GPS su auto aziendale: è legittimo?
Quando l’installazione dei dispositivi di tracciamento da parte del datore di lavoro è consentita e quando, invece, viola la privacy dei dipendenti.
Diversi lettori ci segnalano che il loro datore di lavoro ha installato un rilevatore GPS sull’auto aziendale assegnata ai dipendenti anche per uso personale. In questo modo l’azienda è in grado di rilevare con precisione gli spostamenti, i tragitti percorsi, le fermate ed i luoghi frequentati dal lavoratore che utilizza la vettura. Ci chiedono, pertanto, se questo uso del GPS sull’auto aziendale è legittimo oppure si scontra con la normativa sulla privacy.
Il sistema GPS, infatti, è uno strumento in grado di raccogliere informazioni dettagliate sui movimenti di un veicolo, e quindi, indirettamente, sui comportamenti del dipendente che lo utilizza. Ciò comporta una potenziale violazione del diritto alla riservatezza, specialmente se l’auto aziendale viene utilizzata anche per scopi personali, al di fuori dell’orario di lavoro. Analizziamo questi aspetti e il loro impatto sulla legittimità di questo dispositivo di rilevamento.
Indice
GPS su auto aziendale: normativa
Alla stregua della normativa vigente, i punti fermi in materia di GPS sulle autovetture aziendali sono questi tre:
- il datore di lavoro ha il potere gerarchico di vigilanza e controllo sull’esatto adempimento delle prestazioni svolte dai lavoratori dipendenti subordinati (non altrettanto avviene per i lavoratori autonomi, che godono di maggiore flessibilità nell’esecuzione delle attività, potendo decidere modalità, luoghi ed orari di svolgimento);
- l’impiego di impianti audiovisivi e di altri strumenti che consentono il controllo a distanza è soggetto ai dettami dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori: in particolare, deve essere sempre giustificato da esigenze organizzative e produttive, di sicurezza e di tutela del patrimonio aziendale;
- l’installazione dei suddetti dispositivi di controllo a distanza è ammessa solo previo accordo con le rappresentanze sindacali unitarie (Rsu) o aziendali (Rsa) e, in loro assenza, previa autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro territorialmente competente e comunicazione ai dipendenti interessati, che hanno diritto a ricevere l’informativa prevista dal Codice Privacy sul trattamento dei loro dati personali raccolti dal datore di lavoro e sulle modalità di utilizzo (elaborazione, conservazione, cancellazione, ecc.) degli stessi.
GPS su auto aziendale e privacy del dipendente
L’installazione di dispositivi GPS sulle auto aziendali utilizzate dai dipendenti solleva il problema della loro privacy. Per salvaguardarla, la prima domanda da porsi è questa: il GPS è realmente
In altre parole, il datore di lavoro deve essere in grado di dimostrare, in caso di contestazioni, che l’utilizzo del GPS è indispensabile per garantire l’efficienza produttiva o la sicurezza aziendale. Perciò, nei contesti produttivi e organizzativi in cui tali necessità non sono chiaramente ravvisabili, il ricorso al GPS dovrà considerarsi ingiustificato.
Ricordiamo che la normativa europea GDPR (Reg. UE n. 2016/689) stabilisce che ogni trattamento di dati personali debba essere:
- lecito, cioè fondato su necessità meritevoli di tutela giuridica, come il legittimo interesse del datore di lavoro a preservare le esigenze organizzative, di sicurezza e di monitoraggio dell’attività produttiva con particolare riferimento agli spostamenti dei mezzi aziendali sul territorio;
- trasparente: il lavoratore deve essere chiaramente informato sull’utilizzo del GPS e sui dati raccolti (non si può, quindi, installare un rilevatore satellitare di nascosto sui veicoli aziendali assegnati ai dipendenti);
- proporzionato: in base al principio di minimizzazione, la raccolta e l’elaborazione dei dati personali deve essere limitata allo stretto necessario per raggiungere le finalità dichiarate (ad esempio, se l’auto aziendale è concessa in uso promiscuo, non potranno essere trattati i dati rilevati dal GPS al di fuori degli orari di lavoro).
Casi di impiego legittimo del GPS su veicoli aziendali
Un caso comune e molto frequente di impiego legittimo del GPS è quello dell’installazione sulle flotte di veicoli impegnati per la
Un’altra situazione di utilizzo legittimo del GPS è il monitoraggio della sicurezza dei veicoli e delle merci trasportate, soprattutto in settori come la logistica o il trasporto di beni di valore (qui oltre una certa soglia, attualmente pari a un milione e mezzo di euro, il GPS è addirittura obbligatorio).
Tuttavia il controllo serve a monitorare gli spostamenti del mezzo e i movimenti dei beni trasportati, non i comportamenti dei lavoratori. In questi casi il controllo esercitato dal datore di lavoro tramite GPS deve essere limitato all’orario lavorativo, garantendo la disattivazione del dispositivo al di fuori di esso, specialmente se l’auto aziendale è concessa anche per uso privato.
Consenso dei dipendenti all’installazione del GPS
Secondo l’INL (Ispettorato Nazionale del Lavoro) l’installazione di
Pertanto il consenso del lavoratore all’installazione di sistemi di rilevazione GPS sui veicoli che gli vengono affidati, pur non essendo sempre necessario (come nei casi esaminati nei paragrafi precedenti) potrebbe essere richiesto quando l’utilizzo del GPS si estende oltre l’orario lavorativo o include dati non strettamente legati all’attività svolta.
Ricordiamo che il datore di lavoro, prima di installare il dispositivo sull’auto assegnata ai dipendenti, deve redigere un’informativa sulla privacy che risulti chiara, completa e dettagliata, spiegando i motivi dell’installazione, le modalità di utilizzo dei dati rilevati ed anche i
Conclusioni
In definitiva, il datore di lavoro deve bilanciare i propri interessi aziendali con il diritto alla privacy dei dipendenti ai quali vengono affidati veicoli dotati di GPS, evitando abusi o controlli invasivi.
L’installazione di sistemi GPS su auto aziendali è legittima solo se rispetta i principi di proporzionalità, trasparenza e necessità imposti dalla normativa sulla privacy e i dettami dello Statuto dei Lavoratori sulla possibilità di adottare sistemi di controllo a distanza solo nel rispetto di particolari requisiti e condizioni.
In particolare, il tracciamento mediante GPS deve essere sempre giustificato da reali necessità organizzative, produttive o di sicurezza, e le esigenze specifiche e concrete devono essere collegate esclusivamente all’attività lavorativa, non ai comportamenti del dipendente nella sua vita privata, altrimenti si avrebbe un’ingerenza indebita.
Approfondimenti
Per altre informazioni, leggi questi articoli:
- Cosa si può fare con una macchina aziendale? in cui si espongono gli utilizzi consentiti del veicolo da parte del dipendente al quale viene affidato;
- Si può geolocalizzare l’auto aziendale guidata dal dipendente?; ove si accenna anche al fenomeno della schermatura del dispositivo di rilevamento della posizione;
- Si può controllare un dipendente con il Gps dell’auto? anche nella prospettiva del suo licenziamento, che la Corte di Giustizia Europea ha ritenuto legittimo (trovi la notizia in “GPS su auto aziendale: si può usare per licenziare?“).