Come fare la fattura elettronica

Aggiungi un commento
Annuncio pubblicitario
Autore: Noemi Secci

27 novembre 2019

Laureata in Giurisprudenza, Consulente del Lavoro, Docente in materie economico-giuridiche e formatrice qualificata. Oltre all'ambito giuslavoristico,è specializzata in campo previdenziale. Collabora con diverse testate online in materia di previdenza e di diritto del lavoro.

Fattura PA e fattura elettronica tra privati, aziende e professionisti: come crearla, inviarla e riceverla.

Annuncio pubblicitario

Non hai mai fatto una fattura elettronica e non hai la minima intenzione di imparare? Purtroppo, da quest’anno non ne puoi più fare a meno: dal 1° gennaio 2019 è entrato in vigore, infatti, l’obbligo di fattura elettronica tra privati per imprese e professionisti. In buona sostanza, se sei un professionista, o un imprenditore, ed emetti fatture alle imprese, ai liberi professionisti (B2B) o ai consumatori (B2C), dal 1° gennaio 2019 devi inviarla in forma elettronica.

L’obbligo di fatturazione elettronica, tra l’altro, è in vigore già da tempo per chi deve inviare fatture agli enti pubblici: in questo caso, bisogna creare una

Annuncio pubblicitario
fattura PA e inoltrarla tramite il sistema d’interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Per chi scarica le spese del carburante, poi, dal 1° luglio 2018 è obbligatorio ricevere la fattura elettronica dal distributore.

Ma che cos’è una fattura elettronica? Basta inviare una fattura via mail perché sia considerata elettronica? Come si fa la fattura PA? Come funziona il sistema d’interscambio? Come ci si abilita per ricevere una fattura elettronica? Vediamo, grazie alla nostra guida, come fare la fattura elettronica: come abilitarsi ai servizi delle Entrate, come creare, inviare e monitorare la fattura elettronica e la fattura PA, come ricevere le fatture elettroniche.

Che cos’è la fattura elettronica?

Chiariamo innanzitutto che cos’è la

Annuncio pubblicitario
fattura elettronica. Il Decreto Iva [1] la definisce come fattura emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.

Le 3 caratteristiche fondamentali della fattura elettronica sono:

L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite:

Annuncio pubblicitario

Che cos’è la fattura PA

La fattura PA è la fattura elettronica che deve essere trasmessa alla Pubblica Amministrazione (per cessione di beni o prestazione di servizi effettuate nei confronti di un Ente pubblico).

La fattura PA deve avere le seguenti caratteristiche:

Che cos’è il sistema d’interscambio?

Il

Annuncio pubblicitario
Sistema d’interscambio è una sorta di “postino virtuale”, attraverso cui si trasmettono e ricevono le fatture PA, che:

L’automazione di questi processi è possibile grazie al formato XML del documento: il formato PDF non può integrare una fattura elettronica perché non consente la lettura automatica dei dati e l’invio diretto alla PA o al diverso destinatario interessato.

Trasmissione telematica di fatture e corrispettivi

La fattura elettronica per le operazioni tra privati e la trasmissione tramite Sistema d’Interscambio costituiscono una vera e propria “rivoluzione” nel panorama degli adempimenti. Dal 1° gennaio 2019, difatti, i contribuenti, a causa dell’obbligo di fatturazione elettronica non solo verso imprese e professionisti, ma anche verso i consumatori finali, trasmettono, di fatto, tutte le operazioni in entrata e in uscita alle Entrate.

Annuncio pubblicitario

Sono comprese anche le operazioni certificate da ricevute e scontrini: i corrispettivi giornalieri, difatti, possono essere memorizzati elettronicamente e trasmessi telematicamente all’Agenzia delle Entrate, senza più necessità, per il commerciante, di emettere lo scontrino.

Latrasmissione elettronica delle operazioni comporta una lunga serie di vantaggi in termini di adempimenti burocratici.

Vantaggi per i contribuenti che trasmettono telematicamente tutte le operazioni

I vantaggi previsti per chi comunica elettronicamente le operazioni sono notevoli:

Questi vantaggi dal 2019 sono previsti per tutti, a causa dell’obbligo di trasmettere tutte le fatture B2B (cioè tra imprese e professionisti) e B2C (ai consumatori finali) in formato elettronico.

Annuncio pubblicitario

Come ci si abilita ai servizi web delle Entrate per la fattura elettronica?

Per poter usare il servizio di fatturazione elettronica, per prima cosa occorre iscriversi, collegandosi al sito, cliccando su “Area riservata” nella home page del portale web delle Entrate, e selezionando la voce “Registrazione”. Occorre inserire i propri dati personali:

A questo punto, la pagina fornisce un codice di identificazione personale, il pin. Il sistema chiede di specificare se l’utente è un privato o un’azienda e se possiede la

Annuncio pubblicitario
Carta nazionale dei servizi. In quest’ultimo caso, infatti, l’utente beneficia di una procedura di registrazione semplificata e immediata: selezionando Area riservata → Accedi a Entratel/Fisconline → Accesso con smart card, il sistema, effettuati i necessari controlli, fornisce al richiedente il codice pin completo e chiede di scegliere una password personale. In caso contrario, il pin sarà composto da sole quattro cifre e quelle mancanti, per ragioni di sicurezza, saranno inviate per posta dopo circa due settimane.

La registrazione è possibile anche tramite l’app dell’Agenzia scaricabile dal sito o dai principali store, oppure andando personalmente o delegando una persona di fiducia mediante procura speciale, presso un qualsiasi ufficio territoriale dell’Agenzia muniti di documento di riconoscimento e compilando il modulo di richiesta di registrazione.

Annuncio pubblicitario

In alternativa, è possibile accedere ai servizi di fatturazione elettronica delle entrate attraverso l’identità unica digitale Spid.

Come si ottiene lo Spid?

Il sistema Spid dà al cittadino la possibilità di avere delle credenziali uniche per accedere ai servizi pubblici online, compresi quelli dell’Agenzia delle Entrate: le credenziali sono però utilizzabili in modo differente, a seconda del livello di identità Spid richiesto:

Per avere l’identità unica ci si deve rivolgere ai

Annuncio pubblicitario
gestori di identità digitale (Identity Provider): si tratta di soggetti privati accreditati dall’Agid (l’Agenzia per l’Italia digitale) che forniscono al cittadino le identità digitali e le gestiscono, dopo averlo identificato e averne verificato i dati. È possibile effettuare le operazioni di identificazione anche a distanza e online.

Attualmente lo Spid può essere richiesto ai seguenti gestori:

Una volta scelto il provider, il cittadino può sempre cambiarlo e può, inoltre, avere più di un’identità digitale.

Come si usano i servizi Fisconline delle Entrate?

Completata la registrazione e una volta in possesso del pin completo, della Carta nazionale dei servizi o dello Spid, è sufficiente riaprire il sito, inserire le credenziali e cliccare su “Scrivania”. Non resta che scegliere il servizio che serve:

Annuncio pubblicitario

Gli intermediari dell’Agenzia delle Entrate, come i consulenti del lavoro e i commercialisti, utilizzano, per accedere alla fatturazione elettronica e PA, il canale

Annuncio pubblicitario
Entratel.

Come si accede al servizio fatture e corrispettivi?

È possibile accedere direttamente ai servizi di fatturazione, previa autenticazione, collegandosi al sito Iva servizi

Annuncio pubblicitario

Una volta selezionata l’utenza di lavoro, si deve andare al servizio fatturazione. Si accede così al servizio fatture e corrispettivi.

Come si genera la fattura elettronica?

Annuncio pubblicitario

Per generare la fattura elettronica si deve selezionare la voce Generazione ed andare nel riquadro Crea nuovo file:

Si può scegliere se creare una fattura ordinaria, semplificata o una fattura PA.

Una volta cliccata la voce di proprio interesse, bisogna inserire i seguenti dati:

Annuncio pubblicitario

Bisogna poi inserire tutti i dati rilevanti della fattura: numero del documento, data di emissione, importo per beni/servizi e quantità, aliquota Iva applicata, eventuali esenzioni con relativa norma di legge, eventuale applicazione della cassa professionale, eventuale applicazione dello Split Payment (scissione dei pagamenti, per le operazioni verso una pubblica amministrazione, in quanto gli enti pubblici non corrispondono l’Iva all’impresa, ma la versano direttamente allo Stato; lo Split Payment è stato abolito per i professionisti dal 14 luglio 2018 ).

Nella maschera Dati contratto, per quanto riguarda la fattura PA, è possibile aggiungere il codice CIG (codice identificativo di gara) e il codice CUP (codice unico di progetto), necessario in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e in ulteriori specifiche ipotesi.

Annuncio pubblicitario

Bisogna poi inserire la causale della fattura nella maschera Causale.

Le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano i codici CIG e CUP.

Annuncio pubblicitario

Possono poi essere compilati ulteriori campi, a seconda della situazione specifica:

Terminata la compilazione delle maschere necessarie, si arriva al

Annuncio pubblicitario
riepilogo, che riporta i dati salienti.

A questo punto, bisogna cliccare su Conferma. Se ci si accorge di aver sbagliato qualcosa, si può cliccare su Riabilita la modifica.

Si deve poi cliccare su Controlla File.

Se appare la dicitura “Il file ha superato i controlli del Sistema Ricevente” si può cliccare su Salva XML e salvare la fattura nel proprio pc.

Annuncio pubblicitario

Per quanto riguarda la fattura elettronica ordinaria, la schermata finale offre direttamente la possibilità di controllare il file, sigillarlo e inviarlo.

Come si firma la fattura elettronica?

La fattura salvata in formato xml deve poi essere firmata col proprio dispositivo di firma elettronica, se è una fattura PA. La firma della fattura elettronica indirizzata a un’impresa o a un professionista (B2B), oppure a un consumatore (B2C) non è obbligatoria.

Per sa come procedere, si veda la nostra guida: Come si fa la firma elettronica.

Una volta collegato il dispositivo di firma (un lettore di smart card, ovviamente con la carta inserita, o una penna usb), e scaricato l’apposito software per la firma elettronica (Dike, Firma Certa), posizionandosi sul file XML salavto con il tasto destro del mouse, si può scegliere la voce Firma (non è necessario firmare e marcare).

Annuncio pubblicitario

Il sistema chiede poi di scegliere tra l’estensione .xml o .p7m.

Bisogna poi firmare il documento digitando il codice pin che è stato fornito col dispositivo di firma.

Annuncio pubblicitario

Se la fattura verso un’impresa, un professionista o un privato viene firmata digitalmente, il sistema d’interscambio Sdi effettua:

Il sistema può quindi verificare se il certificato di firma elettronica è scaduto o revocato, se l’autorità di certificazione non è affidabile, se manca o non è coerente il riferimento temporale. Se l’esito dei controlli è negativo, la fattura viene scartata e quindi si considera non emessa.

Se la fattura digitale non è firmata, i controlli non vengono attivati, e la fattura viene considerata emessa indipendentemente dalla verifica di autenticità del documento. Nella fattura PA, invece, la firma digitale è obbligatoria.

Annuncio pubblicitario

Come si invia la fattura elettronica?

Firmato il documento, dal sito Iva servizi delle Entrate ci si deve posizionare, in Fatture e corrispettivi, sulla maschera Trasmissione e scegliere il file firmato.

Annuncio pubblicitario

Dopo aver cliccato su invia, apparirà la conferma di avvenuta trasmissione, con data e ora operazione e codice Id del file trasmesso.

La funzione Invia è direttamente disponibile dalla schermata finale del form online con cui è predisposta la fattura dai servizi delle Entrate.

Come si controlla la fattura elettronica?

Una volta inviata, la fattura elettronica può essere monitorata dal sito Fatture e corrispettivi, oppure dalla sezione Sdi.fatturaPA.gov.it-strumenti- monitorare la fattura PA, se si tratta di una fattura PA. Da questi canali è possibile anche controllare le fatture ricevute.

Annuncio pubblicitario

Per quanto riguarda le fatture B2B, per il controllo si deve entrare nella sezione Fatture e Corrispettivi, Monitoraggio dei file trasmessi, accedendo al riquadro File fattura, ed alla maschera di ricerca delle fatture emesse; è possibile cercare la fattura:

Come si riceve la fattura elettronica?

Chi è accreditato ai canali SdiCoop o SdiFtp può ricevere le fatture elettroniche su canali dedicati; diversamente, si deve avere una casella di posta elettronica certificata. L’indirizzo pec deve essere comunicato al fornitore e la fattura sarà recapitata direttamente sulla Pec.

Annuncio pubblicitario

Per evitare l’invio della Pec al fornitore, è possibile preregistrarsi con la funzionalità web «Registrazione delle modalità prescelte per la ricezione delle fatture» accessibile dal servizio «Fatture e corrispettivi».

In questa sezione si deve indicare se si intende ricevere le fatture elettroniche attraverso un apposito canale (che può essere offerto anche da un intermediario o da un apposito software), indicando il proprio codice destinatario, oppure tramite pec, in questo caso il codice personale sarà composto da tanti zeri.

Le fatture ricevute si possono monitorare dalla sezione Fatture e Corrispettivi, Monitoraggio dei file trasmessi, accedendo al riquadro File fattura, ed alla maschera di ricerca delle

Annuncio pubblicitario
fatture ricevute.

Per semplificare l’invio della fattura elettronica, dalla sezione Fatture e corrispettivi è possibile generare un codice QR, cliccando sul riquadro Generazione QR Code partita Iva. Il fornitore potrà così leggere il codice con un’apposita applicazione ed acquisire tutti i dati utili alla fatturazione.

Come si emette la fattura elettronica ai privati senza partita Iva?

Se si deve emettere la fattura elettronica a un privato senza partita Iva, oppure a un consumatore finale, o a un professionista aderente al regime dei minimi o al forfettario, nella creazione della fattura bisogna valorizzare il campo “Codice Destinatario” con un codice convenzionale “0000000”, anziché inserire il codice a 7 cifre del destinatario.

Annuncio pubblicitario

Il codice è “0000000”anche nel caso in cui il destinatario sia un’azienda o un professionista che ha scelto di ricevere le fatture tramite pec.

In ogni caso, chi emette la fattura ha l’obbligo di consegnare al consumatore finale la fattura in forma cartacea o pdf (la cosiddetta copia cortesia). Solo se il consumatore lo esonera espressamente dall’obbligo, può evitare questo adempimento.

Come si riceve la fattura elettronica per i consumatori e i forfettari?

Per i consumatori finali, i forfettari e gli aderenti al regime dei minimi, la ricezione della fattura avviene tramite un’apposita area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate oppure consegnando copia informatica o analogica.

Annuncio pubblicitario

Come si conserva la fattura elettronica?

Ad oggi i destinatari delle fatture elettroniche possono scegliere tra tre modalità alternative di conservazione, a seconda della categoria di appartenenza e delle modalità con cui i documenti sono inviati:

Come si conserva la fattura elettronica col servizio delle Entrate?

I servizi delle Entrate offrono la possibilità di conservare elettronicamente le fatture ricevute dal Servizio di interscambio (Sdi), utilizzando un servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia.

Annuncio pubblicitario

Per utilizzare queste modalità di conservazione, l’impresa deve aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito web dell’agenzia delle Entrate, accedendo autonomamente, o tramite intermediario abilitato, con delega.

Una volta effettuata l’adesione, per conservare la fattura bisogna accedere alla sezione Conservazione, scegliere il file fattura da conservare ed inviarlo, dalla maschera Invia file.

In base a recenti chiarimenti delle Entrate (Faq registrazione e conservazione delle fatture), tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute dal contribuente attraverso Sdi sono automaticamente portate in conservazione, mantenute e rese disponibili all’utente per 15 anni, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio.

Annuncio pubblicitario

La durata della convenzione è di 3 anni, quindi, per poter continuare a fruirne occorre una nuova sottoscrizione alla scadenza secondo le modalità previste dal portale “Fatture e Corrispettivi”. Nello stesso portale sarà implementato un servizio che metterà in evidenza all’interessato l’approssimarsi della scadenza della convenzione.
Solo qualora l’operatore rinnovi in ritardo la convenzione, una volta sottoscritta nuovamente la stessa, sarà necessario portare in conservazione manualmente – mediante upload, sempre nel portale “Fatture e Corrispettivi” – le singole fatture elettroniche emesse e ricevute nel lasso di tempo scoperto dalla convenzione stessa. In caso contrario, il caricamento manuale non è necessario.

Come si conserva la fattura elettronica con copia informatica?

La seconda modalità di conservazione, indicata da una recente circolare delle Entrate, consiste nell’archiviazione delle fatture elettroniche con copie informatiche, in uno dei formati consentiti: pdf, jpg, txt, considerati idonei ai fini della conservazione.

In pratica, se il professionista o l’impresa dispone di un sistema di conservazione sostitutiva, che adotta per le proprie fatture, può utilizzarlo anche per le fatture elettroniche, dopo aver proceduto alla loro conversione in formato leggibile, come il “Pdf”, unitamente a tutti i documenti fiscali.

Si devono ancora tenere i registri Iva?

Gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture, grazie all’obbligo di fatturazione elettronica non devono più tenere gli appositi registri Iva.
Operatori economici e consumatori finali possono acquisire una copia delle fatture elettroniche emesse e ricevute grazie a un sistema offerto dal portale delle Entrate Fatture e Corrispettivi, al quale bisogna registrarsi con credenziali Spid, Cns o Fisconline/Entratel. Per approfondire: Come abilitarsi ai servizi web per la fatturazione elettronica.

Coloro che emettono e ricevono solo fatture, effettuando e ottenendo pagamenti tracciabili sopra i 500 euro, si vedono ridurre di due anni i termini di decadenza dell’accertamento fiscale.

Quando deve essere emessa la fattura elettronica?

La fattura elettronica può essere anche differita, cioè emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è effettuata l’operazione, in conformità a quanto previsto dal decreto Iva [1]. In questo modo c’è più tempo per la trasmissione allo Sdi, ma al momento dell’operazione bisogna rilasciare al cliente un documento di trasporto o equipollente, anche cartaceo. Resta fermo il conteggio dell’imposta a debito nella liquidazione Iva del mese di effettuazione dell’operazione.

A decorrere dal 1° luglio 2019 [2], la fattura immediata deve essere emessa entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, ossia:

In tutti i casi in cui la fattura elettronica non viene trasmessa entro i dodici giorni, più gli eventuali ulteriori cinque nel caso di scarto, ci si trova dinnanzi ad un documento che non è stato prodotto nei termini, e pertanto si è passibili di sanzione. La sanzione può essere ravveduta.

Bisogna trasmettere elettronicamente i documenti di trasporto?

L’obbligo di trasmissione in modalità elettronica non si estende ai Ddt, i documenti di trasporto. Tuttavia, nella fattura elettronica vanno indicati tutti i Ddt a cui il documento si riferisce.

Come si annulla la fattura elettronica?

Se si riscontrano degli errori, è necessario tener presente, quale regola fondamentale, che la fattura elettronica inviata allo Sdi e non scartata si considera emessa e non più modificabile: per correggerla, si deve dunque emettere una nota di variazione (nota di credito o nota di debito).

Bisogna poi tener presente che una fattura non consegnata, ma inviata al sistema d’interscambio, è comunque valida.

Se invece ci si accorge che la fattura emessa è errata, ma il documento non è ancora stato inviato al sistema d’interscambio, è possibile, senza alcun problema, modificare ed inviare la fattura, che può essere quindi contrassegnata dallo stesso numero.

Se la fattura elettronica errata viene scartata dai controlli, lo Sdi invia una notifica riportante la natura dell’errore.

Purtroppo, però, capire che cosa si deve correggere non è semplice, perché il sistema riporta un codice errore tecnico, e non indica che cosa fare per rimediare all’errore.

Se vuoi sapere che cosa fare in caso di errori nella fattura elettronica: Come annullare e correggere la fattura elettronica.

Si può integrare la fattura elettronica?

Tutte le volte che l’ammontare imponibile dell’operazione o dell’imposta indicata nella fattura elettronica aumenta per qualsiasi motivo, compresa la rettifica di errori o inesattezze, deve essere emessa una fattura integrativa per il maggior ammontare.

Che cosa succede se si invia una fattura elettronica duplicata?

Se è stata inviata la stessa fattura due volte, il sistema Sdi, nella generalità dei casi, rileva l’errore, e rifiuta l’invio; in particolare, lo scarto avviene se sono rilevati i medesimi numeri identificativi, anno di emissione, numero di protocollo.

Nel caso in cui la doppia fattura non sia scartata, il trasmittente non può annullarla, ma deve emettere una nota di credito a storno della fattura, indicando nella causale la duplicazione del documento.

Sostieni laleggepertutti.it

Non dare per scontata la nostra esistenza. Se puoi accedere gratuitamente a queste informazioni è perché ci sono uomini, non macchine, che lavorano per te ogni giorno. Le recenti crisi hanno tuttavia affossato l’editoria online. Anche noi, con grossi sacrifici, portiamo avanti questo progetto per garantire a tutti un’informazione giuridica indipendente e trasparente. Ti chiediamo un sostegno, una piccola donazione che ci consenta di andare avanti e non chiudere come stanno facendo già numerosi siti. Se ci troverai domani online sarà anche merito tuo. Diventa sostenitore clicca qui