Conservazione atti pubblici: quanti anni dura l'obbligo?

Il testo unico in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000 art.68) prevede l’adozione da parte di ogni amministrazione, del piano di conservazione, integrato con il sistema di classificazione degli atti.

Il piano è lo strumento tecnico con il quale l’amministrazione definisce i tempi di conservazione della documentazione prodotta ed acquisita, superati i quali è possibile procedere ad operazioni programmate ed organiche di selezione e scarto.

Fatta questa doverosa premessa, un po’ come accade per le società private, anche per la Pubblica Amministrazione esistono dei tempi, oltre i quali, non è più necessario tenere conservati i documenti relativi a concorsi, o gare. E infatti, come anche ribadito dalla giurisprudenza amministrativa, il diritto di accesso è esercitabile sino a che l’Amministrazione abbia l’obbligo di conservare il documento (art. 22 comma 6, l. n. 241 del 1990), obbligo che deve ritenersi sussistente sino a che il documento conservi una rilevanza amministrativa (T.A.R. Campania Napoli, sez. VI, 04/12/2013, n. 5506).

Ciò significa che, ad oggi, le informazioni richieste potrebbero non essere più in mano alla Pubblica Amministrazione ed un eventuale ricorso per ottenere l’

Venendo ai termini di conservazione, l’art. 2220 c.c. per il quale “le scritture devono essere conservate per dieci anni dall’ultima registrazione” individua un termine di durata, che ripropone quello ordinario posto dall’art. 2946 c.c. per l’esercizio dei diritti e per l’esecuzione delle obbligazioni aventi contenuto patrimoniale e che, anche sotto questo profilo, intende ricondurre la materia dell’informazione a criteri di “certezza/sicurezza”, di “efficienza” e di “economicità” dei costi di organizzazione e gestione, compresi quelli relativi al c.d. diritto d’accesso, che il comma 6 dell’art. 22 della legge n. 241/1990 dichiara “esercitabile fino a quando la p.a. ha l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere” (Cons. giust. amm. Sicilia, sez. giurisd., 28/09/2012, n. 832).

A questo termine decennale possono sussistere delle deroghe.

Facendo un esempio di scuola, un Comune, quale pubblica amministrazione, è chiamato a conservare gli estratti di nascita perennemente, e non solo per dieci anni; i motivi sono ovvi.

Per tali ragioni, temo che la mancata risposta della pubblica amministrazione, ancorché non giustificabile proceduralmente, non è perseguibile giudizialmente. Il rischio sarebbe quello di non avere esito positivo dell’accesso.

A quella data non era neppure in vigore il codice delle amministrazioni digitali che avrebbe potuto prevedere l’obbligo di conservazione digitale di tale documentazione e, quindi, la relativa conservazione perenne nei database dell’amministrazione.

Il mio consiglio, eventualmente, è quello di avanzare richiesta tramite legale e sperare che, l’effetto deterrente prodotto, possa portare il dirigente dell’ufficio preposto ad avviare delle ricerche che, fino ad oggi, non sono nemmeno iniziate. Infatti, allorché l’Amministrazione cui sia stato chiesto l’accesso non riesca in concreto a trovare la documentazione, non è sufficiente la mera dichiarazione che i documenti non siano stati trovati, ad escludere la possibilità dell’accesso documentale, essendo necessario che la stessa rilasci una vera e propria attestazione, di cui si assume la responsabilità, che chiarisca se i documenti richiesti non esistano ovvero siano andati smarriti o comunque non siano stati trovati. In questo secondo caso, quali ricerche siano state eseguite avendo riguardo alla modalità di conservazione degli atti richiesti e alle articolazioni organizzative incaricate della conservazione e quali siano le concrete ragioni del mancato reperimento dei documenti (T.A.R. Campania Napoli, sez. VI, 03/05/2021, n. 2915).

Articolo tratto dalla consulenza resa dall’avv. Salvatore Cirilla