Come scrivere una lettera formale: esempio
Modello e facsimile di una raccomandata con contestazione o richieste formali. Ecco la struttura e il modello.
Se devi inviare una comunicazione ufficiale, una diffida o un avvertimento e ti chiedi come scrivere una lettera formale o stai cercando un esempio, ecco alcuni suggerimenti che troverai utili.
Qui di seguito, ti diremo come e cosa scrivere nella lettera formale, come spedirla, come va intestata e quali sono gli elementi essenziali.
Indice
Che cos’è una lettera formale?
In realtà, non esiste un concetto giuridico di “lettera formale”. Qualsiasi comunicazione, al di là del tono usato (confidenziale o distante che sia), assume valore in base alle parole espresse dall’autore ed al loro significato secondo il lessico comune. Quindi, sia che tu dia del “lei” al tuo interlocutore o meno, da un punto di vista legale, la lettera sortirà i medesimi effetti. Né qualcuno ti potrà denunciare se lo hai trattato informalmente, con il più confidenziale “tu”: non esiste, infatti, una legge che imponga diversamente.
Quando si parla di lettera formale ci si riferisce a una missiva inviata a una persona sconosciuta o comunque a cui si vuol dimostrare rispetto o, al contrario, con la quale si ha un motivo di attrito e si vuol impostare una comunicazione molto secca e fredda, in modo da lasciar intendere le proprie intenzioni belligeranti.
Gli avvocati sono soliti scrivere solo lettere formali, anche quando si tratta di colleghi. E ciò un po’ per deformazione professionale, un po’ per rispetto degli affari dell’assistito che, un giorno, potrebbe chiedere copia della corrispondenza intercorsa.
Detto ciò, passiamo ora a vedere come scrivere una lettera formale. Alla fine, ti forniremo qualche esempio con facsimile.
Intestazione
La lettera riporta subito, nel margine sinistro alto, il nome, cognome e indirizzo del mittente, seguito eventualmente dal suo numero di telefono per eventuali comunicazioni più rapide.
Segue poi, nel margine destro, qualche rigo più in basso, l’indicazione del destinatario. Per scrivere una lettera formale devi iniziare con un tono solenne o quantomeno gentile. Tono che dipende dal tipo di soggetto con cui ti devi approcciare.
- se il destinatario è una persona fisica, si inizia sempre con Egr. che ovviamente sta per “Egregio”. Se il mittente e il destinatario già si conoscono, si potrà iniziare con un più amichevole Gent.mo/a che sta per “Gentilissimo/a”;
- sarà bene, poi, far seguire, dopo queste poche lettere, il titolo professionale del destinatario. Quindi, bisognerà scrivere Egr. Dott. oppure Egr. Prof. o ancora Egr. avv. L’indicazione del titolo è, di solito, consigliabile quando la comunicazione riguarda questioni lavorative. Se, invece, dovesse attenere a questioni private (si pensi a una contestazione di carattere condominiale), l’indicazione del titolo può essere evitata;
- se, invece, il destinatario è una ditta o una società, la lettera inizia sempre con Spett. che sta per “Spettabile”. Il nome sociale andrà riportato per intero, in modo da non cadere in equivoci. Ad esempio: Spett.le Ferrari Spa, Spett.le ditta Lavasciuga di Beniamino Bianchi, e così via.
Mezzo di comunicazione
Per scrivere una lettera formale devi usare un mezzo di comunicazione che garantisca la prova del ricevimento, in modo tale che il destinatario sappia che intendi avere le prove dell’avveduta consegna della lettera. Così dovrai optare preferibilmente per una raccomandata o una posta elettronica certificata.
Di solito, anche se non necessario, nell’intestazione della lettera viene indicata la forma con cui viene spedita la lettera, forma che di solito è sempre quella della raccomandata a.r.
Si scriverà, quindi, “raccomandata a.r.” di solito sul margine destro della lettera.
Se la comunicazione avviene con posta elettronica certificata non c’è neanche bisogno di scriverlo perché è insito nella natura stessa del messaggio.
Non ha senso scrivere “raccomandata anticipata a mezzo pec” visto che si tratta di forme equivalenti.
Oggetto
Anche se non è obbligatorio, è buona prassi indicare l’oggetto della comunicazione in modo da consentire al destinatario, con un solo sguardo, di comprendere sin da principio l’oggetto e lo scopo della lettera. In questo modo, si potrà anche far riferimento a un codice (ad esempio, il numero di un contratto) da utilizzare per le successive comunicazioni di replica.
Ecco qualche esempio di oggetto:
- contestazione fattura del … n…;
- richiesta risarcimento danni per lavori eseguiti in…;
- richiesta colloquio di lavoro;
- offerta prestazione di servizi in convenzione;
- sollecito di pagamento per prestazione del… fattura n…;
- disdetta contratto di affitto del … immobile sito in…;
- diffida per lavori non eseguiti a regola d’arte come da contratto n. del …
Contenuto
Il
Tanto per fare qualche esempio:
- se si vuole richiedere un risarcimento, bisognerà iniziare descrivendo i fatti che hanno causato il danno, con dovizia di particolari, date, testimoni, ecc.
- se si vuole chiedere un colloquio di lavoro, bisognerà elencare le proprie competenze e motivazioni;
- se si intende chiedere la disdetta di un contratto, bisognerà premettere di aver firmato, in una determinata data, il contratto avente un determinato oggetto e che si intende esercitare il diritto di recesso;
- se si vuole diffidare il vicino a compiere determinate azioni, bisognerà esporre lo stato dei fatti e le ragioni di diritto che consentono di impedire tale comportamento.
Conclusione
Al termine della lettera sarà bene concludere le proprie richieste in modo molto sintetico e chiaro, in modo da non lasciare equivoci.
È consigliabile poi usare sempre un tono aperto, anche quando l’oggetto della comunicazione è una contestazione. Ecco qualche esempio:
- resto in attesa di un Suo cortese e celere riscontro;
- auspico una rapida soluzione della questione;
- confido in una sua collaborazione;
- nella speranza di non dover ricorrere alle vie legali e di trovare una bonaria soluzione alla questione.
Saluti
La lettera termina quasi sempre con distinti saluti, anche se il tono è formale, arrabbiato o imperioso. Può sembrare una contraddizione, ma di fatto è ciò che avviene.
Data e firma
La data chiude la lettera prima della firma. La data è un elemento importante, ma non indispensabile. Secondo infatti la giurisprudenza, in assenza di data (omessa magari per dimenticanza) il mittente può provare il tempo in cui ha inviato la lettera anche in altro modo, ad esempio con il timbro postale.
Quanto alla firma, l’importante è che riporti il nome e cognome del mittente anche scritto al computer.