Fisco: i documenti contabili si conservano per dieci anni
L’obbligo di custodire le scritture oltre il decennio scatta solo se l’accertamento dell’Agenzia delle Entrate è iniziato prima della scadenza.
La Corte di Cassazione chiarisce i limiti temporali per la conservazione della documentazione aziendale. Con l’ordinanza 2927 depositata il 10 febbraio 2026, i giudici stabiliscono che l’imprenditore non deve conservare le scritture contabiliall’infinito. La regola generale prevede un limite di dieci anni. Se il Fisco decide di avviare un controllo dopo questo termine, non può pretendere l’esibizione di registri o documenti già eliminati. L’obbligo di conservazione si estende oltre il decennio solo se l’attività di accertamento
Indice
Quando scade il dovere di conservazione
La legge stabilisce che i documenti e i registri devono restare in archivio per un periodo preciso. Il codice civile fissa questo termine in dieci anni (art. 2220 cod. civ.). Anche la normativa fiscale richiama questo limite temporale per garantire certezza nei rapporti tra Stato e cittadini (art. 8 comma 5 l. 212/2000). Se una società riceve una richiesta di documenti relativi a un periodo d’imposta ormai lontano, ha il diritto di opporsi se quel termine è già trascorso. Ad esempio, se l’Agenzia delle Entrate contesta oggi la natura di un versamento effettuato dai soci undici anni fa, non può sanzionare l’impresa che ha già distrutto le prove cartacee o digitali di quella operazione.
Il limite ai poteri del Fisco
Esiste una eccezione che permette di allungare i tempi di custodia, ma deve basarsi su fatti concreti. Le scritture vanno conservate fino a quando non si concludono gli accertamenti (art. 22 d.p.r. 600/1973). Tuttavia, la Cassazione specifica che questa ultrattività non è discrezionale. L’obbligo prosegue oltre i dieci anni solo se l’ufficio ha notificato l’inizio del controllo prima della scadenza del decimo anno e la procedura è ancora in corso. Se il Fisco potesse richiedere i documenti in qualsiasi momento, sfruttando i termini più lunghi per la notifica degli avvisi (art. 43 d.p.r. 600/1973), il limite dei dieci anni perderebbe valore.
Le conseguenze per le imprese
In un caso pratico, l’amministrazione finanziaria aveva ipotizzato che alcuni debiti verso i soci fossero in realtà guadagni non dichiarati. Aveva quindi chiesto le prove dei versamenti in contanti avvenuti oltre un decennio prima. I giudici hanno dato ragione all’azienda: poiché l’accertamento non era iniziato prima della scadenza dei dieci anni, la società non era più obbligata a esibire le vecchie carte. La regola serve a evitare che la durata di un obbligo di legge dipenda esclusivamente dalla volontà o dai ritardi degli uffici pubblici.