Internet e posta elettronica dei dipendenti: il controllo dell’azienda

18 maggio 2015


Internet e posta elettronica dei dipendenti: il controllo dell’azienda

> Diritto e Fisco Pubblicato il 18 maggio 2015



Datore di lavoro: la privacy del lavoratore che utilizza il computer e le email sul lavoro.

Il Garante della Privacy ha appena pubblicato un nuovo vademecum di comportamenti in azienda che il datore di lavoro deve assumere per rispettare la riservatezza dei propri dipendenti. Nella guida, un posto particolare viene riservato al capitolo sull’uso di internet e della posta elettronica, che, come evidente, può comportare il rischio di intrusioni e di controlli subdoli.

Ecco, dunque, un elenco di tutti i comportamenti e delle precauzioni che l’azienda deve adottare.

Antivirus

Innanzitutto il datore di lavoro deve adottare le misure necessarie a garantire la sicurezza dei sistemi informatici e dei dati, anche per prevenire utilizzi indebiti. Questo significa che i computer aziendali, in uso ai dipendenti, devono essere dotati di antivirus e firewall in grado di evitare – per quanto possibile – eventuali crimini informatici suscettibili di prelevare i dati e le informazioni riservate tanto dell’azienda quanto del dipendente.

Controlli

Il datore deve informare, in modo particolareggiato (per esempio con un disciplinare interno, chiaro e aggiornato affiancato da un’idonea informativa) i dipendenti su quali siano le modalità di utilizzo degli strumenti messi a disposizione.

Inoltre deve comunicare se sono stati previsti controlli a distanza su accordo con i sindacati, e quali siano le conseguenze disciplinari in caso di violazioni. I controlli, infatti, da parte dell’azienda per motivi di sicurezza vengono considerati legittimi, ma a patto che vengano rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza: in altre parole lo strumento di controllo deve essere utilizzato solo per prevenire il rischio “sicurezza” e non deve eccedere tale finalità.

Cancellazione automatica dei dati

I programmi in uso dal personale dell’azienda devono essere impostati in modo da cancellare periodicamente ed automaticamente i dati personali relativi agli accessi ad internet e al traffico telematico, la cui conservazione non sia necessaria: è per esempio il caso dei famosi cookie che segnano il traffico e i movimenti dell’utente su internet.

Email

La corrispondenza, come noto, è segreta per Costituzione. Tuttavia, dall’altro lato, è anche indispensabile per le comunicazioni interne all’azienda e, quindi, per rendere efficiente il lavoro. Così è opportuno che il datore di lavoro assegni ai dipendenti un indirizzo email aziendale, da condividere con i colleghi (ad es. ufficioreclami@società.com) ed email individuali (ad es. rossi@società.com). Inoltre il datore potrà utilizzare i dipendenti ad usare i personali indirizzi di posta elettronica destinandoli ad un uso privato.

Si può altresì consentire al lavoratore di delegare un altro lavoratore (fiduciario) in caso di assenze prolungate, a leggere i messaggi di posta e ad inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per l’attività lavorativa. Di tale attività dovrebbe essere redatto apposito verbale e informato il lavoratore interessato.

In caso di assenze non programmate (ad es. per malattia), qualora il lavoratore non possa attivare la procedura descritta (anche avvalendosi di servizi webmail), il datore di lavoro può incaricare altro personale (ad esempio l’amministratore di sistema) di gestire la posta altrui.

 

Download

L’azienda deve chiarire ai dipendenti se questi sono autorizzati o meno a effettuare comportamenti come il download di software o di file musicali o l’uso dei servizi di rete con finalità ludiche o estranee all’attività lavorativa: si pensi alla navigazione su YouTube, su Facebook, ecc..

Il datore deve anche precisare, sul piano disciplinare, quali potranno essere le sanzioni che verranno applicate al dipendenti in caso di uso indebito della posta elettronica o della navigazione su internet.

note

Autore immagine: 123rf com

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