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Per quanto tempo conservare la busta paga?

11 marzo 2015


Per quanto tempo conservare la busta paga?

> Diritto e Fisco Pubblicato il 11 marzo 2015



Diritto del lavoro: la prescrizione del credito e le esigenze previdenziali del dipendente subordinato.

Per quanto tempo il lavoratore dipendente deve conservare, nei propri archivi, le buste paga che gli consegna il datore di lavoro?

In un’epoca in cui si sta diffondendo rapidamente l’archiviazione informatica di tutta la documentazione, anche di quella fiscale, diventa sempre più noioso e anacronistico mantenere un registro ordinato con le fatture, i pagamenti effettuati, quelli ricevuti e, non in ultimo, il CUD e le buste paga consegnate dal datore di lavoro al proprio dipendente. Non appena, quindi, ci si può sbarazzare di questa infinita serie di scartoffie, lo si fa volentieri (attenzione però alla privacy: mai buttare i fogli nella spazzatura senza prima averli fatti in “mille pezzi”).

Ebbene, per quanto tempo è prudente conservare le buste paga?

Il primo problema che potrebbe sorgere è quello di mantenere la documentazione in caso di contestazioni sul dare/avere tra ditta e lavoratore. Pertanto è bene sapere che, secondo il nostro codice civile, le somme che compongono la retribuzione si prescrivono in 5 anni da quando dovevano essere corrisposte, salvo alcune eccezioni (indennità sostitutiva delle ferie), rispetto alle quali la prescrizione è di 10 anni.

Secondo la Corte costituzionale, i 5 anni decorrono dalla cessazione del rapporto per quei rapporti di lavoro per i quali, in caso di licenziamento illegittimo, non è possibile chiedere la reintegra sul posto di lavoro.

Ciò detto, tuttavia, la busta paga potrebbe essere determinante anche per un’altra finalità: ossia qualora il datore di lavoro, per una qualsiasi ragione, ometta di versare i contributi. In tal caso, il documento cartaceo potrà essere la prova “chiave” per ottenere il pagamento della pensione. Ecco perché.

Fino a 5 anni, vale il criterio dell’automaticità: ossia, qualora riscontrati, i contributi vengono accreditati d’ufficio. Invece, una volta trascorsi i 5 anni, la cosiddetta carenza previdenziale (ossia l’omesso versamento dei contributi) può essere colmata dal lavoratore pagando il relativo onere, ma previa dimostrazione a suo carico dello svolgimento del rapporto in quel dato periodo.

Spesso, la busta paga è un elemento centrale per provare il rapporto, per cui è consigliabile la conservazione anche oltre i 5 anni, ossia per 10 anni massimo.

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