Gruppo di lavoro WhatsApp: è legale condividere dati personali?
In quali casi è legittimo divulgare le informazioni personali altrui? Per motivi di lavoro si possono condividere i dati dei clienti?
La riservatezza impone di non diffondere i dati altrui, a meno che non vi siano giustificati motivi, come accade nell’ipotesi in cui occorra riferirli alla polizia o all’autorità giudiziaria. Ciò premesso, con il presente articolo risponderemo al quesito di un lettore, riassumibile in questo modo: è legale condividere dati personali sul gruppo di lavoro WhatsApp? Praticamente, si tratta di capire se la pubblicazione, sulle chat a cui partecipano solamente colleghi di lavoro, di informazioni che riguardano l’attività professionale svolta, è legale oppure no. Approfondiamo l’argomento.
Indice
È legale condividere dati personali su WhatsApp?
In linea di massima, la condivisione di dati personali altrui tramite WhatsApp è legale solo se consentita dal soggetto a cui le informazioni si riferiscono.
Secondo la legge (art. 4, Regolamento UE, n. 679/2016), per dato personale deve intendersi qualsiasi informazione che sia idonea ad identificare oppure a rendere identificabile una persona fisica.
Sono personali i dati tramite i quali è possibile risalire – direttamente o indirettamente – all’identità di un determinato soggetto: si pensi all’indirizzo di casa oppure di posta elettronica, al numero di telefono, alle foto e, ovviamente, al nominativo.
I dati personali ottenuti con il consenso del diretto interessato non possono essere divulgati senza espresso consenso.
Questa regola è generale e si applica sempre, anche ai gruppi WhatsApp, sui quali quindi non è possibile divulgare informazioni personali ottenute in via confidenziale.
È legale condividere dati personali sul gruppo di lavoro WhatsApp?
La condivisione di dati personali altrui sul gruppo di lavoro WhatsApp è illegale: come riferito nel precedente paragrafo, la divulgazione è lecita solo con il consenso del diretto interessato, cioè del soggetto a cui i dati si riferiscono.
Dunque, la condivisione di dati personali altrui sul gruppo di lavoro WhatsApp è legale solo se:
- autorizzata dall’interessato, possibilmente per iscritto. È ciò che in genere avviene quando si firmano i modelli per la privacy, cioè i moduli per il trattamento dei dati personali, ad esempio al conferimento di un mandato professionale;
- assolutamente indispensabile nell’interesse del soggetto a cui i dati si riferiscono, ai fini della sua tutela. Si pensi al medico che riferisca i dati di un suo paziente a un collega che deve sostituirlo d’urgenza nell’esecuzione di un intervento chirurgico o nella somministrazione di un trattamento sanitario;
- nel gruppo di lavoro WhatsApp fanno parte persone che hanno a loro volta ottenuto il consenso a conoscere i dati personali altrui. Si pensi alla chat a cui partecipano gli avvocati dello stesso studio associato, ai quali l’interessato ha conferito un mandato collettivo.
Si può aggiungere un collega in un gruppo di lavoro WhatsApp?
Aggiungere un collega all’interno di un gruppo di lavoro
La partecipazione alla chat di lavoro non costituisce infatti un obbligo, nemmeno per il lavoratore dipendente, il quale quindi può rifiutare tale strumento di comunicazione.
Quando è legale il trattamento dei dati personali?
Il trattamento dei dati personali, cioè la gestione delle informazioni altrui, anche in assenza del consenso dell’interessato, è legale quando è necessario:
- all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte. Si pensi al mandato conferito all’avvocato il quale, per agire, deve necessariamente comunicare i dati personali del proprio assistito a terze parti;
- per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento. È il caso del pubblico ufficiale che, in presenza di un reato, è tenuto a farne denuncia, comunicando eventualmente i dati anagrafici del responsabile;
- per la salvaguardia degli interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica. È l’ipotesi del medico di pronto soccorso che, pur di salvare un paziente in fin di vita, trasmetta i dati di quest’ultimo ad altro presidio sanitario;
- per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento. Anche in questa ipotesi possiamo portare ad esempio i compiti svolti dalle forze dell’ordine oppure dai medici;
- per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore. Si tratta di un’ipotesi residuale, che consente eccezionalmente al titolare del trattamento di far prevalere il proprio interesse rispetto alla privacy dell’interessato. Si pensi alla società in crisi economica che trasmette i dati dei propri dipendenti ad un’altra azienda affinché quest’ultima ne valuti l’eventuale acquisizione.