Come verificare lo stato di una pratica amministrativa?

Con l’istanza di accesso agli atti amministrativi (L.241/90) la pubblica amministrazione deve rispondere. Ecco le tutele del cittadino e l’obbligo di trasparenza della PA.

Chiunque abbia avuto a che fare con la Pubblica Amministrazione conosce quella sensazione di attesa, a volte snervante, dopo aver presentato un’istanza, una domanda o avviato una qualsiasi procedura. Che si tratti della richiesta di un bonus, del rilascio di un permesso, della definizione di una pratica edilizia o di qualsiasi altra interazione con gli uffici pubblici, il tempo sembra spesso dilatarsi e l’incertezza può diventare frustrante. Ma il cittadino non è un suddito inerme di fronte alla macchina burocratica; al contrario, è titolare di diritti e dispone di strumenti precisi per monitorare l’avanzamento delle proprie richieste. Ma concretamente

come verificare lo stato di una pratica amministrativa? La seguente guida nasce proprio per rispondere a questo quesito, per illustrare le diverse strade percorribili secondo la normativa italiana vigente e chiarire quali sono i doveri specifici della Pubblica Amministrazione in termini di trasparenza e comunicazione.

Perché verificare lo stato di una pratica?

Poter verificare lo stato di avanzamento di una pratica amministrativa non risponde solo a una legittima curiosità, ma è l’esercizio di un vero e proprio

diritto del cittadino, fondamentale per diverse ragioni. Innanzitutto, si tratta di un’applicazione diretta del principio di trasparenza che deve governare l’azione amministrativa (sancito dal D.Lgs. 33/2013 e richiamato dalla L. 190/2012). Conoscere lo stato della pratica permette al cittadino di comprendere se l’amministrazione sta rispettando i termini di conclusione del procedimento, che per legge devono essere predeterminati (art. 2 della Legge 241/1990). Consente inoltre di identificare eventuali fasi di stallo o problemi procedurali, permettendo magari di intervenire tempestivamente fornendo documentazione aggiuntiva se richiesta. Infine, avere un’idea dei tempi e dello stato della pratica è spesso cruciale per la pianificazione personale, familiare o aziendale, che può dipendere dall’esito o dai tempi della decisione amministrativa.

Qual è il modo più semplice e diretto per avere notizie sulla mia pratica?

Il modo più immediato per verificare lo stato di una pratica amministrativa è, spesso, quello di rivolgersi direttamente all’ufficio della Pubblica Amministrazione competente per la gestione della pratica. Questo può avvenire tramite diversi canali: telefono, posta elettronica, Posta Elettronica Certificata (PEC), o recandosi di persona presso gli uffici (verificando previamente modalità e orari di ricevimento).

Il dovere generale della PA di concludere ogni procedimento con un provvedimento espresso (art. 2, Legge 241/1990) implica anche un dovere di fornire informazioni sull’iter che porta a tale conclusione. È utile, quando si contatta l’ufficio, avere a portata di mano i riferimenti della pratica, quali il

numero di protocollo e la data di presentazione, per facilitare l’identificazione da parte degli impiegati.

Ogni volta che un cittadino presenta un’istanza presso una PA, questa deve fornire conferma di ricevimento e rilasciare un numero di protocollo, di solito indicando anche il soggetto responsabile del procedimento a cui rivolgersi in caso di problemi.

Dove posso trovare informazioni online sullo stato o sull’iter della mia pratica?

La normativa sulla trasparenza (in particolare l’art. 35 del D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33) impone alle pubbliche amministrazioni di pubblicare sui propri siti web istituzionali una serie di informazioni relative ai procedimenti amministrativi di loro competenza. Ogni cittadino dovrebbe quindi poter trovare online:

• una descrizione chiara del procedimento;
• i riferimenti normativi che lo regolano;
• l’unità organizzativa responsabile dell’istruttoria e della decisione finale;
• il nome del responsabile del procedimento (se diverso dal dirigente dell’ufficio);
• le modalità specifiche con cui gli interessati possono ottenere informazioni sullo stato dei procedimenti che li riguardano (es. numeri di telefono, indirizzi email dedicati, sportelli informativi, eventuali piattaforme online di tracking);
• il termine stabilito per la conclusione del procedimento;
• gli strumenti di tutela amministrativa e giurisdizionale disponibili in caso di inerzia dell’amministrazione.

La prima mossa quindi è visitare il sito web dell’ente specifico (Comune, Regione, Ministero, INPS, Agenzia delle Entrate, ecc.) e cercare sezioni denominate “Amministrazione Trasparente”, “Servizi Online”, “Uffici e Procedimenti”, “Modulistica” o simili. Alcune amministrazioni più moderne offrono anche veri e propri sistemi di tracciamento online delle pratiche, accessibili tramite SPID o CIE.

Cos’è l’accesso agli atti amministrativi e come mi aiuta a sapere a che punto è la pratica?

L’accesso ai documenti amministrativi (o “accesso agli atti”), disciplinato principalmente dall’articolo 22 e seguenti della Legge 241/1990, è un diritto fondamentale che consente a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale, collegato a una situazione giuridicamente tutelata, di prendere visione ed estrarre copia dei documenti amministrativi relativi a quella situazione. Nel contesto di una pratica in corso, questo strumento è potentissimo: permette al cittadino di vedere con i propri occhi tutti i documenti che compongono il fascicolo della sua pratica (pareri, verbali, relazioni, comunicazioni interne, richieste di integrazioni, ecc.). In questo modo, si può ricostruire esattamente l’iter seguito fino a quel momento, capire quali passaggi sono stati compiuti, quali sono mancanti, se ci sono stati ritardi o se la pratica è ferma sulla scrivania di qualcuno in attesa di un’azione specifica. Per esercitare questo diritto, occorre presentare una richiesta formale (scritta, spesso su moduli predisposti dall’ente) all’amministrazione che detiene i documenti, motivando il proprio interesse.

L’amministrazione deve rispondere entro 30 giorni.

Attenzione però: poiché l’accesso viene fatto «agli atti», se ancora non è stato emesso alcun atto ufficiale, ossia con valenza esterna, l’istanza di accesso darà esito negativo.

L’amministrazione è obbligata a rispondere alla richiesta di informazioni o accesso agli atti?

La Pubblica Amministrazione ha l’obbligo giuridico di fornire un riscontro alle istanze presentate dai cittadini. Questo principio è stato ribadito più volte dalla giurisprudenza amministrativa. Anche se la richiesta di informazioni fosse generica, o la domanda alla base della pratica fosse irricevibile, inammissibile, improcedibile o palesemente infondata, l’amministrazione non può semplicemente ignorarla o rimanere in silenzio. Deve comunque concludere il procedimento con un

provvedimento espresso e motivato (art. 2, L. 241/1990). Tale dovere discende dai principi cardine dell’azione amministrativa: buona amministrazione, trasparenza, buona fede e collaborazione tra amministrazione e cittadino.

Un silenzio prolungato è, di per sé, un comportamento illegittimo. Per l’accesso agli atti, come detto, il termine per la risposta è fissato in 30 giorni.

Cosa posso fare se l’amministrazione non risponde o ritarda eccessivamente la conclusione della pratica?

Se l’amministrazione non fornisce le informazioni richieste sullo stato della pratica, o peggio, non conclude il procedimento entro i termini previsti dalla legge o dal regolamento specifico, il cittadino non è privo di tutele. Può intraprendere le seguenti azioni:

1. presentare un’istanza di sollecito: si tratta di un atto formale, inviato preferibilmente via PEC o raccomandata A/R, in cui si richiama la pratica, si fa presente il superamento dei termini (o la mancata risposta a una richiesta di informazioni) e si intima l’amministrazione ad adempiere;
2. contattare il responsabile del procedimento: si tratta della figura individuata dalla legge come responsabile dell’istruttoria e della conclusione del procedimento: a questi è possibile presentare un sollecito con richiesta di intervento. In alternativa, ci si può rivolgere al dirigente dell’ufficio competente;
3. se l’inerzia persiste nonostante i solleciti, è possibile proporre un ricorso giurisdizionale specifico (noto come “ricorso avverso il silenzio” o per l’accertamento dell’obbligo di provvedere) davanti al TAR competente. Questo tipo di ricorso mira a ottenere una sentenza che ordini all’amministrazione di concludere il procedimento entro un breve termine. Per questa azione è generalmente necessaria l’assistenza di un avvocato amministrativista.

Quali sono le leggi che garantiscono il diritto a essere informato sullo stato della pratica?

Il diritto del cittadino a conoscere lo stato della propria pratica e, più in generale, la trasparenza dell’azione amministrativa, sono garantiti da un complesso di norme, tra cui le più rilevanti sono:

• Legge 7 agosto 1990, n. 241: è la legge fondamentale sul procedimento amministrativo. Stabilisce i principi generali (come l’obbligo di conclusione del procedimento con provvedimento espresso e motivato, la definizione dei termini), disciplina la figura del responsabile del procedimento e, soprattutto, sancisce il diritto di accesso ai documenti amministrativi (art. 22 ss.);
• D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33 (Decreto Trasparenza): ha riordinato e potenziato gli obblighi di pubblicazione di dati e informazioni sui siti web istituzionali delle pubbliche amministrazioni, inclusi quelli relativi ai procedimenti amministrativi (art. 35). Introduce anche l’istituto dell'”accesso civico generalizzato” (o FOIA italiano), che permette a chiunque di accedere a dati e documenti detenuti dalla PA, ulteriori rispetto a quelli con obbligo di pubblicazione;
• Legge 6 novembre 2012, n. 190 (Legge Anticorruzione): pur focalizzata sulla prevenzione della corruzione, ha dato ulteriore impulso alla trasparenza come strumento fondamentale per garantire l’imparzialità e la legalità dell’azione amministrativa [LEGGE 6 novembre 2012, n. 190 / Art. 1.].

Queste leggi, integrate dalla giurisprudenza, costituiscono l’architettura normativa a tutela del cittadino nei suoi rapporti con la burocrazia.