Registratore telematico: invio corrispettivi e conservazione
Come trasmettere i corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate: guida pratica alla chiusura del registratore telematico, tempi di invio e regole di conservazione.
Ogni giorno migliaia di commercianti al dettaglio – bar, ristoranti, negozi di abbigliamento, parrucchieri, artigiani – arrivati a fine giornata devono affrontare lo stesso adempimento: la chiusura giornaliera del registratore telematico e l’invio dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.
Un’operazione apparentemente semplice, ma che può trasformarsi in una fonte di dubbi e problemi: cosa fare se il registratore non funziona? Entro quanto tempo bisogna trasmettere i dati? E, infine, per quanto tempo occorre
In questa guida ti spieghiamo tutto ciò che devi sapere per non commettere errori ed evitare sanzioni.
Indice
Il registratore telematico (RT)
La trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri è un obbligo fiscale che riguarda la maggior parte degli operatori IVA, come commercianti, artigiani e albergatori, che cedono beni o servizi. Questo sistema ha sostituito il vecchio scontrino fiscale cartaceo con un documento commerciale digitale, inviato automaticamente all’Agenzia delle Entrate tramite un registratore telematico (RT).
Di conseguenza, dal 2019 tutti i commercianti e artigiani che emettono scontrini devono utilizzare i registratori di cassa telematici (RT)
per inviare in automatico i corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate. L’obbligo riguarda bar, ristoranti, negozi e in generale tutte le attività al dettaglio.Cos’è la chiusura giornaliera e quando va fatta
Alla fine di ogni giorno lavorativo, è necessario eseguire la chiusura di cassa. Questa operazione serve a calcolare l’incasso totale della giornata, distinto per aliquota IVA.
La chiusura giornaliera (detta anche “zeta”) è l’operazione con cui il registratore telematico azzera i dati interni e genera un file con il riepilogo delle vendite effettuate e il totale degli incassi della giornata. Quel file (che riporta i dati essenziali, come il totale delle vendite, il numero progressivo di chiusura e l’ora), viene inviato, in automatico, ai server dell’Agenzia delle Entrate.
L’orario limite per l’invio è fissato alle ore 24:00 del giorno di riferimento, ma nella pratica si esegue al termine dell’attività lavorativa.
La chiusura va fatta ogni giorno in cui l’attività è aperta, anche se non ci sono stati incassi (in quel caso si invia un corrispettivo pari a zero).
Come funziona la trasmissione dei corrispettivi
Il registratore telematico è collegato a internet, tramite SIM o rete fissa. Quando si esegue la chiusura:
- viene creato dal sistema un file XML con i dati degli incassi registrati;
- questo file viene trasmesso all’Agenzia delle Entrate utilizzando la normale connessione internet;
- l’esercente può verificare l’esito della trasmissione sul portale Fatture e Corrispettivi, accessibile con SPID, CIE o CNS.
Se tutto funziona correttamente, l’operazione è automatica e non richiede ulteriori adempimenti.
Cosa fare se il registratore non funziona
Può capitare che il registratore si blocchi o che non riesca a collegarsi a internet, per problemi di connessione o altri malfunzionamenti del sistema. In questi casi la trasmissione dei corrispettivi non può avvenire in automatico, e allora è necessario procedere così:
- se il problema è temporaneo (ad esempio la rete non funziona): il registratore conserva i dati e li invierà automaticamente appena la connessione sarà ripristinata;
- se il registratore è guasto: occorre chiamare subito l’assistenza tecnica e, nel frattempo, trasmettere i corrispettivi manualmente (o telematicamente, se nel frattempo l’apparecchio viene riparato e la connessione ripristinata) entro 12 giorni dalla data del mancato invio. Per farlo, si accede al portale Fatture e Corrispettivi, sezione “Corrispettivi” → “Documento commerciale online”, e si inseriscono a mano i dati di ogni chiusura giornaliera mancata, riepilogando i relativi incassi.
Questo consente di rispettare i termini di legge ed evitare contestazioni.
Entro quando bisogna trasmettere i corrispettivi
Il termine generale è di 12 giorni dall’operazione (DL 34/2019).
Ciò significa che, anche, se il registratore ha un guasto o non trasmette subito, i dati devono comunque arrivare all’Agenzia delle Entrate entro 12 giorni dalla data di incasso, salvi casi particolari di impossibilità oggettiva e forza maggiore, che devono essere documentati dall’esercente.
Se l‘interruzione dell’attività commerciale è superiore a 12 giorni (ad esempio, per chiusura stagionale o ferie lunghe) si può informare preventivamente l’Agenzia delle Entrate, impostando il registratore telematico in modalità “fuori servizio”, con lo specifico codice 608, così comunicando l’inizio del periodo di inattività (al termine, l’RT tornerà “in servizio” alla prima trasmissione utile dei corrispettivi giornalieri).
Conservazione della documentazione
Gli scontrini consegnati al cliente hanno solo valore commerciale, ma l’esercente deve comunque conservare:
- i report di chiusura giornaliera emessi dal registratore,
- le ricevute telematiche delle trasmissioni (scaricabili dal portale dell’Agenzia).
La conservazione è obbligatoria per
Quali sono le sanzioni
La normativa è severa:
- per mancata chiusura o mancata trasmissione, la sanzione è pari al 90% del corrispettivo non documentato, con un minimo di 500 euro;
- in caso di recidiva, è prevista anche la sospensione della licenza o autorizzazione.
In sintesi
La chiusura giornaliera va fatta ogni giorno di apertura, anche senza incassi.
I corrispettivi devono essere inviati all’Agenzia delle Entrate entro 12 giorni dall’operazione.
Se il registratore non funziona, i dati vanno caricati manualmente sul portale Fatture e Corrispettivi.
I report e le ricevute vanno conservati per 10 anni come scritture contabili.
Conclusione
La trasmissione dei corrispettivi giornalieri non è un semplice adempimento burocratico, ma un obbligo fiscale da gestire con attenzione. Fare la chiusura giornaliera, rispettare i termini di 12 giorni e conservare i documenti per 10 anni
FAQ: domande frequenti
Quanto tempo ho per inviare i corrispettivi?
Entro 12 giorni dalla data dell’operazione, anche in caso di malfunzionamento del registratore.
Devo fare la chiusura se non ho incassi?
Sì, la chiusura giornaliera va fatta sempre: in quel caso si trasmette un corrispettivo pari a zero.
Se il registratore non funziona, posso aspettare che si ripari?
No, i dati vanno comunque inviati manualmente tramite il portale entro 12 giorni.
Per quanto tempo devo conservare i documenti?
Report di chiusura e ricevute vanno conservati per 10 anni come scritture contabili.
Posso buttare i report cartacei se ho quelli digitali?
È consigliabile conservarli entrambi, perché in caso di contestazione ogni prova in più è utile.