Contabilità: il Fisco può chiedere documenti più vecchi di 10 anni?
La normativa fiscale dispone la loro conservazione fino a quando non siano definiti gli accertamenti; così il termine può oltrepassare quello civile decennale.
Sei un imprenditore, un commerciante o un lavoratore autonomo, perciò hai la partita Iva e sai bene che devi istituire, tenere aggiornate e infine conservare le scritture contabili. Ma forse non sai per quanto tempo occorre tenere in archivio la contabilità, completa di tutti i documenti, a disposizione del Fisco.
Se pensi che la risposta giusta sia 10 anni ti sbagli: si può andare anche ben oltre ed esistono importanti casi in cui il Fisco ti può chiedere documenti più vecchi di 10 anni.
In questo articolo ti spiegheremo perché ciò accade e quando è necessario, nel tuo interesse, realizzare questo ulteriore adempimento. Così saprai in anticipo quali documenti è necessario conservare oltre il termine minimo di legge, evitando accertamenti o altre brutte sorprese, come il disconoscimento di deduzioni o detrazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Indice
Le scritture contabili obbligatorie
Le scritture contabili (in una parola sola: la contabilità) sono obbligatorie da due punti di vista: quello civilistico e quello fiscale.
La legge civile impone la loro tenuta e successiva conservazione a fini di prova: il loro esame può essere necessario per provare determinati fatti aziendali, come ad esempio un pagamento fatto o ricevuto, in caso di controversie di qualsiasi tipo con clienti, fornitori, lavoratori dipendenti o tra gli stessi soci.
La normativa fiscale si muove in una prospettiva diversa: i movimenti contabili vanno annotati e registrati innanzitutto per consentire il calcolo, la liquidazione ed il periodico versamento delle imposte dovute e per verificare, a cura dell’Amministrazione finanziaria, se questi obblighi sono stati correttamente adempiuti.
La contabilità ai fini civili
Tra le scritture contabili obbligatorie previste dal Codice civile [1] per gli imprenditori commerciali (esclusi i piccoli imprenditori) ci sono, anzitutto, il libro giornale ed il libro degli inventari, e poi «tutte le altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa», come il libro mastro dei conti, il giornale di cassa per registrare entrate e uscite monetarie, il libro magazzino per i movimenti di merci ed i libri sociali.
Ci sono, poi, una serie di documenti da conservare in originale: bisogna «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite».
La contabilità fiscale
La contabilità ai fini fiscali richiede molto di più di quella civilistica: le norme tributarie specifiche per ogni imposta (ad esempio, l’Ires, l’Irap e soprattutto l’Iva) prevedono diversi registri (come quello dei beni ammortizzabili e quello degli acquisti), fatture attive (emesse) o passive (ricevute), documenti di trasporto, scontrini elettronici e altre scritture ausiliarie.
Oggi le modalità di
Scritture contabili: quanto tempo vanno conservate?
Anche qui occorre fare una distinzione fondamentale tra gli obblighi di conservazione previsti ai fini civili e quelli imposti ai fini fiscali.
In base alla normativa civile [2] le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni, a decorrere dalla data dell’ultima registrazione. Lo stesso termine di conservazione vale per le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Queste regole vanno osservate anche se nel frattempo l’impresa ha chiuso per cessata attività.
La normativa fiscale, invece, prevede un termine diverso, che, come tra poco vedrai, può in alcuni casi essere più lungo di quello civilistico. Infatti, la regola generale prevede che la documentazione fiscale debba essere conservata sino al 31 dicembre del quarto anno successivo
Contabilità: quando va conservata per più di 10 anni
Quindi, sembrerebbe che il termine di conservazione sia molto più breve di quello imposto dalla normativa civile. Ma le regole specifiche [3] stabiliscono che le scritture contabili obbligatorie ai fini fiscali devono essere conservate fino alla scadenza del termine previsto in favore del Fisco per effettuare (cioè aprire, svolgere e concludere) gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta.
Così in questi casi, specialmente se l’accertamento tempestivamente avviato si protrae, il termine potrà
In una nuovissima sentenza [4] la Corte di Cassazione ha affermato proprio questo principio, stabilendo che il Fisco può esigere al contribuente un termine di conservazione superiore ai dieci anni quando ciò è necessario ai fini dell’accertamento, in questo caso era stato svolto dall’Agenzia delle Entrate.
La vicenda riguardava un’azienda alla quale erano state negate alcune detrazioni fiscali per acquisto di immobili e per canoni di leasing. A seguito dell’accertamento dell’Agenzia, la società non disponeva più della contabilità più vecchia di 10 anni, che non era stata conservata oltre il termine stabilito dal Codice civile.
Così la società accertata non era stata in grado di fornire al Fisco i documenti contabili che avrebbero potuto costituire prova in suo favore: i costi portati in detrazione erano stati rettificati dall’Agenzia delle Entrate anche perché al momento dell’accertamento non c’era più la documentazione giustificativa del loro sostenimento.
Qui, la Cassazione ha rilevato che la norma fiscale, secondo cui, come abbiamo visto, le scritture contabili obbligatorie vanno conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta, «si pone quale disposizione speciale che, a fini tributari, detta una regola diversa in materia di obbligo di conservazione delle scritture contabili, che prevale sulla previsione del termine decennale indicato dall’art. 2220 del Codice civile».
Perciò – prosegue il Collegio – «qualora il contribuente abbia dichiarato di aver dovuto sopportare dei costi ha l’onere di fornirne in giudizio, in caso d’impugnazione della rettifica adottata dall’ufficio, idonea documentazione giustificativa; né può sottrarsi all’assolvimento di tale onere invocando l’insussistenza dell’obbligo di conservare le scritture contabili oltre dieci anni (art. 2220 cod. civ.), perché l’interesse fiscale esige che il contribuente conservi la documentazione contabile necessaria per giustificare le spese dichiarate per tutto il periodo in cui è esercitabile il potere di accertamento dell’ufficio, anche ove questo si protragga oltre la scadenza del termine decennale di conservazione delle scritture contabili».
Nel caso deciso – come potrebbe accadere anche in molti casi consimili – il Fisco aveva contestato la indebita deduzione dei costi, mancando la prova che essi fossero stati effettivamente sostenuti dal contribuente e calcolati nella misura di legge.
Questo rendeva necessaria la presenza della relativa documentazione contabile, da esaminare per verificare se in essa ci fossero i riscontri alle operazioni dichiaratamente svolte. Ma proprio l’assenza di documentazione, che l’impresa non aveva conservato oltre i 10 anni, da un lato ha fondato la tesi sostenuta dal Fisco nell’accertamento in rettifica dei costi e dall’altro lato ha impedito di verificare la fondatezza della tesi del contribuente che inizialmente li aveva indicati ma poi non ha potuto dimostrarli nella loro consistenza ed ammontare.
Perciò, l’accertamento dell’Agenzia è stato confermato dalla Cassazione. Tutto questo dimostra come sia opportuno, oltre che necessario, conservare la documentazione contabile in tutti i casi in cui il Fisco abbia operato un accertamento che richiede al contribuente la prova del sostenimento di determinate spese o costi: senza la contabilità, non sarà possibile contestare la pretesa fiscale che nega le deduzioni o le detrazioni operate dal contribuente.