GPS sui veicoli aziendali: quando il controllo è illecito?

Multa al datore di lavoro per GPS continuamente attivo sui veicoli: viola privacy (GDPR) anche se serve per la tutela dei beni aziendali.

Nell’era digitale, la tecnologia GPS offre alle aziende strumenti potenti per gestire la propria flotta di veicoli: ottimizzare i percorsi, migliorare la sicurezza, localizzare i mezzi in caso di furto. La finalità dichiarata è spesso la tutela del patrimonio aziendale, un interesse certamente legittimo. Tuttavia, quando questi sistemi permettono un monitoraggio costante e dettagliato della posizione e dell’attività dei veicoli, sorge un conflitto potenziale con la privacy dei lavoratori che li guidano. Fino a che punto è lecito questo controllo? In caso di

Un provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali (datato 16 gennaio 2025 e pubblicato il 21 marzo 2025) ha inflitto una pesante sanzione a un’impresa proprio per l’uso di un sistema di geolocalizzazione ritenuto eccessivo, fornendo chiarimenti cruciali sui limiti imposti dal GDPR e dalle normative sul controllo a distanza. Analizziamo la decisione e le sue implicazioni.

In linea di principio, l’installazione di sistemi GPS sui veicoli aziendali può essere lecita

Le finalità per cui si installa il GPS devono essere legittime, specifiche e documentate. Ad esempio, possono essere considerate legittime finalità come:

• la tutela del patrimonio aziendale (localizzazione in caso di furto);
• la sicurezza del lavoratore (es. localizzazione in caso di emergenza);
• l’ottimizzazione logistica e l’efficienza operativa (es. assegnazione del percorso più breve, gestione consegne);
• l’adempimento di obblighi di legge (es. i furgoni portavalori).

Tuttavia, il punto nodale della questione non è solo se si può installare il GPS, ma come viene utilizzato e quali dati vengono raccolti. Il monitoraggio non può essere indiscriminato o eccessivo rispetto allo scopo dichiarato.

Quando è illecito il GPS sull’auto aziendale?

L’uso del GPS non deve essere previamente concordato con i sindacati o autorizzato dall’Ispettorato del Lavoro, come avviene, invece, per i sistemi di videosorveglianza sul luogo di lavoro. Ma il datore di lavoro è tenuto ad

Inoltre il monitoraggio non può avvenire h24, cioè continuamente e senza mai interruzioni. Cerchiamo di chiarire meglio questo secondo aspetto, poiché il primo non crea dubbi di sorta.

Nel caso specifico deciso con il provvedimento del 16 gennaio 2025, il Garante Privacy ha sanzionato un’impresa perché il suo sistema di geolocalizzazione (fornito da un’importante azienda di telecomunicazioni) permetteva un monitoraggio costante e continuativo della posizione dei veicoli; ciò è stato ritenuto in violazione di diverse norme del GDPR.

Il metodo di raccolta dei dati dati avveniva in modo più pervasivo di quanto descritto nell’informatica sulla privacy. I dipendenti non erano informati che la loro posizione veniva tracciata costantemente

Le modalità di funzionamento del sistema – che acquisivano in modo continuativo (seppur con un leggero differimento nella visualizzazione) informazioni su posizione, stato del veicolo (acceso/spento), telemetria e, indirettamente, sull’attività degli autisti – sono state ritenute eccedenti e non proporzionate rispetto alla finalità dichiarata di “tutela del patrimonio aziendale”.

Il Garante ha sottolineato che la tutela del patrimonio poteva essere perseguita con mezzi meno invasivi, trattando informazioni più limitate (es. localizzazione solo su richiesta in caso di allarme furto, tracciamento non continuo, dati aggregati e anonimizzati per fini statistici).

La raccolta così dettagliata e continua si è tradotta, di fatto, in una forma di monitoraggio continuo sull’attività dei dipendenti

L’azienda ha il diritto di proteggere i propri veicoli, che sono un suo patrimonio?

Il Garante della Privacy non contesta la legittimità della finalità di tutelare il patrimonio aziendale. È un interesse legittimo del datore di lavoro. Ciò che è stato contestato e sanzionato nel provvedimento non è l’obiettivo, ma il mezzo utilizzato per raggiungerlo.

Il punto focale è la proporzionalità: il trattamento dei dati personali (in questo caso, la geolocalizzazione continua e dettagliata) deve essere commisurato allo scopo. Se lo stesso obiettivo (proteggere i veicoli) può essere raggiunto con strumenti meno invasivi per la privacy dei lavoratori, l’azienda deve scegliere questi ultimi. Utilizzare un sistema che permette un monitoraggio costante, quando basterebbe una localizzazione attivabile solo in caso di furto, ad esempio, è considerato sproporzionato e quindi illecito.

Come si applica il principio di minimizzazione al GPS sui veicoli aziendali

Il principio di minimizzazione, sancito dall’articolo 5, paragrafo 1, lettera c) del GDPR, impone che i dati personali raccolti e trattati da un’azienda (o da chiunque tratti dati) debbano essere:

• adeguati: idonei a raggiungere la finalità dichiarata;
• pertinenti: effettivamente collegati e utili per quella finalità;
• limitati a quanto necessario: son si devono raccogliere più dati di quelli strettamente indispensabili per raggiungere lo scopo prefissato.

Applicato al caso del GPS sui veicoli aziendali per “tutela del patrimonio”, questo principio significa che: se per proteggere un veicolo dal furto è sufficiente poterlo localizzare dopo che è stato rubato, allora raccogliere la sua posizione ogni minuto, 24 ore su 24, insieme a dati sullo stato del motore e sulla telemetria, è una violazione della minimizzazione. Si raccolgono dati in eccesso rispetto alla finalità dichiarata, trasformando di fatto lo strumento di tutela patrimoniale in uno strumento di controllo continuo (e spesso illecito) dell’attività del dipendente.

Come usare un GPS sui veicoli aziendali in modo legale?

Alla luce del provvedimento del Garante e dei principi generali del GDPR e della normativa lavoristica, un’azienda che intende utilizzare sistemi di geolocalizzazione sui veicoli (GPS) dovrebbe:

1. definire finalità chiare e legittime ossia stabilire precisamente perché si vuole utilizzare il GPS (es. sicurezza autista, antifurto, gestione flotte, documentazione interventi) e documentare queste finalità. La generica “tutela del patrimonio” potrebbe non bastare se le modalità sono invasive;
2. valutare la proporzionalità e la necessità (minimizzazione): scegliere sistemi e configurazioni che raccolgano solo i dati strettamente necessari per le finalità definite e per il tempo strettamente necessario. Evitare il monitoraggio continuo se non indispensabile. Privilegiare sistemi che si attivano solo in determinate circostanze (es. allarme, richiesta del lavoratore) o che permettano al lavoratore di disattivarli fuori dall’orario di lavoro. Considerare l’anonimizzazione o l’aggregazione dei dati ove possibile;
3. fornire un’informativa privacy completa e chiara (art. 13 GDPR): informare i dipendenti in modo dettagliato, trasparente e facilmente accessibile su:
   • quali dati vengono raccolti (posizione, velocità, stato veicolo, ecc.);
   • come vengono raccolti (in continuo? A intervalli? Solo su evento?);
   • le finalità precise del trattamento;
   • la base giuridica del trattamento;
   • chi avrà accesso ai dati;
   • per quanto tempo i dati saranno conservati;
   • i diritti degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, ecc.);
   • l’eventuale possibilità di identificare il guidatore.

Conclusione

In sintesi, l’uso del GPS aziendale è possibile, ma richiede un attento bilanciamento tra le esigenze operative/di sicurezza dell’azienda e il diritto fondamentale alla privacy dei lavoratori, applicando rigorosamente i principi di necessità, proporzionalità, minimizzazione e trasparenza, oltre al rispetto delle procedure sindacali/autorizzative previste dalla legge.