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Documenti da conservare: quali sono e per quanto tempo

19 Aprile 2016
Documenti da conservare: quali sono e per quanto tempo

Ricevute, multe, fatture, scontrini, spedizioni, cambiali, titoli e diplomi: tutte le date di scadenza, i documenti da tenere sino alla pensione e quelli da conservare per sempre.

Quante volte nel risistemare archivi, carpette (per i più ordinati), o documenti sparsi per la casa o scontrini ritrovati nelle tasche dei pantaloni o nella borsa, vi siete domandati: devo tenere questo documento o posso cestinarlo e fare spazio?

L’utilità di conservare i documenti è presto detta: evitiamo di pagare due volte qualcosa che abbiamo già pagato, evitiamo sanzioni e interessi nel caso ci venga contestato il pagamento, possiamo attivare una garanzia e così via.

In questa guida vi spieghiamo quali documenti e per quanto tempo è utile conservarli. Infatti non tutti i documenti hanno la stessa scadenza di conservazione: essa può variare da pochi mesi a per sempre.

Documenti da conservare per 6 mesi

  • Ricevute emesse da strutture turistiche quali alberghi e pensioni. 6 mesi infatti è il tempo limite entro il quale i titolari di tali strutture possono richiedere il pagamento di servizi che risultino non pagati.

Documenti da conservare dai 12 ai 18 mesi

  • Ricevute di spedizionieri o trasportatori relative a spedizioni in Paesi europei: 12 mesi;
  • Ricevute di spedizionieri o trasportatori relative a spedizioni in Paesi extraeuropei: 18 mesi.

Documenti da conservare da 1 a 5 anni

  • Ricevute relative a rette e mense scolastiche o iscrizioni a corsi di attività sportive: 1 anno per dimostrazione dell’avvenuto pagamento; 5 anni se sono state portate in detrazione nella dichiarazione dei redditi;
  • Ricevute relative ad assicurazioni: 1 anno per dimostrazione dell’avvenuto pagamento; 5 anni se sono state portate in detrazione nella dichiarazione dei redditi.

Documenti da conservare da 2 a 5 anni

  • Scontrini degli acquisti: 2 anni per far valere la garanzia del prodotto acquistato; 5 anni se si riferiscono ad acquisti di medicinali e sono stati portati in detrazione nella dichiarazione dei redditi;

Documenti da conservare da 3 a 5 anni

  • Ricevuta di pagamento del bollo auto: 3 anni. È questo infatti il lasso di tempo entro il quale la Regione, l’ente al quale viene versata la tassa di circolazione, può contestare la mancata effettuazione del pagamento. Una recente sentenza della Cassazione ha allungato il termine di 4 mesi oltre i 3 anni. Per questo motivo, per evitare contestazioni è meglio conservare il documento per 4 anni; 5 anni se il costo sostenuto è stato scaricato (anche se solo in parte) dalle imposte;
  • Fatture, notule, parcelle di avvocati, commercialisti o altri professionisti, elettricisti, idraulici, meccanici ecc.: 3 anni per dimostrare l’avvenuto pagamento; 5 anni se il costo sostenuto è stato scaricato (anche se solo in parte) dalle imposte;
  • Cambiali: 3 anni.

Documenti da conservare per 5 anni

  • Spese condominiali;
  • Canoni di locazione;
  • Bollette di gas, luce e telefono fisso (per la telefonia mobile i termini sono diversi). Il periodo in questione inizia dalla data di scadenza prevista per il pagamento;
  • Ricevute di pagamento relative alle rate dei mutui.

Trascorso tale periodo l’istituto bancario non può più contestare un eventuale mancato pagamento di una rata. Sarebbe opportuno però nel caso il bene sia gravato da ipoteca, conservare tutte le ricevute di pagamento fino alla cancellazione dell’ipoteca sul bene a garanzia.

  • Certificazioneunica dei redditi (CUD) e Certificazione Unica (CU)
  • Ricevute di pagamento relative a multe subite per una contravvenzione al Codice della strada: 5 anni è infatti il termine di prescrizione per le contravvenzioni che decorrono dalla data di notifica della multa;
  • Ricevute di pagamento delle tasse sui rifiuti (TARSU/TIA/TARES);
  • Ricevute dell’ICI, dell’IMU e della TASI siano esse rappresentate da bollettini di conto corrente o da quietanze di pagamento del modello F24.

Per queste ultime il periodo si allunga se si è fruito della detrazione fiscale del 65% per gli interventi di efficientamento energetico e di adeguamento antisismico degli edifici, della detrazione del 50% per le ristrutturazioni edilizie, della detrazione del 50% per l’acquisto di mobili e grandi elettrodomestici, cosiddetto bonus arredi.

Documenti da conservare per 6 anni

Nel caso si abbia diritto a un credito di imposta, la documentazione va conservata fino al momento in cui l’Agenzia delle Entrate non effettua il rimborso.

Documenti da conservare per 10 anni

  • Ricevute di pagamento relative a bollette di telefonia mobile;
  • Canone RAI
  • Estratti conto bancari e postali

Documenti da conservare fino alla pensione

Tutti i documenti validi a dimostrare un rapporto dipendente e il relativo pagamento dei contributi pensionistici: contratti, buste paga, cedolini, ecc.

Documenti da conservare per sempre

  • Atti notarili
  • Rogiti
  • Atti di matrimonio
  • Atti di separazione
  • Atti di divorzio
  • Attestati
  • Diplomi


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