Cosa prevede il rimborso chilometrico e la tracciabilità dei pagamenti?

Scopri le nuove regole per l’uso dell’auto propria, i pagamenti tracciabili obbligatori per vitto e taxi e come ottenere i rimborsi fiscali.

Il panorama delle trasferte aziendali ha subito una trasformazione radicale a partire dal 2025. Molte imprese e lavoratori si trovano oggi a gestire nuove procedure per evitare che i rimborsi spese si trasformino in un carico fiscale imprevisto. La domanda principale che i dipendenti si pongono riguarda la corretta gestione dei costi: cosa prevede il rimborso chilometrico e la tracciabilità dei pagamenti? Questa normativa non è solo un insieme di codici, ma un sistema di regole pratiche che impattano sulla vita quotidiana di chi viaggia per lavoro. La Legge di Bilancio e i successivi decreti hanno introdotto obblighi di

tracciabilità molto severi, ma hanno anche aperto nuove possibilità per gli spostamenti brevi. Capire la differenza tra un pagamento in contanti ammesso e uno vietato è fondamentale per proteggere il proprio stipendio. Anche l’uso della macchina privata segue ora binari più chiari, con una distinzione netta tra le diverse tipologie di spesa. In questa guida analizziamo ogni dettaglio delle riforme recenti (dlgs 192/2024; dl 84/2025) per offrire istruzioni semplici e dirette a ogni lettore interessato a non commettere errori con il fisco.

Come funziona il rimborso per chi usa la propria auto?

Quando un dipendente decide di utilizzare la propria vettura per una missione di lavoro, ha diritto a ricevere una somma che compensi l’usura del mezzo e le spese sostenute. Questa somma prende il nome di

indennità chilometrica. Dal punto di vista fiscale, tale importo non viene tassato se rispetta criteri oggettivi e documentati. Il datore di lavoro deve determinare il valore del rimborso sulla base di elementi precisi che deve conservare nei propri archivi (circolare 326/e/1997). Nello specifico, il calcolo deve considerare:

1. la percorrenza effettiva calcolata in base ai chilometri percorsi per la trasferta;

2. il tipo di automezzo che il lavoratore ha utilizzato per lo spostamento;

3. il costo chilometrico che viene ricostruito per quel modello specifico di autovettura sulla base delle tariffe Aci.

Se questi parametri sono rispettati, l’indennità costituisce un semplice reintegro del patrimonio del lavoratore e non genera tasse o contributi. Un esempio pratico aiuta a capire meglio. Se un dipendente percorre cento chilometri con una vettura che ha un costo chilometrico Aci di sessanta centesimi, riceverà sessanta euro. Questa somma entra in busta paga come voce esente. Se il datore decidesse di dare cento euro senza giustificazione, i quaranta euro di differenza sarebbero tassati regolarmente.

Quali sono le spese accessorie legate al viaggio in auto?

Oltre ai chilometri percorsi, il viaggio in autostrada o la sosta in città comportano costi aggiuntivi. La normativa (circolare ae n. 15/2025) chiarisce che anche queste spese, se sostenute durante una trasferta, non sono tassate. Si tratta dei costi per il pedaggio autostradale e per il parcheggio. Tuttavia, la semplicità della regola nasconde un obbligo di precisione nella raccolta dei documenti. Per il parcheggio, ad esempio, non basta un semplice scontrino anonimo. La documentazione giustificativa deve identificare in modo certo il veicolo, tramite la targa, e la durata della sosta. Questo serve a dimostrare che quella spesa è legata univocamente alla missione lavorativa e non a un impegno privato. Se il documento non riporta la targa o altri elementi che collegano l’auto alla trasferta, l’azienda potrebbe avere difficoltà a giustificare l’esenzione fiscale del rimborso.

Come funziona l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti?

Il 2025 introduce un vincolo molto stretto per quanto riguarda le modalità di pagamento delle spese sostenute durante le missioni in Italia. La legge di Bilancio 2025 e il decreto collegato (dl 84/2025) impongono un onere generalizzato di tracciabilità. Per evitare che il rimborso diventi tassabile in capo al lavoratore e per permettere alla ditta di dedurre il costo dalle proprie tasse, i pagamenti devono avvenire tramite strumenti elettronici o bancari. Questa regola riguarda nello specifico le spese per il vitto, l’alloggio, il viaggio e il trasporto tramite autoservizi pubblici non di linea, come i taxi o il noleggio con conducente. In pratica, se un dipendente paga il ristorante o il taxi in contanti, l’azienda non potrà considerare quel rimborso come esente da tasse e non potrà scaricare il costo. Il regolamento aziendale deve quindi vietare l’uso del contante per queste categorie di spesa, istruendo i lavoratori sull’utilizzo di carte di credito aziendali o personali che lascino una traccia informatica chiara della transazione.

In cosa consiste il sistema di rimborso forfettario?

Le imprese possono scegliere tra tre modelli di gestione fiscale delle trasferte fuori dal comune. Il primo è il sistema forfettario, che si basa su una somma fissa giornaliera erogata al dipendente a titolo di indennità. Questo importo ha lo scopo di coprire tutte le spese accessorie, tranne quelle di viaggio. La legge fissa delle soglie di esenzione giornaliera molto precise:

• l’importo esente è di 46,48 euro per le missioni svolte all’interno del territorio nazionale;

• la soglia sale a 77,47 euro per le trasferte effettuate all’estero;

• restano esclusi dalla tassazione i rimborsi analitici delle spese di viaggio e trasporto, inclusa l’indennità chilometrica per chi usa la propria vettura, se documentati correttamente. In questo regime, il lavoratore non deve presentare le ricevute dei pasti o dei piccoli acquisti, poiché l’indennità copre tutto. Se l’azienda decide di pagare una cifra superiore a queste soglie, la parte eccedente viene regolarmente tassata in busta paga come se fosse stipendio normale.

  Annuncio pubblicitario

Quali sono le regole per il sistema di rimborso misto?

Il sistema misto è una via di mezzo che combina l’indennità fissa con il rimborso delle spese vive di vitto e alloggio. In questo caso, però, le franchigie di esenzione (i famosi 46,48 e 77,47 euro) subiscono una riduzione perché l’azienda si fa già carico delle spese principali. Il regolamento deve prevedere un calcolo specifico:

• se l’azienda rimborsa il vitto oppure l’alloggio, o se fornisce questi servizi gratuitamente, la quota esente dell’indennità si riduce di un terzo;

• se l’azienda copre sia il vitto che l’alloggio, la quota esente dell’indennità giornaliera viene tagliata di due terzi;

• i rimborsi per le spese di viaggio, come biglietti aerei o ferroviari e indennità chilometriche, rimangono sempre non tassati se accompagnati da documentazione;

  Annuncio pubblicitario

• ogni altra spesa diversa da vitto, alloggio e viaggio che viene rimborsata analiticamente è soggetta a tassazione piena. Questo modello è utile quando l’azienda vuole garantire che il dipendente non debba anticipare somme ingenti per l’hotel o i pasti, lasciandogli comunque una piccola somma forfettaria per le altre necessità.

Come si applica correttamente il sistema analitico?

Il terzo modello è quello analitico, dove ogni singola spesa viene rimborsata in base a quanto effettivamente speso e documentato dal lavoratore. In questo scenario, non esiste una quota fissa giornaliera esente, ma il fisco non tassa i rimborsi per vitto, alloggio e viaggio, a patto che esista una prova d’acquisto valida e che siano rispettati gli obblighi di

tracciabilità del 2025. Un aspetto interessante di questo sistema riguarda le cosiddette piccole spese non documentabili, come le mance, i piccoli trasporti urbani o le telefonate. Il dipendente può inserire queste voci nel proprio piè di listasotto forma di autocertificazione. La legge (art. 51 comma 5 tuir) fissa un tetto massimo per queste spese accessorie:

• il limite è di 15,49 euro al giorno per le attività svolte in Italia;

• il limite aumenta a 25,82 euro al giorno per le attività condotte oltre confine;

• tutte le somme che superano questi tetti sono tassate, anche se il lavoratore presenta una prova di spesa. Questo sistema richiede un controllo amministrativo più minuzioso, poiché ogni scontrino deve essere verificato e conservato con cura per giustificare la non applicazione delle ritenute fiscali.

  Annuncio pubblicitario

Cosa cambia per gli spostamenti brevi dentro il Comune?

Una delle novità più rilevanti del 2025 riguarda i viaggi effettuati all’interno della stessa città dove si trova la sede di lavoro. Prima di questa riforma (dlgs 192/2024), il regime fiscale per i rimborsi urbani era molto più penalizzante. Oggi la legge ha modificato il Testo unico delle imposte sui redditi (art. 51 comma 5 tuir) stabilendo che i rimborsi delle spese di viaggio e di trasporto documentati sono esclusi dalla tassazione anche per le trasferte nel comune. La grande novità è che questa esenzione scatta indipendentemente dal fatto che esista un vettore pubblico o privato. Quindi, se il dipendente deve spostarsi dalla sede centrale a un ufficio periferico nella stessa città, può ricevere il rimborso chilometrico o il rimborso del biglietto senza subire trattenute fiscali. Questa regola semplifica enormemente la gestione dei collaboratori che svolgono mansioni dinamiche sul territorio cittadino, eliminando disparità ingiustificate tra chi viaggia fuori città e chi si muove tra quartieri diversi.

Quando è obbligatorio usare pagamenti tracciabili?

Dal 2025 il fisco ha dichiarato guerra al contante per alcune specifiche categorie di spesa durante le trasferte in Italia. Se il lavoratore vuole ricevere il rimborso senza tasse, e se l’azienda vuole dedurre il costo, il pagamento deve essere tracciabile. Questo obbligo riguarda:

1. le spese di vitto consumate presso ristoranti, bar o mense;

2. le spese di alloggio in alberghi, bed and breakfast o altre strutture ricettive;

3. le spese di viaggio e trasporto effettuate tramite taxi e servizi di noleggio con conducente;

4. ogni altra forma di trasporto non di linea che rientri nella normativa sui servizi pubblici (legge 21/1992).

In termini pratici, se un dipendente paga il pranzo o il taxi della missione con una banconota da venti euro, quel rimborso dovrà essere tassato integralmente in busta paga. L’obbligo di tracciabilità si applica a tutti i regimi di trasferta (forfettario, misto o analitico). Ad esempio, nel sistema forfettario, dove le spese di taxi sono rimborsate analiticamente, la mancanza di traccia elettronica rende il pagamento fiscalmente rilevante per il dipendente.

Si può ancora pagare il biglietto del treno in contanti?

Nonostante la stretta sulla tracciabilità, esistono delle eccezioni importanti che riguardano i mezzi di trasporto collettivi. La normativa specifica che l’obbligo di pagamento elettronico non riguarda tutti i tipi di viaggio. Sono esclusi da questa restrizione i trasporti di linea. Di conseguenza, il rimborso del biglietto non viene tassato, anche se pagato in contanti, nei seguenti casi:

1. viaggi ferroviari su ogni tipo di tratta;

2. spostamenti tramite autobus di linea urbani o extraurbani;

3. voli aerei nazionali o internazionali;

4. spostamenti tramite navi e traghetti;

5. indennità chilometriche per l’uso dell’auto propria, poiché rappresentano una somma di natura diversa rispetto al pagamento diretto di un servizio.

Quindi, se un lavoratore acquista un biglietto dell’autobus in un tabaccaio pagando in contanti, potrà ricevere il rimborso esentasse. La ragione risiede nel fatto che questi servizi hanno tariffe fisse e percorsi prestabiliti, rendendo meno probabile l’evasione o il gonfiaggio delle spese rispetto a un tragitto in taxi.

Quali app dello smartphone sono valide per i pagamenti?

Molti lavoratori oggi preferiscono non utilizzare la carta di credito fisica, affidandosi a sistemi digitali installati sul proprio telefono. La buona notizia è che l’amministrazione finanziaria (circolare ae n. 15/2025) accetta questi moderni sistemi di pagamento. Sono considerati strumenti di pagamento tracciabile tutti i servizi gestiti da istituti di moneta elettronica autorizzati. Esempi comuni sono:

1. applicazioni come Satispay, che permettono di inviare denaro direttamente agli esercenti;

2. piattaforme come PostePay o SumUp collegate a conti correnti;

3. sistemi di pagamento integrati nello smartphone che utilizzano carte di debito o credito virtualizzate.

La prova della tracciabilità in questi casi è costituita dalla e-mail di conferma inviata dalla piattaforma o dalla ricevuta digitale dell’operazione. Questi sistemi garantiscono l’identificazione di chi preleva il denaro e di chi lo riceve, soddisfacendo le richieste dei controllori fiscali. L’azienda non può quindi rifiutare questi pagamenti adducendo motivi di sicurezza fiscale, purché il dipendente fornisca la prova digitale della transazione.

Come si dimostra il pagamento se manca lo scontrino del Pos?

Un dubbio frequente riguarda la necessità di conservare ogni singolo pezzetto di carta stampato dai terminali di pagamento. Se sulla fattura o sullo scontrino fiscale è già presente la dicitura che indica il pagamento elettronico, alcuni ritengono superfluo allegare lo scontrino del bancomat. Tuttavia, l’Agenzia delle Entrate consiglia prudenza. I documenti ideali per dimostrare la tracciabilità sono:

1. la ricevuta originale rilasciata dalla carta di debito o di credito (scontrino Pos);

2. la copia di un eventuale bollettino postale o Mav utilizzato per il pagamento;

3. la conferma del pagamento avvenuto tramite il sistema PagoPA;

   Annuncio pubblicitario

4. l’estratto conto bancario del dipendente, inteso come strumento di prova residuale.

L’estratto conto personale deve essere utilizzato solo se non sono disponibili altre prove. In questo caso, per proteggere la privacy, il lavoratore deve mostrare solo le righe relative alla spesa aziendale, avendo cura di cancellare ogni altra informazione privata non pertinente (circolare ae n. 15/2025). È bene sottolineare che l’estratto conto non sostituisce il documento di spesa, ma serve solo a confermare che quel documento è stato pagato con un mezzo tracciabile.

Quali documenti deve conservare l’azienda per i controlli?

Il datore di lavoro ha l’obbligo di conservare una documentazione interna solida per giustificare la non applicazione delle tasse sui rimborsi erogati. Ogni trasferta deve essere supportata da un foglio di viaggio o da un

piè di lista dettagliato. In questo documento devono confluire tutti i dati raccolti durante la missione: i chilometri percorsi, le ricevute dei pedaggi, i giustificativi dei parcheggi con la targa ben visibile e le prove dei pagamenti elettronici per pasti e hotel. Se l’azienda non dispone di queste prove, rischia di vedersi contestata la deducibilità dei costi e di dover pagare le tasse arretrate sui rimborsi che aveva considerato esenti. La precisione nella raccolta dei documenti è dunque una forma di tutela per entrambi i soggetti del rapporto di lavoro. Senza una corretta documentazione, anche la spesa più legittima può essere trasformata dal fisco in un compenso in nero camuffato da rimborso spese.

Esistono limiti massimi per il rimborso analitico?

Nel sistema analitico, che prevede il rimborso a piè di lista di ogni spesa, esistono dei tetti che il regolamento aziendale deve considerare. Se vitto, alloggio e viaggio sono rimborsati senza tasse se documentati e tracciati, le altre piccole spese hanno un limite fisso (art. 51 comma 5 tuir). Queste spese, definite non documentabili ma attestate dal dipendente, sono esenti fino a un massimo di:

1. 15,49 euro al giorno per le missioni nazionali;

2. 25,82 euro al giorno per le missioni estere.

Se un dipendente riceve venti euro per piccole mance o spese telefoniche in Italia, la parte che supera i 15,49 euro sarà soggetta a tassazione. Questa regola serve a evitare che voci generiche e non documentate vengano usate per gonfiare i rimborsi senza pagare le dovute imposte. La soglia è valida solo se il lavoratore sceglie il metodo analitico e deve essere chiaramente indicata nella nota spese prodotta al rientro.

Perché il sistema misto può essere più vantaggioso dell’analitico?

Analizzando le soglie di esenzione, emerge un dettaglio tecnico che può orientare la scelta dell’azienda nella stesura del regolamento. Se prendiamo il sistema misto con la riduzione di due terzi della franchigia (quando vitto e alloggio sono già pagati), la quota che rimane esenta è di 15,49 euro in Italia. Questa cifra coincide esattamente con il limite delle spese non documentabili del sistema analitico. La differenza sostanziale risiede nella modalità di gestione. Nel sistema misto, se l’indennità prevista dal contratto collettivo o aziendale è superiore a 15,49 euro, tale somma viene erogata senza che il dipendente debba specificare o attestare nulla nel suo elenco spese. Nel sistema analitico, invece, quella stessa somma deve essere analiticamente indicata e dichiarata dal lavoratore come spesa effettivamente sostenuta. Per tale motivo, molte società preferiscono adottare il sistema misto, che garantisce meno burocrazia e una gestione più fluida dei piccoli rimborsi giornalieri, riducendo il rischio di errori nella compilazione dei documenti da parte del personale.