Che fare se l'ex amministratore di condominio non restituisce i documenti?

L’amministratore di condominio uscente deve consegnare subito i documenti condominiali e i registri, anche senza nuovo nominato. Guida agli obblighi e ai termini.

Alla scadenza del mandato affidato all’amministratore di condominio, è necessario il passaggio di consegne con il suo sostituto avvenga tempestivamente e in modo trasparente. Spesso però succede che il professionista uscente faccia sparire ogni traccia di sé e di tutte le “carte” in suo possesso, forse temendo un’azione di responsabilità. Così i registri, i bilanci, le fatture e ogni altra documentazione inerente alla trascorsa gestione non possono essere recuperati, con conseguente pregiudizio per la ricostruzione delle spese e dei crediti da riscuotere. Come comportarsi in questi casi?

L’articolo 1129 del Codice Civile, che disciplina la nomina, la revoca e gli obblighi dell’amministratore, insieme ai principi generali sul contratto di mandato (applicabili al rapporto tra amministratore e condòmini), fornisce le direttive fondamentali. La giurisprudenza, sia di legittimità (Corte di Cassazione) sia di merito (tribunali), ha poi contribuito a chiarire alcuni aspetti pratici di grande rilevanza; ad esempio, l’irrilevanza della mancata nomina di un nuovo amministratore ai fini dell’obbligo di consegna.

Questa guida si propone di analizzare in dettaglio gli obblighi dell’amministratore di condominio che cessa dall’incarico; spiega i tempi previsti per la consegna della documentazione e per il rendiconto della gestione; chiarisce perché la documentazione deve essere restituita direttamente ai condòmini, in quanto mandanti collettivi.

Cosa deve fare l’amministratore di condominio quando cessa il suo incarico?

Quando l’incarico di un amministratore di condominio giunge al termine (sia per scadenza naturale del mandato, sia per revoca da parte dell’assemblea, sia per dimissioni volontarie), la legge gli impone una serie di obblighi precisi e inderogabili. Tra questi, i più importanti ai fini del passaggio di consegne sono:

1. la restituzione di tutta la documentazione relativa al condominio e alla sua gestione. Questo include, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
   • il registro di anagrafe condominiale;
   • il registro dei verbali delle assemblee;
   • il registro di nomina e revoca dell’amministratore;
   • il registro di contabilità;
   • i contratti con i fornitori (pulizia, manutenzione ascensore, assicurazione, ecc.);
   • le polizze assicurative del fabbricato;
   • la documentazione bancaria (estratti conto, ecc.);
   • le fatture pagate e da pagare;
   • la corrispondenza del condominio;
   • eventuali preventivi, perizie, o documenti relativi a lavori straordinari;
   • le tabelle millesimali e il regolamento di condominio.
2. la presentazione del rendiconto della gestione per l’ultimo periodo di attività, fino alla data di cessazione dell’incarico. Il rendiconto deve essere chiaro, analitico e documentato; deve permettere ai condòmini di verificare l’operato dell’amministratore e la situazione finanziaria del condominio.

Tali adempimenti sono essenziali per consentire al nuovo amministratore (o, in sua assenza, ai condòmini stessi) di prendere in carico la gestione del condominio senza interruzioni; e con piena cognizione della situazione pregressa.

Entro quanto tempo deve avvenire il passaggio di consegne (documenti e rendiconto)?

Una domanda molto frequente è: la legge stabilisce un termine specifico e perentorio entro il quale l’amministratore cessato dall’incarico deve provvedere alla consegna di tutta la documentazione e alla presentazione del rendiconto?

La legge non stabilisce un termine numerico preciso entro il quale l’amministratore cessato dall’incarico debba inderogabilmente provvedere a questi adempimenti.

Tuttavia, l’articolo 1129 del codice civile, al comma 8, utilizza un’espressione significativa: prevede che l’amministratore, “alla cessazione dell’incarico”, è tenuto a consegnare tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condòmini; inoltre è tenuto a rendere il conto della sua gestione.

Si ritiene, peraltro – e questa è l’interpretazione prevalente e più logica – che l’espressione “alla cessazione dell’incarico” debba essere intesa nel senso che, immediatamente dopo l’avvenuta conoscenza formale della cessazione del suo incarico (ad esempio, dalla data della delibera assembleare di revoca o di nomina del nuovo amministratore, o dalla data di scadenza del suo mandato se non rinnovato, o dalla data di efficacia delle sue dimissioni), l’amministratore deve attivarsi senza indugio per porre in essere tutti gli adempimenti necessari al passaggio di consegne.

Non è quindi ammesso un ritardo ingiustificato. L’amministratore deve agire con la diligenza del buon padre di famiglia (art. 1176 c.c.) per consentire una transizione rapida e ordinata.

E se l’assemblea non ha ancora nominato un nuovo amministratore, l’obbligo di consegna resta?

La Corte di Cassazione, con la sentenza n. 18185 del 2021, ha precisato che, ai fini dell’obbligo dell’amministratore uscente di restituire tutta la documentazione condominiale, a nulla rileva il fatto che non vi sia stata ancora la nomina di un amministratore in sua sostituzione.

L’obbligo di restituire la documentazione, infatti, non sorge nei confronti del “nuovo” amministratore (che potrebbe anche non essere stato ancora nominato). Esso trova la sua ragione e il suo fondamento giuridico nell’avvenuta estinzione del mandato collettivo che intercorreva tra l’amministratore uscente e i singoli condòmini.

Con la cessazione dell’incarico, viene meno il titolo che legittimava l’amministratore a detenere la documentazione condominiale e a gestire il condominio. Egli ha quindi il dovere di restituire tutto ciò che appartiene ai condòmini, indipendentemente dal fatto che questi abbiano già provveduto o meno a nominare un suo successore.

Anche la giurisprudenza di merito (cioè, le sentenze dei tribunali) ha confermato costantemente questo principio.

Ad esempio, il Tribunale di Grosseto (con la sentenza del 30 novembre 2018, n. 1001) ha stabilito che “la mancata nomina del nuovo amministratore, evenienza che prospetta il ricorrente [l’amministratore uscente] come avvenuta nel complesso… dopo la cessazione del suo incarico…,

Il Tribunale ha ulteriormente chiarito che il rapporto di amministrazione intercorre pur sempre con i singoli condòmini, considerati come mandanti del mandato collettivo conferito all’amministratore; e non con il “condominio” inteso come un soggetto giuridico completamente distinto e unitariamente considerato, separato dai condòmini stessi.

Un orientamento conforme è stato espresso anche dal Tribunale di Ferrara (sezione I, con la sentenza del 30 dicembre 2021, n. 855).

Quindi, l’amministratore uscente non può rifiutarsi di consegnare la documentazione o di presentare il rendiconto adducendo come scusa il fatto che l’assemblea non ha ancora nominato un nuovo amministratore. In tal caso, la documentazione dovrà essere consegnata a uno o più condòmini delegati dall’assemblea; o, in mancanza, a un soggetto nominato dal tribunale, o dovrà essere messa a disposizione per il ritiro.

L’amministratore, signor Rossi, viene revocato dall’assemblea. L’assemblea, però, non riesce a trovare subito un accordo sulla nomina di un nuovo amministratore. Il signor Rossi non può trattenere i documenti condominiali (registri, fatture, contratti, ecc.) fino a quando non verrà nominato il suo successore. Ha l’obbligo di attivarsi immediatamente per la consegna. Potrebbe, ad esempio, convocare i condòmini o il consiglio di condominio (se esistente) per concordare le modalità della restituzione. Oppure, potrebbe depositare la documentazione presso un luogo sicuro e comunicarlo ai condòmini.

La ragione giuridica fondamentale per cui l’amministratore uscente ha l’obbligo di restituire immediatamente tutta la documentazione e di rendere il conto della sua gestione risiede, come accennato, nella

Tale rapporto è pacificamente ricondotto dalla legge e dalla giurisprudenza alla figura del contratto di mandato (articoli 1703 e seguenti del Codice Civile). L’amministratore, infatti, agisce come un mandatario dei singoli condòmini (che sono i mandanti collettivi). Egli compie atti giuridici e materiali per loro conto e nel loro interesse, relativamente alla gestione delle parti comuni dell’edificio.

Tra gli obblighi fondamentali del mandatario, al termine del suo incarico, vi è proprio quello di restituire al mandante tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato (articolo 1713 del Codice Civile, che riguarda l’obbligo di rendiconto, ma che implica anche la restituzione di documenti e beni).

Vi è anche l’obbligo di eseguire il mandato con la diligenza del buon padre di famiglia (articolo 1176 del Codice Civile, richiamato per il mandatario dall’art. 1710 c.c.), e tale diligenza si estende anche alla fase conclusiva del rapporto, che deve essere gestita in modo da non arrecare pregiudizio ai mandanti (i condòmini).

L’estinzione del mandato (per scadenza del termine, revoca, o dimissioni) fa quindi sorgere immediatamente in capo all’amministratore uscente l’obbligo di restituire ai condòmini (o al nuovo amministratore da questi nominato) tutta la documentazione e i fondi condominiali in suo possesso.

Cosa succede se l’amministratore uscente non consegna i documenti o ritarda? (Le Conseguenze dell’Inadempimento)

Se l’amministratore cessato dall’incarico non provvede spontaneamente e tempestivamente alla consegna della documentazione e al rendiconto, i condòmini (o il nuovo amministratore, se nominato) possono sollecitarlo formalmente con una lettera di diffida ad adempiere, inviata tramite raccomandata A/R o PEC. In caso di persistente inadempimento, possono agire in giudizio per ottenere un provvedimento del giudice che ordini all’amministratore uscente la consegna della documentazione e la presentazione del rendiconto.

In casi di urgenza e di pericolo di grave pregiudizio per il condominio, si potrebbe anche valutare un ricorso d’urgenza ai sensi dell’articolo 700 del Codice di Procedura Civile.

L’amministratore inadempiente potrebbe anche essere chiamato a risarcire i danni che il suo ritardo o la sua omissione hanno causato al condominio o ai singoli condòmini (ad esempio, se il mancato possesso di un documento ha impedito di esercitare un diritto o ha causato la perdita di un’agevolazione).

Possono anche sussistere gli estremi per una querela penale. La condotta dell’amministratore infatti rientra nel reato di appropriazione indebita. La querela può essere proposta da ogni singolo condomino; tuttavia per poter delegare il nuovo amministratore è necessario il consenso unanime dei condomini.