È legale installare telecamere sul posto di lavoro?

Telecamere sul lavoro: sono legali solo per sicurezza, tutela patrimonio, esigenze organizzative. E occorre un previo accordo sindacale o l’autorizzazione Ispettorato Lavoro. Cartello di avviso e informativa sulla privacy obbligatoria.

L’installazione di telecamere di videosorveglianza nei luoghi di lavoro è diventata una pratica sempre più diffusa. Dalle grandi fabbriche ai piccoli negozi, passando per uffici e magazzini, gli “occhi elettronici” sono spesso presenti. Se da un lato rispondono a comprensibili esigenze di sicurezza (contro furti, rapine, accessi non autorizzati) o di controllo dei processi produttivi da parte dell’azienda, dall’altro lato sollevano interrogativi e preoccupazioni significative nei lavoratori riguardo alla propria privacy e alla possibilità di essere costantemente monitorati. Ma il datore di lavoro può installare telecamere come e dove vuole?

È legale installare telecamere sul posto di lavoro? La risposta è: sì, ma a condizioni molto precise e rigorose.

La legge, in particolare l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, insieme alla normativa europea e nazionale sulla protezione dei dati personali (GDPR), pone paletti ben definiti per bilanciare le esigenze aziendali con i diritti fondamentali dei dipendenti. Vediamo in modo pratico quando l’installazione è permessa e quali regole devono essere assolutamente rispettate.

Il datore di lavoro può installare telecamere in ufficio, negozio o fabbrica?

In linea di principio il datore

può installare la videosorveglianza in azienda, ma non in modo indiscriminato o per qualsiasi motivo. L’uso di impianti audiovisivi (come le telecamere) e di altri strumenti tecnologici dai quali derivi anche solo la possibilità di controllare a distanza l’attività dei lavoratori è permessa dalla legge, ma è strettamente regolamentata.

Le norme fondamentali da conoscere sono due:

1. l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge n. 300/1970): questa è la norma cardine, modificata in modo significativo nel 2015 (dal Jobs Act) e nel 2016. Stabilisce per quali finalità e con quale procedura possono essere installati gli impianti che permettono un controllo a distanza;
2. il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR – Reg. UE 2016/679) e il Codice Privacy italiano (D.Lgs. 196/2003, come aggiornato dal D.Lgs. 101/2018). Queste norme impongono obblighi precisi sul trattamento dei dati personali dei lavoratori (le loro immagini sono dati personali), come l’informativa, la minimizzazione, la limitazione della conservazione, ecc.

Queste due normative

devono essere rispettate entrambe affinché l’impianto di videosorveglianza sia considerato legittimo.

Quando si può installare telecamere che riprendono i lavoratori?

L’articolo 4, comma 1, dello Statuto dei Lavoratori è tassativo: gli impianti di videosorveglianza (e simili) possono essere installati esclusivamente per una o più delle seguenti tre finalità:

1. esigenze organizzative e produttive: ad esempio, per monitorare il corretto funzionamento di macchinari complessi o linee di produzione automatizzate, per ottimizzare la gestione dei flussi di clienti o merci, per coordinare squadre che lavorano in postazioni diverse. Non può essere usato per controllare i ritmi di lavoro del singolo dipendente o per verificare se sta lavorando abbastanza velocemente;
2. sicurezza del lavoro: per prevenire infortuni in aree considerate pericolose (es. accesso a macchinari rischiosi, zone con materiali infiammabili), per monitorare il rispetto delle procedure di sicurezza obbligatorie, per intervenire rapidamente in caso di emergenza;
3. tutela del patrimonio aziendale: per prevenire o accertare atti illeciti che danneggiano i beni aziendali materiali (furti, danneggiamenti, sabotaggi) o immateriali (accesso a informazioni riservate, violazione di segreti industriali, tutela dell’immagine aziendale).

Qualsiasi altra finalità

(come il controllo generalizzato sulla diligenza, sulla produttività individuale, sul rispetto dell’orario di lavoro tramite telecamere puntate sulla postazione) è illecita e non giustifica l’installazione di questi sistemi secondo l’art. 4.

Basta avere uno di questi scopi per installare le telecamere?

Anche se l’azienda ha una finalità legittima tra quelle elencate (es. prevenire furti nel magazzino), non può installare le telecamere liberamente. L’articolo 4, comma 1, dello Statuto dei Lavoratori impone una procedura di garanzia preventiva e obbligatoria:

• passo 1: tentativo di accordo sindacale. Il datore di lavoro deve prima cercare di raggiungere un accordo collettivo specifico sull’installazione dell’impianto con le rappresentanze sindacali presenti in azienda (RSU o RSA). Se l’azienda ha più sedi, l’accordo può essere fatto a livello nazionale con i sindacati comparativamente più rappresentativi.
• passo 2 (solo se manca l’accordo): richiesta di autorizzazione all’Ispettorato. Se non si raggiunge un accordo con i sindacati (o se non ci sono rappresentanze sindacali interne), l’azienda deve chiedere e ottenere una specifica autorizzazione scritta dalla sede territoriale competente dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL), che valuterà se le finalità dichiarate sono legittime e se le modalità di installazione sono proporzionate e rispettose dei diritti dei lavoratori.

Questo passaggio (Accordo o Autorizzazione INL) deve avvenire

prima che le telecamere vengano fisicamente installate e attivate (Cass. Civ., Sez. L, N. 32683 del 09-11-2021; Tribunale di Milano, sentenza n.3809 del 9 Agosto 2024; Provv. Garante Privacy 11/4/24).

Cosa succede se le telecamere vengono installate senza accordo sindacale né autorizzazione INL?

Installare telecamere che possono controllare i lavoratori senza rispettare questa procedura preventiva è illegittimo. Le conseguenze per il datore di lavoro sono pesanti.

Innanzitutto la violazione dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori è un reato contravvenzionale, punito dall’articolo 38 dello Statuto stesso (richiamato anche dall’art. 171 del Codice Privacy) con l’ammenda o l’arresto.

Inoltre, il Garante per la Protezione dei Dati Personali può irrogare sanzioni amministrative pecuniarie, anche molto elevate (fino a milioni di euro o a una percentuale del fatturato aziendale), per il trattamento illecito dei dati personali dei lavoratori (le loro immagini).

Non è tutto! Le immagini o i dati raccolti tramite telecamere installate illegalmente (senza accordo/autorizzazione) sono inutilizzabili dal datore di lavoro per qualsiasi fine connesso al rapporto di lavoro. In particolare, non possono essere usate per giustificare sanzioni disciplinari, contestazioni di addebito o licenziamenti (Cass. Civ., Sez. L, n. 18168 del 26-06-2023). Anche se il video mostra chiaramente un furto o un’altra grave mancanza, quella prova non potrà essere usata contro il lavoratore nel procedimento disciplinare o in giudizio se l’impianto era illegale.

Eccezioni: quali strumenti sono esclusi da questa procedura (accordo/autorizzazione)?

L’articolo 4, comma 2, dello Statuto dei Lavoratori prevede due specifiche eccezioni per cui non serve né l’accordo sindacale né l’autorizzazione dell’INL:

1. strumenti usati dal lavoratore per rendere la prestazione: si tratta degli strumenti “di lavoro” in senso stretto, come il computer aziendale, il tablet, lo smartphone di servizio, i software gestionali, il registratore di cassa, gli strumenti specifici di produzione. È ovvio che questi strumenti registrano (anche indirettamente) l’attività del lavoratore, ma sono indispensabili per lavorare;
2. strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze: i sistemi utilizzati per registrare l’entrata e l’uscita dal luogo di lavoro, come i lettori di badge (magnetici, biometrici) o i vecchi sistemi di timbratura del cartellino.

Questa eccezione va intesa in modo molto limitato. Ad esempio,

non rientrano nell’eccezione le telecamere installate vicino ai sistemi di timbratura per controllare se i dipendenti timbrano correttamente o per chi timbrano. Queste telecamere non sono lo strumento per registrare la presenza, ma uno strumento aggiuntivo che controlla l’attività del lavoratore (l’atto della timbratura), e quindi richiedono la procedura del comma 1 (accordo/autorizzazione) [Provv. Garante 12/12/2024]. Installarle senza è illecito.

Posso essere filmato se l’azienda sospetta un furto, senza avviso?

La giurisprudenza ha stabilito che, in caso di “controlli difensivi“, l’uso delle telecamere non deve essere preventivamente autorizzato dai sindacati o dall’ITL, e può avvenire senza cartelli di avviso. I “controlli difensivi” sono quelli mirati non a controllare il lavoro in sé, ma a

difendere il patrimonio aziendale da specifici atti illeciti (furti, danneggiamenti, spionaggio industriale, ecc.), spesso installati a seguito di sospetti fondati.

Numerose sentenze (specialmente in ambito penale o di merito) continuano a ritenere legittimi i controlli difensivi “puri” (cioè attivati per scoprire un reato specifico già sospettato e mirati solo a quello) anche senza accordo/autorizzazione, sostenendo che non mirano al controllo dell’attività lavorativa.

In ogni caso, affidarsi all’eccezione dei “controlli difensivi” per installare telecamere senza accordo/autorizzazione è oggi molto rischioso per il datore di lavoro, data l’incertezza giuridica e l’orientamento prevalente della Cassazione che richiede comunque la procedura ex art. 4, comma 1.

Installate le telecamere, bisogna informare i lavoratori?

L’informazione è un requisito fondamentale. Anche se le telecamere sono state installate rispettando la procedura (accordo sindacale o autorizzazione INL) e per una delle finalità consentite, le immagini e i dati raccolti possono essere utilizzati per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro (inclusi i procedimenti disciplinari) solo ed esclusivamente se (art. 4 c.3 Statuto dei Lavoratori.; GDPR):

1. il lavoratore ha ricevuto preventivamente un’adeguata, chiara e completa informativa sull’esistenza dell’impianto, sulle sue caratteristiche, sulle finalità precise per cui i dati vengono raccolti, sui tempi di conservazione, su chi può accedere alle immagini e sui suoi diritti privacy;
2. vengono rispettate tutte le altre regole previste dalla normativa sulla protezione dei dati personali (GDPR e Codice Privacy).

Se manca un’informativa adeguata, i dati raccolti sono

inutilizzabili, anche se l’impianto era stato installato legalmente [Cass. Civ. 21681/23; Trib. Milano 3809/24].

Come deve essere data l’informativa sulla videosorveglianza?

L’informativa deve essere facilmente accessibile e comprensibile. Il Garante Privacy raccomanda un approccio su due livelli:

1. devono essere presenti cartelli di avvertimento ben visibili, posizionati prima di entrare nelle aree videosorvegliate. Questi cartelli devono contenere un simbolo standardizzato della telecamera e le informazioni essenziali (chi è il titolare del trattamento, qual è la finalità principale della sorveglianza, e un rimando a dove trovare l’informativa completa);
2. un documento completo, conforme all’art. 13 del GDPR, deve essere reso disponibile ai lavoratori (es. in bacheca, sulla intranet, consegnato a mano all’assunzione) e deve specificare nel dettaglio tutti gli aspetti del trattamento: finalità esatte, base giuridica (accordo/autorizzazione), tipi di dati, tempi di conservazione precisi, misure di sicurezza, soggetti autorizzati all’accesso, diritti del lavoratore (accesso ai propri dati, cancellazione, reclamo al Garante, ecc.). [Rif. vari Provvedimenti Garante Privacy, es. 18/09/2014, 07/04/2022].

Quali sono i principi privacy (GDPR) da rispettare oltre all’informativa?

Oltre all’informativa, il trattamento dei dati tramite videosorveglianza sul lavoro deve rispettare tutti i principi del GDPR, tra cui i più rilevanti sono:

• finalità: le immagini possono essere usate solo per le finalità legittime dichiarate nell’informativa e previste dall’accordo/autorizzazione (sicurezza, patrimonio, esigenze organizzative/produttive). È vietato usarle per controllare la produttività, i ritmi di lavoro, le pause, o per contestazioni disciplinari non collegate a queste finalità primarie;
• minimizzazione: si devono riprendere solo le aree strettamente necessarie per raggiungere le finalità dichiarate. Vanno evitate riprese in aree dedicate alla vita privata o sociale dei dipendenti (spogliatoi, bagni, aree pausa, mense, locali sindacali), salvo circostanze eccezionalissime e specifiche autorizzazioni. L’angolo di ripresa delle telecamere deve essere limitato (es. non puntate fisse sulle postazioni di lavoro se non indispensabile per sicurezza). La registrazione audio è quasi sempre vietata o richiede giustificazioni e garanzie ancora più stringenti (Provv. Garante Videosorveglianza 8/4/2010);
• conservazione limitata: le registrazioni devono essere conservate solo per il tempo strettamente necessario, che di norma il Garante Privacy individua in poche ore o al massimo pochi giorni (spesso 24-48 ore, con un limite massimo orientativo di 7 giorni), a meno che non ci siano esigenze specifiche e documentate (es. indagini in corso da parte dell’autorità giudiziaria o della polizia, specifiche richieste per la difesa di un diritto in giudizio) o un termine più lungo non sia stato espressamente previsto nell’accordo sindacale o nell’autorizzazione INL (Provv. Garante 17/11/11, 24/4/24);
• sicurezza e accesso riservato: devono essere adottate misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per proteggere le registrazioni da accessi non autorizzati, perdite o distruzioni. La visione delle immagini deve essere limitata a personale specificamente incaricato e formato, e gli accessi devono essere tracciati.

Cosa posso fare se penso che le telecamere in azienda siano illegali o usate male?

Se hai il sospetto che l’impianto di videosorveglianza nella tua azienda non rispetti le regole dell’Art. 4 dello Statuto o la normativa privacy:

1. rivolgiti all’ufficio del personale o alla direzione per chiedere l’informativa completa sulla videosorveglianza e per sapere se esiste un accordo sindacale o un’autorizzazione dell’INL e poterli visionare;
2. segnala la situazione ai tuoi rappresentanti sindacali (RSU/RSA) o alle organizzazioni sindacali territoriali. Possono effettuare verifiche e intervenire presso l’azienda;
3. puoi presentare un esposto/segnalazione alla sede territoriale dell’INL competente, denunciando la presunta violazione dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori. L’INL può effettuare un’ispezione;
4. se ritieni che vengano violate le norme sulla protezione dei dati (es. manca l’informativa, le telecamere riprendono aree private, le immagini sono conservate troppo a lungo), puoi presentare un reclamo formale al Garante Privacy.