Come gestire i rimborsi spese per le trasferte aziendali dal 2025?

Guida completa sulle nuove regole di tracciabilità, rimborsi chilometrici e limiti di esenzione fiscale per le missioni di lavoro dei dipendenti.

Le novità legislative che hanno preso il via con l’inizio del 2025 impongono una revisione profonda delle procedure aziendali relative ai viaggi di lavoro. Il legislatore è intervenuto per rendere più trasparente il rapporto tra fisco, datori di lavoro e dipendenti, introducendo obblighi di tracciabilità che cambiano le abitudini quotidiane. Comprendere Come gestire i rimborsi spese per le trasferte aziendali dal 2025? diventa quindi un passaggio fondamentale per ogni realtà produttiva che voglia evitare sanzioni o contestazioni fiscali. La riforma non tocca solo i grandi gruppi, ma ogni singolo professionista o collaboratore che si allontana dalla sede per motivi di servizio. La chiarezza delle regole attuali permette di pianificare meglio i costi e di garantire che il rimborso resti una voce esente in busta paga. In questo contesto, l’azienda deve agire con tempestività per aggiornare i propri regolamenti interni e istruire correttamente il personale sulle modalità di pagamento ammesse per ottenere il reintegro delle somme spese.

Qual è la differenza tra trasferta e trasferimento per il dipendente?

Per applicare correttamente le norme fiscali, bisogna prima definire con precisione l’evento che genera il rimborso. La legge distingue nettamente tra l’allontanamento temporaneo e quello definitivo del lavoratore dalla sua sede abituale. La

trasferta si configura quando il dipendente, per perseguire l’interesse del datore di lavoro, si reca in un luogo diverso dalla sede indicata nel suo contratto di assunzione (circ. 15/2025). Questo spostamento deve avere due caratteristiche fondamentali: deve essere limitato nel tempo e deve essere motivato da esigenze lavorative specifiche. Se, al contrario, il dipendente viene destinato a una nuova sede in modo stabile, si parla di trasferimento. Questa distinzione non è solo terminologica ma produce effetti fiscali molto diversi. Solo nel caso della trasferta è possibile beneficiare dei regimi di esenzione per le indennità e i rimborsi spese che l’azienda eroga per coprire i costi di viaggio, vitto e alloggio. Il regolamento aziendale deve quindi chiarire che ogni missione fuori sede deve avere una durata prefissata.

Come si calcola correttamente il rimborso per chi usa l’auto propria?

Molti dipendenti utilizzano il proprio veicolo privato per raggiungere i luoghi di missione. In questi casi, l’azienda eroga la cosiddetta indennità chilometrica. Tale somma non è considerata reddito e quindi non subisce tassazione o trattenute contributive, poiché rappresenta un semplice reintegro patrimoniale per le spese sostenute dal lavoratore. Il calcolo non può essere forfettario o casuale, ma deve basarsi su criteri oggettivi e documentati (circ. 326/E/1997). Il datore di lavoro deve tenere conto di alcuni elementi specifici:

• la percorrenza effettiva calcolata sulla base dei chilometri realmente percorsi;

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• il tipo di automezzo che il dipendente ha utilizzato per lo spostamento;

• il costo chilometrico che viene determinato per quel modello specifico di vettura attraverso le tariffe Aci.

Tutta questa documentazione deve essere conservata con cura dall’azienda per giustificare l’esenzione fiscale. Ad esempio, se un dipendente percorre 200 chilometri per una visita a un cliente con un’auto che ha una tariffa Aci di 0,50 euro al chilometro, riceverà 100 euro. Se l’azienda paga di più rispetto alle tabelle ufficiali, la differenza viene tassata come stipendio.

Quali sono i limiti di esenzione per l’indennità giornaliera?

Il sistema fiscale italiano prevede tre diversi regimi per la gestione delle trasferte fuori dal territorio comunale: forfettario, misto e analitico (art. 51, comma 5 tuir). Ogni sistema ha soglie di esenzione specifiche che l’azienda può scegliere di applicare. Il metodo

forfettario prevede l’erogazione di una somma fissa giornaliera che copre tutte le spese, tranne quelle di viaggio. Per le trasferte in Italia, la quota esente è di 46,48 euro al giorno, mentre per l’estero la soglia sale a 77,47 euro. In questo regime, i rimborsi per i biglietti del treno o dell’aereo rimangono comunque non tassati se documentati. Se l’azienda decide di rimborsare anche le spese di parcheggio, queste sono esenti solo se il documento giustificativo permette di identificare in modo univoco il veicolo tramite la targa e indica con precisione l’orario della sosta (circ. 15/2025). Anche i pedaggi autostradali seguono la stessa regola di esenzione totale se correttamente provati.

Come funziona la riduzione della franchigia nel sistema misto?

Il sistema misto è una soluzione intermedia che prevede il pagamento di un’indennità giornaliera unito al rimborso delle spese documentate di vitto e alloggio. In questa situazione, le franchigie di esenzione che abbiamo visto per il sistema forfettario subiscono dei tagli progressivi. Se l’azienda rimborsa analiticamente le spese di alloggio oppure quelle di vitto, la soglia di 46,48 euro viene ridotta di un terzo, scendendo a 30,99 euro per l’Italia (51,64 euro per l’estero). Se invece l’azienda copre sia il vitto che l’alloggio, la franchigia viene ridotta di due terzi. In questo caso, la somma che il dipendente può ricevere senza pagare tasse si ferma a

15,49 euro al giorno per le missioni nazionali e a 25,82 euro per quelle internazionali. È importante sottolineare che anche in questo caso i rimborsi per le spese di viaggio e trasporto, come l’indennità chilometrica, rimangono interamente non tassati se documentati. Ogni altra spesa diversa da quelle principali viene invece tassata per intero se rimborsata analiticamente.

Quando conviene utilizzare il metodo di rimborso analitico?

Il sistema analitico si basa esclusivamente sulla presentazione della nota spese, o piè di lista, dove il dipendente elenca ogni costo sostenuto. In questo regime, i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto non sono tassati se supportati da idonea documentazione. Esiste però una flessibilità per le piccole spese accessorie che spesso non possono essere documentate con uno scontrino, come le mance o i piccoli acquisti. Il dipendente può attestare analiticamente queste somme nel suo elenco spese. Il fisco non tassa tali importi fino a un massimo giornaliero di

15,49 euro per l’Italia e 25,82 euro per l’estero. Notiamo che queste cifre coincidono esattamente con le franchigie residue del sistema misto. Per questo motivo, i due sistemi sono spesso considerati sovrapponibili. Tuttavia, l’uso del sistema misto può risultare più vantaggioso per l’azienda se l’indennità prevista è superiore a 15,49 euro, poiché in quel caso il dipendente non ha l’obbligo di dettagliare le singole micro-spese nel suo piè di lista.

Perché la tracciabilità dei pagamenti è obbligatoria dal 2025?

La grande svolta del 2025 riguarda l’obbligo di utilizzare mezzi di pagamento elettronici per le trasferte effettuate in Italia (dlgs 192/2024; dl 84/2025). La legge stabilisce che il rimborso delle spese per

vitto, alloggio, viaggio e trasporti tramite taxi o noleggio con conducente (ncc) è esente da tasse solo se il pagamento avviene con strumenti tracciabili. Questa condizione è fondamentale anche per l’azienda, che può dedurre il costo dal proprio reddito solo se rispetta tale vincolo. Se un dipendente paga il ristorante o l’albergo in contanti, il rimborso ricevuto verrà interamente tassato in busta paga come se fosse un aumento di stipendio. Questa regola vale per tutti i sistemi di rimborso. Ad esempio, nel sistema forfettario, se il dipendente chiede il rimborso di un taxi pagato in contanti, quella specifica somma non godrà dell’esenzione fiscale. La tracciabilità è dunque la chiave per mantenere i benefici previsti dal Testo unico delle imposte sui redditi (art. 51, comma 5 tuir).

Quali strumenti di pagamento sono validi per i rimborsi fiscali?

Per rispondere ai nuovi obblighi, i dipendenti devono utilizzare sistemi che garantiscano l’identificazione di chi effettua il pagamento. L’amministrazione finanziaria ha chiarito che non è necessario possedere per forza una carta di credito aziendale (circ. 15/2025). Sono considerati strumenti di pagamento tracciabile validi:

• la ricevuta della carta di debito o della carta di credito personale;

• la copia di un bollettino postale, del Mav o i pagamenti effettuati tramite il sistema PagoPa;

• i pagamenti tramite applicazioni per smartphone gestite da istituti di moneta elettronica autorizzati come Satispay

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  , PostePay o SumUp;

• l’estratto conto bancario del dipendente, da utilizzare però solo come prova residuale se mancano altri documenti.

Per le applicazioni digitali, la prova della tracciabilità è fornita dalla e-mail di conferma della piattaforma o dalla ricevuta digitale dell’operazione. Nel caso in cui si debba ricorrere all’estratto conto personale, il lavoratore ha il diritto di oscurare tutte le informazioni che non riguardano la spesa aziendale, per tutelare la propria privacy, lasciando visibili solo i dati necessari alla liquidazione della missione.

Si possono ancora pagare i biglietti del treno in contanti?

Non tutte le spese di viaggio sono soggette all’obbligo di tracciabilità introdotto nel 2025. La normativa elenca in modo specifico le categorie che devono essere pagate con mezzi elettronici, lasciando una certa libertà per le altre. Non rientrano nell’obbligo di tracciabilità i rimborsi per i viaggi effettuati con mezzi di linea. Questo significa che il dipendente può ancora pagare in contanti e ricevere il rimborso esente per:

• biglietti ferroviari per treni regionali o ad alta velocità;

• biglietti per autobus di linea urbani ed extraurbani;

• voli aerei nazionali e internazionali;

• trasporti marittimi come navi e traghetti;

• indennità chilometriche per l’uso dell’auto propria, poiché si tratta di un calcolo monetario e non di un servizio pagato direttamente a un terzo.

La distinzione è netta: mentre per un taxi serve obbligatoriamente la carta di credito o un’app, per l’autobus o il treno il fisco accetta ancora lo scontrino pagato in contanti. Questa deroga tiene conto della natura pubblica e delle tariffe fisse dei trasporti di linea, che rendono superflua la verifica della tracciabilità per scopi anti-evasione.

Cosa cambia per le trasferte che avvengono nello stesso Comune?

Un’altra novità importante del 2025 riguarda gli spostamenti che il dipendente compie all’interno dello stesso comune in cui ha sede l’ufficio. Grazie alle modifiche introdotte dal decreto legislativo di fine 2024 (dlgs 192/2024), la disciplina è stata semplificata. Ora i rimborsi delle spese di viaggio e di trasporto sono esclusi dalla tassazione anche se la trasferta avviene nel comune di residenza lavorativa. La condizione è che tali spese siano regolarmente comprovate e documentate. Questo vale indipendentemente dal fatto che si utilizzi un mezzo pubblico o privato. Anche l’indennità chilometrica

erogata per spostamenti urbani gode quindi della stessa esenzione prevista per i viaggi fuori città. Questa misura elimina una vecchia complicazione burocratica che costringeva le aziende a tassare rimborsi di pochi euro erogati ai collaboratori per muoversi tra sedi diverse della stessa città, rendendo la gestione amministrativa molto più fluida e razionale.

Quali documenti bisogna allegare alla nota spese finale?

La corretta gestione della documentazione è l’ultimo miglio per garantire la regolarità della trasferta. L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che non è sempre obbligatorio allegare lo scontrino fisico del Pos se il documento di spesa principale riporta già l’indicazione del pagamento elettronico (circ. 15/2025). Tuttavia, per sicurezza, è sempre consigliabile conservare la ricevuta della carta di credito o il documento digitale dell’app. Il

piè di lista deve essere compilato con cura, riportando:

• la data e la destinazione della missione lavorativa;

• il dettaglio analitico delle spese di vitto e alloggio corredato dai documenti tracciati;

• i biglietti dei mezzi di trasporto o il calcolo dei chilometri percorsi con l’auto;

• l’eventuale indicazione delle altre spese non documentabili sotto i limiti di legge;

• la firma del dipendente che attesta la veridicità di quanto dichiarato.

La conservazione di questi atti permette all’azienda di rispondere con prontezza in caso di verifiche da parte dell’amministrazione finanziaria. La mancanza di un solo documento o di una prova di tracciabilità per un taxi può rendere l’intero rimborso di quella voce soggetto a tassazione, con un danno economico per il lavoratore e un rischio sanzionatorio per il datore di lavoro.