Pec obbligatoria: arrivano le istruzioni

29 Aprile 2015
Pec obbligatoria: arrivano le istruzioni

Posta elettronica certificata: ordini e registro ini-pec, nuove regole e dati di un Paese che ancora non usa il computer per comunicare.

La posta elettronica certificata è diventata obbligatoria dal 2008 per imprese e professionisti; nel 2012 è stata estesa anche alle ditte individuali. Eppure – dati raccolti dal Sole24ore – solo un soggetto su due ha risposto all’obbligo. In pratica il 50% di chi dovrebbe aver adempiuto alla normativa in questione si trova sprovvisto di un indirizzo di posta certificata.

Non solo. In molti sono coloro che non ne hanno ancora compreso l’utilizzo. Capita, a volte – situazioni segnalateci da lettori – che le imprese abbiano ricevuto dal proprio commercialista il servizio di apertura e registrazione di un indirizzo PEC, ma poi se ne siano disinteressati. Dopo anni, abbiano aperto la posta elettronica e vi hanno trovato cartelle esattoriali di Equitalia, credendo che l’accesso e l’apertura dei messaggi dovesse essere curato dal proprio professionista. Risultato: le cartelle si sono solidificate e il contribuente non può più fare ricorso.

Ed ancora, come non citare l’incredibile fenomeno delle migliaia di PEC duplicate? Qualcosa che potrebbe sembrare più il frutto di una bufala se non fosse stata già accertata dalla Corte di Appello di Bologna (leggi “Attenzione alle migliaia di PEC duplicate”).

Insomma, l’Italia sembra condannata ad essere, anche nelle comunicazioni elettroniche, il fanalino di coda dell’Europa. Gli studi usano il fax e la carta stampata piuttosto che fax-virtuali e le email certificate. C’è chi poi invia la “Raccomandata anticipata a mezzo PEC” (incredibile, ma vero!).

Di recente, poi, sono servizi come Register.it che consentono un servizio PEC gratuito (leggi, per approfondimento, l’articolo “Pec gratuita”).

Arrivano le istruzioni

Mercoledì 29 aprile 2015, il Ministero della Giustizia ha comunicato, sul proprio sito istituzionale, l’emanazione di una direttiva, d’intesa con il Ministero dello Sviluppo Economico, che fornisce le istruzioni necessarie alle imprese (società o ditte individuali) per adempiere all’obbligo di fornirsi di una casella di posta elettronica certificata.

Si considera legittimamente effettuata l’iscrizione al registro delle imprese dell’indirizzo di posta elettronica certificata di un’impresa soltanto se tale indirizzo è nella titolarità esclusiva di essa: si tratta di un requisito indispensabile per garantire la validità delle comunicazioni e delle notificazioni effettuate con modalità telematiche. Proprio per questo, prima dell’iscrizione, l’ufficio del registro delle imprese deve verificare che l’indirizzo non risulti già assegnato ad altra impresa. Se l’indirizzo risulta nell’esclusiva titolarità dell’impresa richiedente l’iscrizione, lo stesso ufficio dovrà appurare che la casella sia attiva: in caso contrario, sarà necessaria l’indicazione di un nuovo indirizzo.

Per evitare che siano presenti, nelle banche dati, indirizzi PEC non più esistenti o funzionanti, l’ufficio del registro delle imprese sarà tenuto a verificare, ogni due mesi, se le caselle PEC relative agli indirizzi iscritti nel registro siano attive o meno. Se l’esito è negativo, sarà necessaria, da parte dell’impresa, la presentazione di una domanda di iscrizione di un nuovo indirizzo entro 10 giorni, pena la cancellazione.

Pec duplicate: se uno stesso indirizzo PEC è iscritto sulla posizione di due o più imprese, e le caselle risultano attive, l’ufficio inviterà tutte le imprese diverse da quella che ha iscritto per ultima l’indirizzo, a presentare una nuova domanda di iscrizione.

Se un’impresa, sulla cui posizione non risulti iscritto alcun indirizzo PEC, anche a seguito di cancellazioni d’ufficio, presenta al registro delle imprese un’istanza di iscrizione, essa è sospesa fino a 45 giorni per le imprese individuali e a 3 mesi per le imprese societarie, per consentire l’integrazione dell’istanza con la comunicazione di un indirizzo PEC proprio e corrispondente ad una casella attiva.

Se la comunicazione non viene effettuata entro questi termini, l’istanza viene rigettata e si intende come non presentata: inoltre, saranno applicabili le sanzioni amministrative pecuniarie previste dall’art. 2194 c.c. per le imprese individuali e dall’art. 2630 c.c. per quelle societarie, per l’omessa iscrizione di atti o notizie nel registro delle imprese.

Ordini professionali

Ciascun ordine è tenuto a inviare il file.csv con i dati relativi ai propri professionisti iscritti, tramite la Pec dell’ordine indicata su www.indicepa.gov.it, all’indirizzo Pec: aggiornamento@cert.inipec.gov.it; nell’oggetto dell’invio deve essere specificato se si tratta di: un primo invio, digitando in tal caso ini -pec – primo invio – nome dell’ordine o aggiornamenti, digitando in tal caso in – pec – aggiornamenti.

Ai fini delle abilitazioni al portale Ini-Pec, nel messaggio della pec dovrà essere indicato anche il nome, cognome e codice fiscale del responsabile o referente dell’ordine o collegio.

Metà dei professionisti senza PEC

Ecco cosa si legge sul Sole24Ore di lunedì scorso. Un professionista su due non ha ancora un indirizzo di posta elettronica certificata (Pec), cioè un recapito email tramite il quale inviare e ricevere messaggi con valore legale, senza ricorrere alla vecchia raccomandata con ricevuta di ritorno.

Su 2,3 milioni di iscritti agli Ordini, sono stati registrati finora 1.152.809 indirizzi Pec. Con buona pace delle disposizioni che impongono ai professionisti (dal 2010) e alle imprese (dal 2011) di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata e di comunicarlo all’Ordine di appartenenza o al registro imprese. Un obbligo nato per imprimere un’accelerazione alle comunicazioni telematiche tra la pubblica amministrazione, le imprese e i professionisti, facendo viaggiare sempre meno carta tra gli uffici.


note

Autore immagine: 123rf com


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