi IVA interni ai vari Paesi membri dell’UE non si può escludere che un identificativo IVA esista ma venga modificato in corso d’anno con il passaggio ad un regime agevolato che non consente la detrazione dell’IVA o che consente una detrazione forfetizzata, come accade in Italia ad esempio con il regime degli ex minimi oggi forfettari.

Pertanto occorre porre estrema attenzione non solo alla presenza dell’identificativo IVA estero nel sistema VIES (requisito formale), ma anche all’acquisizione di tutti quei dati necessari ad escludere che l’operatore comunitario controparte goda di agevolazioni od esenzioni che condizionino la regolarità dell’identificativo fornito e che esso sia pienamente assoggettato alla normativa IVA interna di quel Paese (requisito sostanziale).

La presunzione ovviamente è che se l’identificativo IVA estero risulta inserito nell’archivio VIES significa che sono rispettate sia la regolarità formale che quella sostanziale, ma, considerato che i tempi di aggiornamento delle modifiche eventualmente effettuate all’estero, seppur ridotti proprio grazie all’adozione dell’archivio unico, potrebbero non coincidere nelle varie normative, la esecuzione di tutti i controlli documentali possibili senza condizionare il rapporto commerciale, è comunque una scelta opportuna.

Che cosa succede se si opera senza avere l’iscrizione al VIES

Qualora il contribuente operi intracomunitariamente senza avere l’iscrizione al VIES, egli si troverà in regime di violazione della normativa nazionale e comunitaria. La risoluzione citata [2] indica la procedura da seguire in questi casi, ma occorre in ogni caso provvedere ad una tardiva iscrizione al VIES da eseguirsi immediatamente. Ciò non sana la violazione commessa, ma renderà legittime le future operazioni intracomunitarie.

Quando si opera senza iscrizione al VIES l’operazione si ritiene come effettuata in Italia e non potrà essere registrata con il doppio protocollo sia nel registro degli acquisti che delle fatture emesse perché rappresenta una operazione soggetta ad IVA ordinaria, da pagarsi in Italia essendo l’acquisto assimilabile ad un acquisto effettuato nel territorio dello Stato.

Altresì andrà informato l’operatore estero corrispondente che dovrà assolvere l’imposta con l’aliquota tipica delle operazioni di cessione in vigore nel suo Paese: a tale notifica provvederà in ogni caso l’Agenzia delle Entrate al momento della verifica della irregolarità.

Tuttavia si ritiene che questa fattispecie sia in oggi davvero rara da riscontrarsi nella realtà, in quanto nessun operatore estero accetterebbe di cedere o acquistare beni o servizi da un operatore nazionale non presente nel VIES al controllo preventivo che deve essere effettuato.

Come si esce dal sistema VIES

La norma, portata dal Decreto Semplificazioni [2] sopra citato, ha stabilito che la cancellazione dal sistema VIES può avvenire:

  • per revoca da parte dell’Agenzia delle Entrate in caso di controllo posticipato con esito negativo, rispetto alla completezza ed all’esattezza dei dati forniti al momento dell’iscrizione;
  • per revoca d’ufficio, da parte dell’Agenzia delle Entrate, in caso di mancata presentazione di elenchi riepilogativi delle operazioni intracomunitarie per quattro trimestri consecutivi, successivi all’iscrizione o, successivamente all’esecuzione dell’ultima operazione intracomunitaria valida (a scorrimento);
  • per cessazione facoltativa da parte del contribuente.

Tuttavia sulla revoca da parte degli uffici sussistono dubbi applicativi, infatti la tassazione nel Paese di destinazione delle operazioni intracomunitarie trova la propria origine nella norma che individua la soggettività passiva dell’operatore comunitario nel proprio Paese di stabilimento (requisito sostanziale) e non l’iscrizione al VIES (requisito formale).

In tal senso la procedura prevede che, in caso di revoca d’ufficio, (mancato invio di elenchi per quattro trimestri consecutivi), prima di provvedere alla cancellazione dall’archivio VIES, l’Agenzia delle Entrate invia comunicazione preventiva al contribuente invitandolo a fornire chiarimenti e spiegazioni del mancato invio degli elenchi.

Qualora, decorsi 60 giorni dall’invio della comunicazione preventiva, il contribuente non invii gli elenchi o non invii spiegazioni e giustificazioni, l’Agenzia procede alla cancellazione dall’archivio VIES.

In caso di cessazione facoltativa a parte del contribuente dovranno essere utilizzate le stesse procedure e gli stessi modelli utilizzati per l’iscrizione.


note

[1] Dpr 633/1972 art. 35-ter

[2] D.Lgs. n. 175/2014, art. 22

[3] Agenzia delle Entrate, Risoluzione 42/E/2012


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