Privacy in condominio: quali sono le regole da rispettare?

Guida completa alla privacy in condominio: accesso documenti, telecamere, dati morosi e obblighi amministratore secondo GDPR e Garante.

Vivere in condominio è come abitare in una piccola comunità, un microcosmo dove la condivisione di spazi e servizi si intreccia inevitabilmente con la sfera personale di ciascuno. Se da un lato la trasparenza nella gestione è un diritto sacrosanto di ogni condomino, dall’altro emerge con forza crescente l’esigenza di tutelare la riservatezza dei dati personali, un principio cardine rafforzato dal GDPR (il Regolamento Europeo sulla Privacy). Ma come si conciliano queste due anime della vita condominiale? E, più specificamente, in tema di

privacy in condominio, quali sono le regole da rispettare? Dall’accesso all’anagrafe condominiale all’installazione di telecamere, dalla gestione dei dati dei morosi alla comunicazione tra condòmini e con terzi, esiste un complesso reticolo di norme e indicazioni, spesso chiarite da interventi del Garante per la Protezione dei Dati Personali, che mirano a trovare un equilibrio tra il diritto di sapere e il diritto alla privacy. Conoscerle è fondamentale per amministratori e condòmini.

Chi è il titolare del trattamento dei dati in un condominio?

Per comprendere le regole sulla privacy in condominio, è essenziale prima identificare chi sia il “titolare del trattamento” dei dati personali. Secondo le indicazioni del Garante Privacy e l’interpretazione della giurisprudenza (es. Tribunale Ordinario Torino, sez. 1, sentenza n. 2992/2019):

• il titolare del trattamento dei dati personali relativi alla gestione delle parti comuni e ai rapporti condominiali è il condominio stesso, inteso come l’organizzazione composta dall’insieme dei condòmini;
• i singoli condòmini sono considerati, per certi aspetti, contitolari di un medesimo trattamento dei dati, in quanto partecipano collettivamente alle decisioni e hanno interesse alla corretta gestione dei dati comuni;
• l’amministratore di condominio, agendo come mandatario dei condòmini, tratta i dati personali per conto del condominio. In questo ruolo, l’amministratore è tipicamente designato (o comunque opera di fatto come) Responsabile del Trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR. Questo comporta specifici obblighi di diligenza, sicurezza e rispetto delle istruzioni del titolare (il condominio).

Tutti i trattamenti di dati personali effettuati in ambito condominiale devono inderogabilmente rispettare i principi fondamentali del GDPR: liceità, correttezza,

trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

Posso accedere ai dati dell’anagrafe e ai documenti condominiali?

Il diritto di accesso alla documentazione condominiale da parte dei singoli condòmini è un principio cardine per garantire la trasparenza della gestione. La normativa civilistica, in particolare la riforma del condominio (Legge 220/2012), ha rafforzato questo diritto. In particolare ogni condomino ha il diritto di prendere visione, in qualsiasi momento e senza dover fornire alcuna motivazione i seguenti documenti:

• anagrafe condominiale (art. 1130, n. 6, c.c.): l’amministratore ha l’obbligo di curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale. Questo registro deve contenere le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali (es. usufruttuari) e di diritti personali di godimento (es. inquilini, se comunicati), comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare e ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni. Ogni condomino ha il diritto di prenderne visione e ottenerne copia (previo rimborso delle spese);
• altri documenti: il diritto di accesso si estende anche ad altra documentazione fondamentale, come:
  • il registro dei verbali delle assemblee;
  • il registro di nomina e revoca dell’amministratore;
  • il registro di contabilità (art. 1130, n. 7, c.c.);
  • i documenti giustificativi di spesa (fatture, ricevute, contratti con i fornitori), che possono essere visionati “in ogni tempo” dai condòmini (art. 1130-bis c.c.);
  • la rendicontazione periodica del conto corrente condominiale, che deve essere fornita senza alterazioni o cancellazioni (Tribunale Ordinario Torino, n. 2992/2019). L’amministratore non può opporre un diniego all’accesso a questi documenti motivandolo con generiche ragioni di privacy, poiché si tratta di un diritto riconosciuto dalla legge per consentire il controllo sulla gestione (Tribunale di Castrovillari, Sentenza n. 562 del 28 marzo 2024). Il Garante Privacy ha più volte sottolineato che il principio di trasparenza gestionale prevale, in questi casi, sul diritto alla riservatezza, purché l’accesso sia finalizzato al controllo e avvenga nel rispetto del principio di pertinenza. L’amministratore deve comunicare, fin dall’inizio del mandato, giorni e orari per la consultazione (Tribunale Ordinario Roma, sez. 5, n. 3464/2022).

Telecamere condominiali sulle parti comuni: quali regole e maggioranze?

L’installazione di impianti di videosorveglianza sulle parti comuni del condominio è una questione delicata che interseca sicurezza e privacy. L’

articolo 1122-ter del Codice Civile disciplina specificamente questo aspetto:

• le deliberazioni concernenti l’installazione di tali impianti devono essere approvate dall’assemblea con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio (500 millesimi), come previsto dall’articolo 1136, comma 2, del Codice Civile;
• non è quindi necessaria l’unanimità dei consensi, ma una maggioranza qualificata (Cass. Civ., Sez. 2, N. 14969 del 11-05-2022).

L’installazione deve essere giustificata da reali esigenze di sicurezza (ad esempio, a seguito di furti, vandalismi o altri illeciti) e deve sempre rispettare i principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione

del trattamento dei dati. Le telecamere non devono riprendere aree non pertinenti o in modo eccessivamente invasivo.

Devono essere installati appositi cartelli di avviso, chiari e visibili, che segnalino la presenza dell’area videosorvegliata, indicando chi è il titolare del trattamento (il condominio o il privato) e la finalità (sicurezza). L’informativa di “primo livello” (cartello) può rimandare a un’informativa più completa di “secondo livello” disponibile altrove (es. presso l’amministratore).

Le immagini registrate devono essere conservate solo per un periodo di tempo limitato, strettamente necessario al raggiungimento della finalità di sicurezza. Il Garante ha indicato come congruo un periodo generalmente non superiore alle

24-48 ore. Estensioni (fino a un massimo di 7 giorni o anche oltre, ma solo in casi eccezionali e documentati, o su disposizione dell’autorità giudiziaria) sono ammesse solo per specifiche esigenze di indagine o per particolari livelli di rischio.

Le riprese devono essere limitate a quanto strettamente necessario. Non installare telecamere superflue, non riprendere aree non pertinenti, non utilizzare zoom eccessivi se non giustificato.

Posso installare una telecamera privata per la mia porta/posto auto?

Se un singolo condomino decide di installare un sistema di videosorveglianza per fini esclusivamente personali (ad esempio, per la sicurezza della porta del proprio appartamento, del proprio box auto o del proprio posto auto scoperto di proprietà esclusiva), non ha bisogno di chiedere l’autorizzazione all’assemblea o di comunicarlo preventivamente all’amministratore. Non deve neanche apporre cartelli di avviso. Difatti, le norme del GDPR e del Codice Privacy si applicano in questi casi. Tuttavia, devono essere adottate cautele rigorose per non ledere i diritti altrui. In particolare l’

angolo di ripresa della telecamera deve essere rigorosamente limitato alle aree di propria esclusiva pertinenza. Non devono essere riprese aree comuni (pianerottoli condominiali, cortili, scale, garage comuni se non per la porzione strettamente indispensabile a inquadrare l’accesso privato) o aree di proprietà esclusiva di altri condòmini o aree pubbliche (Cass. Civ., Sez. 2, N. 10925 del 23-04-2024).

Se installo una telecamera per il mio posto auto in un garage condominiale, questa dovrà inquadrare solo ed esclusivamente il mio posto auto, senza riprendere i posti vicini o le corsie di manovra comuni, se non per una frazione di secondo inevitabile durante il transito.

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Se vengono violate tali regole si corre il rischio di essere querelati per il reato di interferenze illecite nella vita privata (art. 615-bis del Codice Penale), che si configura se le telecamere sono puntate in modo da captare immagini o suoni relativi alla vita privata che si svolge nelle abitazioni altrui o in luoghi assimilabili (Corte d’Appello Torino, sez. 2, n. 1566/2016).

L’amministratore può comunicare i nomi dei condòmini morosi?

La gestione dei condòmini morosi (coloro che non pagano le quote condominiali) è un altro punto caldo per la privacy. È legittima la comunicazione sia nei confronti dei condomini che dei creditori del condominio. Vediamo perché.

Comunicazioni ai condomini

I singoli condòmini hanno il diritto di essere informati degli eventuali inadempimenti degli altri, anche per verificare se l’amministratore sta rispettando il dovere legale che gli impone di agire entro massimo 6 mesi dalla chiusura dell’esercizio. Questa informazione può essere fornita:

• con il rendiconto annuale presentato dall’amministratore, che deve indicare le eventuali morosità;
• a seguito una richiesta specifica di un condomino all’amministratore, che può chiedere di conoscere la situazione dei pagamenti.

Del resto, se è vero che l’assemblea può deliberare un “fondo morosi” per coprire i buchi del bilancio (all’unanimità o, in situazioni di urgenza, a maggioranza dei presenti con 500 millesimi) è bene sapere a chi attribuire la responsabilità di ciò.

Comunicazione a terzi creditori del condominio

L’articolo 63 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile prevede un obbligo specifico per l’amministratore:

“Per la riscossione dei contributi in base allo stato di ripartizione approvato dall’assemblea, l’amministratore […] è tenuto a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti che lo interpellino i dati dei condomini morosi.”

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Quest’obbligo scaturisce da un’importante previsione normativa: i creditori che, dopo aver ottenuto un decreto ingiuntivo nei confronti del condominio, non sono stati pagati possono avviare il pignoramento nei confronti dei singoli condomini. Ma, a tal fine, dovranno avviare l’azione esecutiva prima nei confronti dei morosi (di qui la necessità di conoscere i loro nomi) e poi verso tutti gli altri (sempre in proporzione ai rispettivi millesimi).

L’amministratore, quindi, non solo può ma deve fornire ai creditori del condominio (es. il fornitore del gas, l’impresa di pulizie) che non sono stati pagati i dati dei condòmini che non hanno versato le loro quote (generalità, millesimi, importi dovuti). Il Garante Privacy ha chiarito che questa comunicazione è lecita, in quanto necessaria per l’adempimento di obblighi legali o per la difesa di un diritto in sede giudiziaria (Tribunale Ordinario Bari, sez. 2, sentenza n. 4506/2021). La comunicazione deve comunque essere pertinente e non eccedente lo scopo.

È legale affiggere in bacheca l’elenco dei morosi?

È considerata illecita la diffusione indiscriminata dei dati dei condòmini morosi. L’amministratore non può:

• affiggere avvisi di mora o solleciti di pagamento con i nomi dei morosi nella bacheca condominiale o in altri spazi comuni accessibili a un numero indeterminato di persone (inclusi visitatori, postini, ecc.);
• comunicare i nomi dei morosi a soggetti terzi non creditori del condominio o non aventi titolo. Queste pratiche costituiscono una violazione del principio di proporzionalità e ledono la dignità e la riservatezza degli interessati (Garante Privacy, provvedimento del 18 maggio 2006, n. 1297626; Tribunale Di Siena, Sentenza n. 647 del 17 Settembre 2024).

Quali dati personali può trattare l’amministratore senza consenso?

L’amministratore, per adempiere ai suoi obblighi legali e contrattuali di gestione del condominio, può trattare una serie di dati personali dei condòmini

senza necessità di richiederne il consenso specifico. La base giuridica del trattamento risiede, infatti, nell’adempimento di un obbligo legale (es. tenuta dell’anagrafe condominiale) o nell’esecuzione del mandato conferitogli dall’assemblea. Questi dati includono tipicamente:

• dati anagrafici e codici fiscali;
• recapiti postali e, se forniti per le comunicazioni condominiali, indirizzi email o PEC;
• dati catastali delle unità immobiliari;
• quote millesimali;
• dati relativi ai pagamenti delle quote condominiali e alle eventuali morosità. Il trattamento deve sempre essere limitato a quanto necessario per la gestione e amministrazione delle parti comuni e per la corretta ripartizione delle spese.

Terzi in assemblea o dati su bacheca: cosa dice la privacy?

Soggetti estranei al condominio (come tecnici, consulenti legali, o anche potenziali acquirenti di un immobile) possono partecipare all’assemblea condominiale solo per trattare i punti all’ordine del giorno per i quali i partecipanti (l’assemblea stessa) ne ritengano necessaria e opportuna la presenza. Di norma, è richiesto l’assenso dell’assemblea o, quantomeno, che non vi siano opposizioni motivate. Devono comunque uscire quando si trattano altri argomenti.

Come già detto per i morosi, la bacheca può essere utilizzata per avvisi di carattere generale (convocazione dell’assemblea con il solo ordine del giorno, avvisi di guasti, informazioni sui servizi comuni), ma non per comunicazioni che contengano dati personali riferiti a singoli condòmini o che possano risultare lesive della loro dignità o riservatezza.

I recapiti telefonici sono considerati dati personali. La loro raccolta e il loro utilizzo da parte dell’amministratore (ad esempio, per creare una chat di gruppo) devono essere giustificati da precise finalità di gestione e, se i numeri non sono presenti in elenchi pubblici, l’uso per comunicazioni non strettamente indispensabili o per finalità diverse da quelle istituzionali del condominio potrebbe richiedere il consenso degli interessati.

Come gestire i dati ‘sensibili’ (salute, ecc.) in condominio?

Il trattamento di “categorie particolari di dati personali” (quelli che una volta venivano chiamati “dati sensibili”, come i dati relativi alla salute, all’origine razziale o etnica, alle convinzioni religiose o filosofiche, all’appartenenza sindacale, ai dati genetici o biometrici, o alla vita sessuale) è soggetto a restrizioni ancora più stringenti ai sensi dell’articolo 9 del GDPR.

In ambito condominiale, il trattamento di tali dati è ammesso solo se sussiste una delle specifiche condizioni previste dall’art. 9 GDPR. Ad esempio:

• con il consenso esplicito dell’interessato per una o più finalità specifiche;
• se il trattamento è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;
• se è necessario per assolvere obblighi ed esercitare diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale.

Se un condomino con disabilità motoria chiede l’installazione di una rampa o di un servoscala per l’abbattimento delle barriere architettoniche, il condominio (e l’amministratore) tratterà dati relativi alla sua salute. Questo trattamento è lecito perché necessario per adempiere a un obbligo legale (Legge 13/1989 sull’abbattimento delle barriere) e per permettere l’esercizio di un diritto della persona. Tuttavia, tali dati devono essere trattati con la massima riservatezza, limitandone la conoscenza solo a chi strettamente necessario per la delibera e l’esecuzione dei lavori.